Gratis stap vir stap instruksies 
Iets wat jy agenda seker moet bevat is `n skatting van die tyd wat uitgetrek mag word vir elk besprekingspunt. Deur van tevoren `n ruk haan wat gemaak is, word dit makliker om die vergadering nie te lank te laat nie. Alhoewel `n aantal van die punte in jou agenda wat uit kan loop (en ander wat korter duur), maak `n rooster het baie makliker om dit in die poort te hou en dalk in te gryp. 
Die notulen uit vorige vergaderings kan `n belangrike bron van inligting vir jou as voorsitter wees. Hierdie vorms is `n samevatting van die besprekings wat geneem is en beslissingen geneem is tydens vorige vergaderings, sodat dit redelik maklik is om weer te wees. Jy kan selfs belangrike notulen van vergaderings rondstuur na die deelnemers middels jou agenda. 
Gebruik `n elektroniese aanbieding (zoals PowerPoint, ens.), neem dan selfs die tyd om jouself bekend te maak met die afstandsbediening of clicker wat jy sal gaan gebruik om van dia te wissel. Jy sal geen tyd verspil aan die rommel met die bediening van toestelle terwyl jy belangrike onderwerpe kan bespreek. 
Liever dan self opsommen van vorige vergaderings, kan jy `n amptelike sekretaris van `n archief wat vra om die notulen vir te lees, om die samevatting `n formeel karakter te gee. Jy kan ook oorweeg oor belangrike korrespondensie van mededeling om te lees wat jy na die laaste vergadering voorgedoen het. Merk op dat jy kopieë uitdeelt van die aantekeninge/korrespondensie onder die teenwoordige, dit is gewoonlik nie nodig om hierdie hardop vir te lees nie. 
Afhanklik van die kultuur en die reëls op jou werk, het jou onderneming of organisasie dalk spesifieke prosedures om te doen van `n besluit — byvoorbeeld die meeste van die teenwoordige hoef net maar konsensus te bereik, of `n uitgesoekte groep van hooggeplaaste persone kan die taak kry om alle besluiten te neem. Merk op dat sommige dinge net omvangryk is in die tydperk tussen twee vergaderings na die ronde. Dit is nie per se nodig om te bly staan by die progressie van langtermynprojekte wat nog nie klaar is nie. Je moet egter besluiten na voren bring oor projekte waar op dit moment aksie vereis is. 
Hierdie stap is van kardinale belang — dit is jou laaste kans om te verseker dat almal wat die vergadering verlaat, presies weet wat die stand van die projek is en wat van hulle verwag word. 
Merk op dat dit nie "op sigself" Dit is nodig om `n nuwe vergadering te beplan as jy al die vorige en huidige punte het tydens die huidige afgehandel. Maar as dit nie voldoende is nie afgeronde sake is die toekomstige besprekingen regvaardige, of jy gebuig in die afwagting van die ontwikkeling van bepaalde projekte, dan is dit waarskynlik wel `n goeie idee. 
Maak seker dat belangrike beslissingen opgeneem word (al jy beskik oor `n amptelike notulist of archivaris, wes die taak dan aan hem/haar toe). As jy moeite wil doen om die laaste vrae te stel, dan sal jy sekerlik wil hê dat die antwoorde goed bygehouden word. 
Een vergadering voorsitten
Inhoud
Werklik werk, seker in `n kantooromgewing, vereis `n sekere maat van samewerking. Belangrike besluite wat gereeld gevra word om die inbreng van meer as een persoon en belangrike projekte sal dikwels gebruik moet maak van die kundigheid van verskeie mense. Vergadering is een manier om die samewerking meer gestruktureer en georganiseer te maak, maar sonder `n doel van leiding kan vergaderings al baie te lank en ondoeltreffend word. Weten hoe jy `n vergadering kan beplan, voorberei en lei, waar jy die voorsitter is, kan die verskil beteken tussen `n effektiewe vergadering of verspilde tyd.
Stappen
Deel1 van 3: Die vergadering voorbereiden
1. Bespreek die eerstevolgende vergadering met jou deelnemers. Wanneer jy hoort dat jy `n aanstaande vergadering sal voorsit, dan is `n van die eerste dinge wat jy moet doen wat tyd spandeer aan die praat met die mense wat daarby teenwoordig sal wees (zeker die met `n hoër rang van belangrike mense). Vraag of iets is waar jy veral graag wil hê tydens die vergadering. Maak kennisgewings van hul antwoorde en gebruik die as leidraad by die skryf van die agendapunte.
- Deur aan die deelnemers wat vra wat hulle wil bespreek is `n skraal, nie net omdat dit daardeur maklik is om agendapunte te verwoord nie, maar ook omdat jy op hierdie manier vir die eintlike vergadering betrokke is. Mense is geneig om meer aandag te hê om en teenwoordig te wees om by `n vergadering te wees, as jy weet dat dit sake besproken word wat vir hulle belangrik is.
2. Skryf die agenda vir die vergadering en deel hierdie uit. `n Agenda vir `n vergadering kan `n waardevol stuk gereedskap wees vir die voorsitter, maar ook vir die deelnemers. Agenda bevat waardevolle inligting oor die vergadering, soos wanneer en waar die plek sal vind en wie daarby sal wees. Nog belangriker is dat jy `n oorsig gee van alle onderwerpe wat jy kan gaan kom, sodat almal goed kan voorberei. Stuur die punte van die vergadering na almal vir die eintlike vergadering plaas sal vind – hoe belangriker die vergadering is, hoe vroeër jy het moet versturen.
3. Ondersoek die besprekingsonderwerpe en moontlike vorige vergaderings. Die mense wat die vergadering bywonen, is miskien nie almal bygepraat oor die onderwerpe wat jy wil bespreek nie – sommige het vroeëre vergaderings nie bygewoond nie, terwyl ander dit gewoonweg vergeet is. As voorsitter is dit `n goeie idee om die geskiedenis tot nou toe van `n bepaalde besprekingspunt te ken. met mense wat gepraat het wat by vorige vergaderings was om meer te weet om te kom oor enige belangrike probeer nie afgeronde sake wat jy in jou vergadering hoort om te bespreek. Jy kan ook die argivaris vra om die notulen, as hulp by die rigting gee aan die beplanning.
4. Maak seker dat jy ruim van tevore vergaderruimte reserveert. Een dag vir die vergadering sal jy dien om die ruimte vir die vergadering te kontroleer, presentabel en klaar is as verblyf vir die deelnemers aan die vergadering. Jy sal seker van moet wees dat tegnologiese dele van die vergaderings (zoals aanbiedings, projektors, skerms, ens.) na behorende funksioneer en meteen gebruik kan word — tegniese rompslomp kan waardevolle tyd verspillen en jy vergadering uit laat loop.
Deel2 van 3: De vergadering voorzitten
1. Gee aan dat die vergadering kan begin. Wanneer dit tyd is om die vergadering te open en alle deelnemers (of tenminste alle belangrike) teenwoordig is, vraag en die aandag van almal in die kamer. Introduceer jezelf as voorsitter en gee aan wat die doel is van die vergadering. Maak duidelik wat die beoogde tydskema vir die vergadering is deur enigiemand te informeer oor die tyd wat jy sal besteden — dit kan uitlopend of vroeër wees, maar deur vooraf `n eindtyd as limiet te gee om te help om die vergadering op skema te hou. As `n aantal van die deelnemers mekaar nie kent nie, neem dan selfs die tyd om `n kort te laat introduksie en sy rol te gee, en in te voer belangrike teenwoordigen.
- Merk op dat sommige ondernemings en organisasies gereguleerde prosedures hanteer wat hulle oopmaak en van `n vergadering hou. Die American Federation of State, County, and Municipal Employees (AFSCME) gebruik `n stelsel onder die naam Robert`s Rules of Order, wat bestaan uit die oorgaan tot die orde deur die slaan met `n voorsitter en baie spesifieke reëls vir die invoering en aanname van moties.
2. Maak `n opsomming van relevante punte by vorige vergaderings. Aan die begin van vergaderings die onderdeel vorme van `n langdurige projek, is dit van belang om alle teenwoordige in te lig oor die huidige stand van sake, deur die gee van `n kort opsomming van relevante gebeurtenisse van beslissingen uit vorige vergaderings. Nie elkeen aanwesig weet eweveel oor die besprekingspunte as jy nie, dus deur al die teenwoordiges vinnig by te praat oor die huidige toestand van die projek kan `n heel eind op weg help om dit doeltreffend en effektief te maak van jou vergadering.
3. Gee belangrike geleentheid om verslag te doen oor die stand van sake. Laat dan mense met relevante kennis wat aanwesig is, informeer oor nuwe of onlangse ontwikkelinge wat hulle sedert die vorige vergadering gehad het. Dit kan byna alles is — byvoorbeeld, nuwe probleme waar jy onderneming of organisasie mee kry, veranderinge in die personeelbestand, projekontwikkeling en strategiese veranderinge kan hierby aangekaart word. Die teenwoordige sal ook op die hoogte gestel word oor die resultate van spesifieke aksies wat sy ondernomen na aanleiding van beslissings wat tydens die vorige vergadering geneem is.
4. Gee aan watter sake nog nie afgehandel is nie. As daar onopgeloste probleme is van besluite wat tydens die vorige vergadering nog nie geneem is nie, probeer dan hierdie te aan kaarte vir julle verder gaan met ander probleme. Hoe langer die ou probleme vooruitgeskop word, sal `n deelnemer aan die vergadering nie verantwoordelik wees vir voelers nie, dus probeer tydens die vergadering vas te stel watter lopende sake nog afgehandel moet word. Meestal word nie afgeronde onderwerpe spesifiek vermeld nie "onbeslist" van "Voorkomende bespreking" in notulen uit vorige vergaderingen.
5. Behandel alle nuwe sake. Bring dan die nuwe probleme, sorg en punte na vore wat besproken sal moet word. Hierdie dinge is die natuur ontspruiten aan die ontwikkelings wat dit was in die tydperk tussen die vorige vergaderings en die huidige. Probeer die teenwoordige om te beweeg tot die neem van beton, definitiewe besluite — hoe meer punte onbeslist bly, des te meer onafgemaakte sake wat jy tydens die volgende vergaderings na vore sal moet bring.
6. Maak `n samevatting van die gevolgtrekkings van die vergadering. Heb jy alle voorgaande en huidige sake behandel, neem dan selfs die tyd om alle gevolgtrekkings van die vergadering vir alle teenwoordige op te sommen. Breek die resultate van alle besluite op en skryf, indien nodig, die spesifieke aksies sal die bestaande moet onderneem vir die volgende vergadering.
7. Sluit af deur die befondsing vir die volgende vergadering. Vertel almal sal voortgaan wat hulle tydens die volgende vergadering kan verwag en, as jy dit al aan die voorbereiding gebuig het, wanneer jy dit kan verwag en waar. Dit help om die teenwoordige gevoel van kontinuïteit te gee, van die `n belangrike projek van besluit na die volgende, en dit gee `n tydskader waarbinnen sy toegewese geneem moet word afgerond of ontwikkel.
Deel3 van 3: De vergadering effektief leiden
1. Lei die bespreking as gids, maar domineer hom nie. Een van jou rol as voorsitter by `n vergadering is daarvoor sorg dat die bespreking deur bly gaan en taakgerig. Jouw rol is nie om `n mening te hê oor elk aparte punt van die bespreking aan `n presiese volgorde om te hou. Wees buigsaam. Laat die ander vryuit spreke en sta toe wat nuwe besprekingspunte bykom, selfs as hulle nie op die agenda staan nie. Jy sal dalk merk dat jy sekere onderwerpe op `n subtiele sal moet beëindig om die bespreking volgens plan te laat verloop, maar jy hoef nie die gevoel te hê dat jy elke aspek van die vergadering moet kontroleer nie. Dit is per slot van rekening `n samewerkingsproses.
- Met die vorderen van die vergadering hou jy die agenda in die gaten. Merk jy dat jy agter gaan loop, dan kan dit wees dat jy sekere besprekingspunte moet oorslaan of hulle inroostert vir `n ander keer, ten gunste van die tyd. Wees nie bang om dit as die onderwerpe te doen nie wel word besproken erg belangrik is.
2. Moedig alle teenwoordigen om aan die bespreking deel te neem. As voorsitter van die vergadering is dit jou taak om te sorg vir `n oop, produksie-vergadering. As jy sekere inligting oor relevante kennis het, moet jy nie in die bespreking dink nie, moedig dit dan aan om te gaan praat. Jy hoef nie direk te vra of uit die dae nie — eenvoudigweg iets sê as, "Ek dink dat die kundigheid van Mevr. Smit hier goed van pas kan kom " is `n geweldige manier om die minder aktiewe lede van die vergadering te ontmoet.
3. Maak seker dat almal verstaan wat dit besproken word. Dit kan moeilik wees om te onthou dat dit nie elkeen teenwoordig is by die vergadering dieselfde ervaring van kennis het oor `n bepaalde besprekingspunt nie. Om seker te wees dat almal die vergadering bywoont is of haar tyd ook verstandig het besteed, slegs jy sekere komplekse onderwerpe van probleme kort en vereenvoudigd uitleg. Die deelnemers met minder verstand van sake sal dit ongetwyfeld baie waarderen.
4. Negeer moeilike of vreemde vrae nie. As die nie onder kontrole gehou word deur `n bevoegde voorsitter, dan kan vergaderings opmerklik onproductief word nie. Probeer om te sorg dat elke belangrike punt op die agenda behandel word. Gee die teenwoordige nie die moontlikheid om mekaar te beskryf nie. Probeer antwoorde vas te stel of om punte te kry waar niemand oor wil hê nie. Alhoewel dit nie per se is wat elke teenwoordige sal wil hê nie, kan dit soort vreemde vrae presies wat hulle vra wat `n antwoord moet word om die vergadering so effektief moontlik te maak.
5. Hou jy tyd by. Daar is `n reden waarom vergaderings `n slegte reputasie het — deur baie mense word beskou as serieuze tydverspilling. Om dit te voorkom dat die vergadering uitgeloop word, gebruik jy die mag wat jy as voorsitter is om die bespreking te hou. Wees nie bang om sekere onbelangrike punte van besprekings uit te stel tot `n later datum nie, as die vergadering langer duur is en jy verwag het. Wees gereed vir en berei om die haan al vergaderend aan te pas, om seker te wees dat niemand se kosbare tyd verspil word nie.
Artikels oor die onderwerp "Een vergadering voorsitten"
Оцените, пожалуйста статью
Gewilde
