Een oordrag op kantoor doen

1. Bespreek die oordrag met jou leidinggevende. Jy moet begin met `n nauwgezette bespreking met jou leidinggewende om groot te stel hoe hy of sy wil dat jy die oordrag inrig. Afhanklik van jou werk en hoe jy leiding gee oor jou werk, kan jy gevra word om uitgebrei aan die oordrag by te dra. Dit kan beteken dat die nuwe koms `n paar dae of langer met jou meeloop.

• Meestal moet jy in elk geval `n formeel oordragsrapport voorberei.
• Bespreek dit met jou leidinggevende en soek uit hoeveel tyd jy moet bestee en waarop die spesiale gerigte oordrag moet wees.

2. Maak `n tyd `n opset van jou oordragdokument. Zodra jy helder het wat jy wil leiding gee, kan jy `n konsep-oordrag gaan opsit. Dit help jou om te bly en alle verskillende inligting wat jy tydens die oordrag geneem het, moet deurgee, kategoriseer. Hierdie dokument moet in elk geval die volgende insluit:

3. Ruim de losse eindjes op. As jy weet dat jy binnekort vertrek, kan dit handig wees om `n bietjie ekstra tyd te steke in die opruimen van verliese eindjes. Dit gee voldoening om dit te doen en jy help om te volg om met `n skone lei om te begin. Deur dit te doen verzeker jy jouself ook van `n vertrek met uitstekende omstandighede en met `n goeie reputasie.

4. Praat met je collega`s. Probeer, voordat jy opvolger aantreedt, wat jy tyd om te maak om met jou collega`s oor die oordrag te praat en vraag of sy dink of iets is waar jy die nadruk op moet lê. As jy iets ontwikkel waar jy nie weet (meer) van jou nie, is dit `n goeie geleentheid om dit te vind en te bespreek.

5. Skryf `n formele oordragdokument. Die laaste stap van die voorbereiding op jou oordrag is die maak van `n formele oordragdokument. Jy kan voortborduren op die konsepdokument, maar probeer om dit uit te brei en neem alle belangrike inligting op. Jy moet met jou leidinggevende deur die dokument heen loop, en ook met collega`s wat jy moet maak gaan kry. Probeer dit `n paar dae lank voordat jy opvolger begin stuur. Die inhoud verskil van baan tot baan, maar die volgende kan insluit:

1. Neem soveel moontlik die tyd. Jy sal nog teenwoordig kan wees, op die oomblik dat jy opvolger begin, sodat jy `n uitgebreidere oordrag kan doen. Die lengte hiervan varieer, maar kry jy `n paar dae of meer om die nuwe persoon op gang te help. Oor die algemeen geld hoe meer tyd jy vir `n volledige oordrag het, hoe meer inligting jy kan deurgee.

• Je gaat ongetwyfeld dingen vergeten, maar as iemand agter jou aan loopt ben jy in ieder geval in staat om iemand soveel moontlik van die daaglikse dinge te laat sien.

2. Draag sleuteldocumenten persoonlik oor. Tydens die oordrag is dit goed om te sorg dat alle belangrike data en dokumente persoonlik oorgedra word. Daarom moet jy seker wees dat die belangrikste sakebesorgers en dat die prioriteite duidelik is. Dokumente persoonlik oorhandig dui aan dat jy komplekse inligting kan bespreek voordat jy vertrek.

3. Doen jy die beste om te help. As jy op kantoor is met jou opvolger, wees dan altyd attent en proaktief. Doe jy die beste om probleme bo water te kry en op te los. Jy opvolger is dalk nie heeltemal op sy gemak van tydens die eerste dae nog onder die druk nie, en jy wil dalk nie lastigvallen met vrae.

4. Organiseer `n laaste oordragsvergadering. Die laaste wat jy doen voordat jy deur agter jy naby trek en die oordrag afrond, is om `n laaste oordragvergadering wat jy opvolger het. Vra jou opvolger om alle lewende vrae te neem om te neem en alle aantekeninge wat hy of sy gemaak het. Hierdie byeenkomst is `n eerste geleentheid vir die nuwekoms om seker te wees dat alles oor die rol en verantwoordelikheid bekend is.

1. Ons beskikbare ondersteuning en opleiding. Probeer om die oordrag te sien as `n geleentheid om werklik te dra aan iemand se sukses. Jy doen meer dan alleen maar jy werk deur, maar jy probeer ook om die professionele ontwikkeling van jou opvolger en die gesondheid van jou leidinggewende op langtermyn te verbeter.

• Doen dit deur te wys op moontlike relevante opleidingsmoontlikhede.
• Miskien moet jy `n aantal opleidingen begin doen, jy moet werk om te werk en jouself te ontwikkel.
• Wees seker dat jy dit teen jou opvolgers sê en moedig hom of haar aan om die moontlikhede te ondersoek.

2. Hou rekening met die werkklimaat. As jy tyd deurbringt met die persoon wat jou posisie gaan oorneem, moet jy nie alleen gerig wees op die tegniese aspekte van die werk nie. Elke werkplek is geleë in `n unieke werkomgewing en –kultuur wat vir `n nuwe komer behoorlik oorweldig en verwarrend kan wees. Laat jy tyd hê om die nuweling te informeer oor hoe dinge op kantoor is.

3. Gee jou kontakinligting. As jy regtig die beste wil doen, kan jy opvolger wat jy kontakinligting kan gee. Jy kan sê dat hy of sy altyd kontak mag neem, want daar is iets groots gespeel met `n bietjie begeleiding nodig. Niemand sal dit graag doen nie en hy hang ook af van jou relatie met jou voormalige werkgever.