Gratis stap vir stap instruksies 
Hou in gedagtes dat jy baie waarskynlik ook met die kopieermasjien, skandeerder en drukker moet omgaan (en probleme moet oplos deur jou kollega se ondervindinge as hulle met hierdie apparaat werke). As jy weet wat vir toestelle by jou gebruik word, moet jy dit in die handleiding gebruik sodat jy die mees voorkomende probleme kan oplos. 
Maak seker dat jy jou boodskappe in detail uitskryf en wat jy die meeste geskryf het. Herhaal die boodskap en/of die kontakgegewens terwyl jy dit skryf sodat jy seker weet dat jy die regte inligting het. 
Luister goed na die naam van die persoon waar die belt om gevra word. Herhaal het as jy seker wil weet. Vraag of die beller die naam kan spel as dit moeilik is om te verstaan. Verbind die gesprek netjes deur met `n standaard sin, soos "Een momentje astublieft, ek verbind jou deur met meneer Smit". Van die mense in gesprek is: "Meneer Smit is op dit oomblik in gesprek. Wil jy selfs wag of sal ek die boodskap deurgee?". Bedank de beller beleefd en verbind die gesprek deur. 
Jy kan byvoorbeeld groeten met: "Goedemorgen! As jy selfs gaan sit kom ek so by jou!". 
Kontroleer jou maatskappy se spesifieke voorschriften het wat verband hou met klere. Jou maatskappy se formele besigheidskleding vind miskien prima, maar onthou dat jy nooit sal wees nie te formeel kleedt (een joggingbroek word dalk nie gewaardeerd nie).
Ontvangsdame word
Inhoud
Elk maatskappy wat besoekers ontvang het `n ontvangsdame(e) nodig. Een ontvangsdame is iemand wat die besoekers ontvang aan die balie van die onderneming van die instelling. Dit is in die reël die eerste persoon wat die besoeker moet teëkom, en soos jy weet wat hy eerste indruk altyd baie belangrik. Die ontvangsdame moet die besoeker hoflik ontvang en korrek om te staan, ook aan die telefoon of via e-pos. Dit is ook die ware die visitekaartje van die maatskappy.
Stappen
Deel1 van 2: Oor die juiste vaardighede beskik
1. Versorg dat jy oor uitstekende organisatoriese vaardighede beskik. As ontvangsdame ben jy die visitekaartje van die maatskappy-- --jij bent degene met wie die klant het eerste spreekt, en na wie medewerkers toe kom vir inligting en beplanning. Benewens die aanname van gesprekke en die deurverwysings van besoekers het jy dikwels met kliënte te maak, jou allerlei gebeurtenisse te organiseer, gereelde afsprake, ens. Omdat dit baie verantwoordelikheid gee, is dit belangrik dat jy as ontvangsdame goed georganiseer is, sodat jy verskeie dinge kan doen. As jy nie in staat is nie, word verskillende tegelyk geneem op jou te neem en die korrekte volgorde van jou handel te neem, jy het nie lank vol as ontvangsdame nie.
- `n Goeie manier om te organiseer is deur te investeer in `n argiefstelsel waarmee jy goed kan werk. Dit is belangrik dat jy weet watter papiere en inligting jy baas, collega`s en kliënte nodig kan hê. Bewaar al hierdie inligting in verskillende kaarte -- op die buroblad van jou rekenaar of op papier. Deel jou stelsel op die manier wat vir jou die beste werk -- as jy die plaknotities in neonkleure benodig, is dit ook prima.
- Georganiseerd is beteken ook dat jy jouself kan motiveer - jy het niemand nodig wat jy sê hoe jy iets moet doen nie, of jy op die regte pad moet hou. As jy goed georganiseer is, moet jy presies weet watter dinge jy op `n dag geneem moet hê, en watter prioriteite het.
- Maak seker dat jy (heel baie) telefoonnommers by die hand het, byvoorbeeld die van kollegas, aannemers, verkopers, hulpdienste, enz. Jy moet `n stuk vir stuk op `n sekere oomblik nodig hê. Sla die telefoonnommers op in `n spesiale rekenaarprogram of in `n Rolodex.
2. Maak seker dat jy `n bietjie tegniese kennis het. Die belangrikste stuk tegnologie om `n ontvangsdame te maak, is `n telefoon--en al die knoppe en lyne waarmee jy kan maak. Rekenaarvaardighede is ook onontbeerlik--die meeste ontvangspersoneel moet weet hoe jy e-posse gestuur word en moet goed met `n teksverwerker gaan om te gaan. Dit is ook nuttig as jy weet hoe jy sigblaaie maak en programma`s kan gebruik om spesifiek te gebruik vir die maatskappy waar jy werk.
3. Wees betroubaar. Dit word op gereken dat die ontvangsdame te alle tye agter sy/haar buro sit--het maatskappy kry `n slegte naam as niemand die telefoon opneem nie, of as die wagtyd baie lank is. Maak van jou prioriteite betroubaar, want jy weet dat jy kan bou en jy is altyd bereid om te help om jouself onmisbaar te maak.
4. Wees `n goeie luisteraar. `n Belangrike deel van die ontvangsdame is dit luister na ander mense-- aan die telefoon, as `n klant `n vraag stel aan die balie, of wanneer daar inligting aan jy deurgegee word. As jy goed kan luister met jou doeltreffender werk - jy sal probleme makliker kan oplos as jy meteen kliënte verstaan wat iemand aan jou vraagt, en jy kan beter deurverwys na die afdeling waar hulle geholpen kan word.
5. Maak algemene kennisgewings van. As jy iets vra wat jy moet doen, maak dan kennis van die besonderhede. As `n klantgordel, sorg dan dat jy sy inligting skryf (naam, kontakgegewens, wat hy wil, enz.). Kennisgewings help om te bly en herinner jou aan alle klein dinge wat op `n dag voorbij kom. Skryf jou notities op in `n notitieboekje of in `n notaboek en hou dit altyd by jou. Dit sal jy verbazen hoe nuttig dit is, veral as jy wil wat die persoon die vyf uur gelede belde ook al weer wilde.
6. Beantwoord die telefoon beleef met `n standaard begroeting, soos "Goedemorgen, u spreek met ____(jouw naam), van ____(naam van die onderneming), waarmee ek u van diens kan wees?". Maak seker dat die telefoon na één of twee keer oorgaan word opgeneem. Dit is nie goed vir mense langer as `n minuut in die wag om te zetten nie (dit is langer dan jy dalk dink).
7. Begroet pakketbesorgers met dieselfde professionaliteit en beleefdheid as elke ander besoeker. Jy moet dalk teken vir `n aflewering. Zorg dat jy handtekening leesbaar is. Die besorger het dalk aanwysings nodig waar hy dit pakket neerlê. Maak seker dat jy die regte medewerkers kontak vir sake-sake.
8. Ontvang kliënte wat na die maatskappy kom effektief en beleefd. Nadat die besoeker vertel het wie hy is en na wie hy op soek is, het jy kontak met die persoon en vertel wat jy is. Een standaard wat jy daarvoor kan gebruik is: "Meneer Smit, Mevrouw Jansen van XYZ b.v. is hier voor die afspraak van 2 uur". Probeer altyd `n voor- en agternaam gee, en die maatskappy wat diegene verteenwoordig. Dit is handig om te vra of hy/sy `n afspraak het. Meneer Smit sal en verdere instruksies gee waar jy die klant kan laat wag en hoe lank dit sal duur. Jy kan besoekers en vertel: "Meneer Smit kom so aan". Van: "Meneer Smit sê dat hy `n vergadering aan die afronding is en dat hy meer as 5 minute aankom. Gaat jy selfs sit".
Deel2 van 2: Representatief zijn
1. Maak seker dat jy `n positiewe houding het. Soos hierbo genoem, is die ontvangsdame het visitekaartje van die maatskappy--jou sien kliënte eers, en jy beantwoord vrae van mense wat nie na die kantoor kan kom nie. Niemand wil deur `n zuur of chagrijnig gesig begroet word. Maak seker dat jy altyd `n blik op jou gesig het en dat jy `n vrolike persoonlikheid het. Wees geduldig met laaste kliënte, ook al werk jy op jou zenuwen.
- Selfs al het jy `n heel laaste klant, bly jy jouself herinner dat jy `n sterk, vrolike persoonlikheid het. Zeg teenjeself dat hulle frustraties op jou botvieren, maar weet dat jy solank jy die beste doen om hulle tegemoet te kom, jy nie degene bent wat iets verkeerd doen nie. Dit is beter om kalmte te wees en om te ontploffen.
2. Heb `n begroeting klaar. Dit is altyd belangrik om kliënte op `n vriendlike manier te begroeten. Selfs as jy selfs iets moet maak vir jou die klant kan help, is dit belangrik om hom/haar te groet, sodat jy weet dat hulle gesien word en dat hulle so geholpen sal word.
3. Wees beleefd. Wees respectvol. Behandel almal ook hy die belangrikste persoon is vandag die kantoor binne gelopen. Dit is jou werk - dit kan niemand iets skeel dat jy jou uren in die lêer het vanmorgen gestaan, of dat jy net koffie oor jou nuwe leerskoene gegooi het nie. Laat persoonlike beslommeringen tuis. Maak seker dat die klant hom gemaklik voel en hy vind dit lekker om met jou te praat.
4. Kleed is representatief. Jy verteenwoordig `n maatskappy, dus moet jy netjies uitsien. Belê in klere wat aansluit by die bedrijfskultuur. As jy `n ontvangsdame by `n spesifieke soort saak (byvoorbeeld `n kledingmerk) is, is dit dalk goed om klere te dra van dit merk. Nie na die konserwatiewe kant nie, behalwe as jy ergens werk waar die modus van ander faktore juis belangrik is.
Wenke
- Hou persoonlike dinge skei van jou werk. Dit beteken ook dat jy geen persoonlike gesprekken en e-posse handel op jou werk. Die IT-afdeling kan u rekenaaraktiwiteite volg.
- Wees vriendelik teen bestuurders, kyk of jy kan help as jy selfs niks doen nie.
- Onthou wie jy salaris betaal en wees altyd respektvol teen hen.
- Soek iemand wat die balie of telefoon in die gaten kan hou as jy na die toilet moet, as jy middagete gaan, vakansie hou, enz. Op die manier sit jy nie meer mense nie, jy wag as jy terugkom.
- Vraag collega`s of je ergens mee kan help. Jy kan beter vriende maak deur te help en deur te kla.
- Pos afhandel is dikwels ook deel van jou werk. Soek op jou eerste dag meteen uit waar dit na toe moet, wie dit rondbrengt en wanneer.
- Maak seker dat jy altyd `n nuwe taak voorberei om te leer. Veelzijdigheid kan jy `n hoop oplewer.
- Skryf boodskappen in tweevoud en gee `n kopie aan diegene vir wie die boodskap bedoel is. Of gebruik `n dagboek, waarin dit makliker is om te vind, seker as jy `n naam van telefoonnommer soek.
Waarschuwingen
- Zeg nooit "Dit doen ek nie". Dan ben jy vinnig jou baan kwyt.
- Doe nie net alsof je aardig bent nie. Mensen kyk daar dwars deurheen. Wees oprecht geïnteresseerd, beleefd en respectvol. As jy dit nie kan nie, moet jy geen ontvangsdame wees nie. Je haalt die reputasie van die maatskappy omlaag. Soek dan `n kantoorbaan waar jy nie in die openbaar hoef te kom nie.
- Ga geen discussie aan met `n klant of beller. Verwys hem/haar deur na `n meerdere.
Artikels oor die onderwerp "Ontvangsdame word"
Оцените, пожалуйста статью
Gewilde
