Reageren op onbeleefde e-posse: 13 stappe (met afbeeldingen)

Inhoud

Stappen
Wenke
Waarschuwingen

Onbeleefde e-posse ontvang op die werk kan moeilik wees om mee te gaan. Alhoewel dit duidelik kan wees om meteen te reageer wanneer jy gevoel het dat iemand teen onbeleefd is, sal jy `n professionele houding moet handhaven. jy het gereageer -- hetsy via e-pos van persoonlik – moet jy selfs `n oomblik neem om `n paar keer diep te haal, waarna jy duidelik aangeeft is wat die bedoeling is van jou reaksie, en formuleer jy wat jy wil sê.

Stappen

Deel1 van 3: De intentie van die afzender verstaan

Prent getiteld Reageer op onbeskofte e-pos by die werk Stap 1

1. Beslis of het je tyd en energie waard is. Dit is duidelik om meteen te reageer, maar probeer eers om te kalmeer deur `n paar keer diep adem te haal. Dan vra jy jouself af of die e-pos werklik aandag verdien. Alhoewel jy beledigd kan voel, mag jy hierdie persoon nie laat dicteren hoe jy voel of hoe die res van jou dag word nie.

Konsentreer jy op wat vir jou juis is.
Vra jouself af: `Wat wil ek dit bereik? Wat sal gebeur as ek die konfrontasie met hierdie persoon? Wat sal gebeur as ek dit nie doen nie?`

Prent getiteld Reageer op onbeskofte e-pos by die werk Stap 2

2. Vermijd veronderstellingen. Ons kommunikeer op verskillende maniere, en skryf is nie almal se sterkste vaardigheid nie. Wat die ene persoon `n professionele, direkte verklaring vind, kan op die ander as onbesonnen of onbeleefd oorkomen. Ga er nie meteen vanuit dat diegene wat hulle onbeleefd bedoel het nie.

Taal of regionale verskille kan miskommunikasie veroorsaak.

Wanneer mense sarcasme of humor probeer om in `n e-pos te gebruik, word dit dikwels verkeerd opgevat as lompheid.

Prent getiteld Reageer op onbeskofte e-pos by die werk Stap 3

3. Vraag die afzender om meer inligting. Reageer deur om meer inligting te vra, onder vermelding van die spesifieke opmerkings wat jy graag wil sien. Soms is onbeskofte boodskappe gewoon swak geformuleer. Byvoorbeeld, jy kan `n boodskap stuur met die teks: `Ek hoop dat jy vandag al tyd het om jou verslag te doen te kry.`

Jy kan en reageer met: `Al my rapporten is afgesien van die volgende morgen moet word. Jy is vandag `n konsepvoorbeeld nodig vir `n projek?`

Vra nie om uitleg wat jy bedoel en wees nie kortaf nie. Byvoorbeeld, vraag nie, `Wat het dit beteken?` van `Wat wil jy hiermee sê?`

Prent getiteld Reageer op onbeskofte e-pos by die werk Stap 4

4. Praat met die afzender. Deur met die persoon te gaan praat kun jy beter horen wat die toon is van hul woorde. Gaan na hul werkplek of bel die persoon om gedeelde werk te bespreek van onderwerpe wat aan die e-pos gekoppel is. Vraag dan om uitleg oor die botte opmerkings in die e-pos.

Zeg: `Ek het nog `n nagedacht oor die projek en dit kan maklik wees om persoonlik met jou oor te praat. Heb jy selfs tyd?`

Jy kan ook sê, `Jy e-posadres voorgestel dat die spesifikasies al klaar moet wees, maar die sperdatum soos ek die ek gekry het om te gee dat dit die volgende week is. Werk ek met die verkeerde skema?`

Deel2 van 3: Een antwoord skryf

Prent getiteld Reageer op onbeskofte e-pos by die werk Stap 5

1. Reageer is nie as geen reaksie vereis nie. As die e-pos geen reaksie vereis, dan is dit nie reageer op die beste opsie nie. Oorweeg om nie te reageer as jy e-posse ontvang wat die nergens op slaan en jy aandag nie vereis nie.

Bijvoorbeeld collega`s kan soms veronderstellingen maak oor je werkgewoonten. Reageer nie op `n e-pos soos, `Het moet lekker wees om ekstra lang middagetes te neem nie,` of `Iedereen weet wel dat jou vergadering nie regtig die hele middag duren nie.` Zolang je manager de waarheid weet, kun jy jou verre hou van kantoordrama.

Prent getiteld Reageer op onbeskofte e-pos by die werk Stap 6

2. Blijf professioneel. As `n reaksie nodig is, moet die toon professioneel wees, selfs as die afzender nie professioneel was nie. Lees jou e-pos hard voordat jy die verstuurt is, om seker te wees dat jy dit professioneel en nie leef van emosionele klink nie.

Wees nie bot in jou antwoord nie, omdat dit onbeleefd kan klink.

Prent getiteld Reageer op onbeskofte e-pos by die werk Stap 7

3. Neem die tyd by die skryf van jou antwoord. Jou reaksie moet rustig en professioneel wees, dus skryf dit nie te gehaast nie. Die meeste e-posse is nie tydgevoelig nie, dus kan jy die hele dag neem om daarop te reageer, as jy dit wil.

Nadat jy geantwoord het, is jy ongeveer `n uurtjie aan die kant.

As jy weet dat jy uit die emotie geskryf is, en dan verder met `n ander taak, totdat jy weer wat kalmer geword het.

Voeg die e-posadres as laaste toe, om te voorkom dat die e-pos per ongeluk verstuur word.

Prent getiteld Reageer op onbeskofte e-pos by die werk Stap 8

4. Hou jou boodskap kort en eenvoudig. Probeer nie op alles reageer nie, en gee geen lang persoonlike verdediging nie. As jy die onbeleefde gedrag wil verwoord, sorg dan dat jy die e-pos gerig hou op werk verwante onderwerpe.

Kies `n werkverwante onderwerp om te rig.

Prent getiteld Reageer op onbeskofte e-pos by die werk Stap 9

5. Hou het by die feiten en begin nie uit te wys nie. Om seker te maak dat jy e-pos professioneel is, bespreek jy alleen feite. Feit besondere dinge soos wat vir werk toegewezen en voltooi is, vervaldatums, tydlynen, data en verwante onderwerpe.

Byvoorbeeld, as die onbeleefde e-pos vroeg na die status van `n verslag, kan jy sê: `Bedankt vir die kontrole. Ek het die nuwe data vanmorgen ontvang, dus ben ek besig met die werk van my verslag. Die nuwe rapport sal vanmiddag beskikbaar wees.`

Dit hou die fokus van die reaksie op die werk dat jy toegewese word en die voortgang van jou projek, nie op jou reaksie na jou onbeleefde kollega nie.

Prent getiteld Reageer op onbeskofte e-pos by die werk Stap 10

6. Laat geen emosies deurklinken in jou antwoord nie. Dit is duidelik om die verdediging van onbeleefd te reageer op `n beledigende e-pos, maar dit sal die situasie alleen maar verergeren. In plaas daarvan kan jy beter professioneel opstel.

Beskuldig die ander nie van onbeleefde gedrag nie.

Hou je gevoelens buite die e-pos.

wanneer jy op druk, vra jy jouself af of jy in enig deel van die e-pos jouself aan die verdedigen bent.

Deel3 van 3: Ekstra ondersteuning kry

Prent getiteld Reageer op onbeskofte e-pos by die werk Stap 11

1. Meld kwetsende taal van `n persoonlike aanval. As die e-posverbetering bevat van `n persoonlike aanval, moet jy dan `n kopie van maak en die geval bespreek met jou bestuurder en die afdeling HR. Maak seker dat die voorval gedokumenteer word deur jou werkplek en `n vraag om `n ondersoek in te stel.

Vertel jy vind die inhoud van die e-posboodskap `n vinnige werkomgewing geskep.

Prent getiteld Reageer op onbeskofte e-pos by die werk Stap 12

2. Vertel het as onbeleefdheid uitmondt in intimidasie. Hou elke keer by wanneer jy `n insident voordoet, om `n gedragspatroon te wys om te wys. As jy gereeld onbeleefde e-posse kry wat van invloed is op jou werkomgewing, neem dan jou verslagen van hierdie e-posse saam met jou bestuurder van die afdeling HR. Neem kopieë met van die e-posse, om te laat sien wat jy bedoel.

By die beslissing aan wie jy dit moet rapporteer dink jy oor die situasie op jou kantoor. As jy byvoorbeeld `n bestuurder `n goeie band het met die gewraakte persoon, dan kan jy die beste na die afdeling HR gaan.

Prent getiteld Reageer op onbeskofte e-pos by die werk Stap 13

3. Praat met die afdeling HR as jy bestuurder jy `n onbeleefde e-pos gestuur het. Hierdie afdeling, of die leidinggewende van jou bestuurder, kan jy help as jy bestuurder die afzender is van `n onbeleefde e-pos. Voordat jy die voorval aangemeld het, moet jy uitleggen waarom jy die e-pos onbeleefd vind. Afhanklik van wat gesê word, kan jy gevra word om `n rapportage in te vul oor die voorval, gevra word om met `n bemiddelaar/bemiddelaar om tafel te gaan, of oorgeplaas word na `n ander afdeling.

Die boodskap van die onbeleefde e-pos(se) aan die afdeling HR is die enige manier wat iets aan die gedrag van jou bestuurder na jou toe gedoen kan word, soos dit bly deurgaan. Jy moet `n bestandsopbou van die e-posse.

Wenke

As die afzender iemand is met `n geskiedenis van onbeleefde e-posse, hou daar dan rekening mee by het benaderen van die e-pos.
As jy woede weg wil typen, doen dit dan in `n lege e-pos van `n Word-dokument. Op die manier kan jy dit verwyder en nie ongeluk op versendings druk nie.
Stel vir jou werkplek `n sessie doen oor e-pos etiket. As niemand weet hoe `n so `n kursus gegee moet word, vraag dan iemand in hoe dit kan doen nie; dit kan ook `n teken wees dat so `n opleiding nodig is.
Een manier van omgaan met `n kollege wat gevolglike onbeleefde e-posse gestuur word, is dit as CC deur te stuur na jou baas of `n ander relevante kollege, elke keer wat jy antwoord.
E-pos is moeilik, selfs vir `n professionele persoon, moet onthou dat die korrekte oorbring van emosies en intentie nie altyd moontlik is via `n e-pos nie.

Waarschuwingen

Sommige mense kan tydelike tye hê en hulle kan baie goed reageer as hulle reageer. Blijf beleefd en professioneel, en as jy vra of bang bent, oorleg en met jou baas van die afdeling menslike hulpbronne.
Alles wat smaad, beledigend, intimiderend, lasterlik, racistisch of beledigend is in `n e-pos, kan aangedui word. E-pos word in die meeste regsgebiede as openbaar beskou en kan jy besigheid blootstel aan juridische geskrifte. Een persoon wat sulke e-posse verstuur kan dissiplinêre stappe wat verwag word en selfs ontslag. As jy sorg dat die e-pos so `n aanstootgewende inhoud bevat, praat dan met jou baas van die afdeling HR vir verdere advies, of jy wettlike verteenwoordiger as jy dit nie met die werkplek wil bespreek nie.