Gratis stap vir stap instruksies 
Jy kan ook skryf: `Alsjeblieft, RSVP: HR vergadering 6/10`. 
Dit is belangrik om ook die onderwerp van die vergadering wat genoem word om `n idee te gee wat jy kan verwag. 
As die vergadering nie nodig is nie, kan jy skryf: `Voorgestelde vergadering 6/10 oor doeltreffende ondersoekstaksieken. 
Dit is egter oké om veel voorkomende, algemene gangbare afkortings te gebruik soos `RSVP`, `HR` en `Wo`. 
Bijvoorbeeld: `6 Oktober, 10:30 - 11:45 uur`. As die vergadering aanlyn, maak dan `n lys van die tydsone, sodat mense in verskillende tydsones hulle nie misloop nie omdat daar enige wankommunikasie is. Jy kan byvoorbeeld skryf: 6 Oktober, 10:30 - 11:45 uur (UTC+1). 
Wanneer jy aanwysen gee, wees dan so gedetaileerd moontlik. Bijvoorbeeld: `Kom na vergaderzaal 592 in die Timarengebou (209 Hoofdstr.). Zaal 592 bevind zich op die 12e etage van die gebou, aan die kant van die gebou (aan jou linkerhand nadat jy uit die lift bent gestapt).` 
10:30 - 10:45 Update van die status van die projek 10:45 - 11:10 Vergelyk en kies passende voorstelle 11:10 - 11:30 Dinkskrums en doelen vir lansering 
Lees jou e-pos hardop om seker te maak dat jy dit duidelik geskryf en beknop is voordat jy verstuur het. 
Maak seker dat dit `n tyd is waarop jy en die beoogde teenwoordigheid beskikbaar is. Afhanklik van die aansoek van jou maatskappy, kan dit nodig wees om jou kyk-instellings aan te pas om elkeen se agenda te toon (naast die van jouself). 
As daar mense is wat nie teenwoordig kan wees nie, dan word hulle gemerk. Die assistent sal selfs aanbevole tyd toon vir jou en die beoogde teenwoordigheid. 
Voeg van eindtyd hou rekening met die tyd van die ander teenwoordigen, sodat hulle weet wat hulle kan verwag en hulle woon-werkverkeer of werk rond die vergadering kan beplan. 
As jy nie invoer op die afspraakskerm sien staan nie, gaan dit terug en herhaal die proses totdat dit verskyn het. 
Gee die adres van die plek, selfs as jy dit al weet. Klik op `Verzenden` as jy klaar gebuig is.
Een vergadering reëlen via e-pos
Inhoud
Die opstelling van `n vergadering vereis dat alle relevante inligting op `n duidelike wyse gekommunikeer word. Jy moet die mense laat weet wanneer dit is, waar dit is en wat gesproke moet word. Dit kan help om `n paar notities toe te voeg vir die geval is voorbereide werk of benodighede vir die vergadering nodig. Of jy nou jou e-pos van `n toepassing wat Outlook gebruik, sorg dat jy alle basisdata genoem word, sodat jy alle feite ken en weet wat jy kan verwag.
Stappen
Metode 1 van 3: Een sterke onderwerpsregel verzinnen
1. Skryf `n kort, relevante onderwerpsreël met die datum en die onderwerp van die vergadering. Deur hierdie besonderhede op te neem, verseker jy dat jy weet wanneer dit en wat gesproke moet word, sonder dat jy selfs die e-pos moet oopmaak. Jy kan byvoorbeeld skryf: `Vergadering 8/12: Nieuwe rapportagerichtlijnen.`
Waarskuwing: Die onderwerp van die vergadering sal waarskynlik toe lei dat mense sal antwoorde met die vraag of dit relevant is vir hul afdeling van wat hul teenwoordigheid verpligtend is, moet jy seker wees van die onderwerp wat genoem word!
2. Vraag om `n bevestiging van die teenwoordigheid in die onderwerpsreël. As jy wil weet wie na die vergadering kom, vra dan om `n bevestiging in die onderwerpsreël. Op die manier weet jy dat dit so vinnig moontlik moet reageer, selfs voordat die e-pos oopgemaak word. Jy kan skryf: `Vrydag 6/10 HR vergadering, gelieve z.s.m. te bevestig.`
3. Laat hulle in die onderwerpsreël weet of die spoedvergadering is. As dit `n dringende of tydgevoelige onderwerp is, is dit direk `n vergadering regvaardig, voeg dan `n gevoel van dringende toe aan die onderwerpsreël. Jy kan byvoorbeeld iets skryf in die trant van `Spoedvergadering maandag 31/2`: Cybersecurity`.
4. Geef aan of die aanwezigheid wel of nie verplicht is nie. As jy vir `n groot maatskappy werk, kan jy die teenwoordigheid van sommige mense nie vir elke vergadering vereis nie. Vermeld die relevante afdeling in die onderwerpsreël of laat die ontvangers weet of hulle teenwoordig moet wees. Jy kan byvoorbeeld skryf: `Verplichte bemarkingsvergadering 6/10`.
5. Gebruik volledige woorde in jou onderwerpsreël om verwarring te voorkom. Afkorting is miskien doeltreffend, maar dit is nie so spesifiek as volledige woorde en kan verwarring veroorsaak nie. Byvoorbeeld: `SEV` kan beteken `stelsels en verwerking` of `status en voortgang`, afhangende van wie wel en nie bekend is met die jargon wat jy gebruik het nie.
Metode 2 van 3: Die teks van jou e-pos skryf
1. Skryf `n kort, vriendlike inleiding en `n kort briefie. Selfvoorstellen is noodsaaklik as jy vir `n groot maatskappy werk of as jy nie almal ken nie. Dit is ook belangrik om in hierdie kort inleiding te vermeld of daar dokumente van benodigdhede moet ingevuld word en/of meegeneem moet word na die vergadering.
- Maak jou inleiding persoonlik of relevant vir die werk. Byvoorbeeld: `Hallo span, ek kyk uit na die nuwe programmalancering volgende week!
Wenk: Herinner de ontvangers is aan wanneer hulle iets moet uitvoer wat na die vergadering geneem moet word. Bijvoorbeeld: `Ter herinnering, bring vier gedrukte voorbeelde van die lijsten met jou verskafferscontacten mee.`
2. Vermeld die vergaderdatum en tyd op `n aparte reël, sodat dit opval. Dit is essensiële inligting vir mense om die vergadering by te woon, dus jy wil dit duidelik wees en `n onderskeid van die res van die teks. Hou twee reëls aan bo en onder die teks en/of dit in `n vet lettertipe.
3. Gee die plek aan na die datum en tyd. Laat die plek net so goed opval as die datum en die tyd, veral as julle mekaar op `n nuwe plek ontmoet, as dit moeilik is om te vind is of jy weet dat sommige ontvangers nie bekend is met die omgewing nie. Vir virtuele vergaderings (via `n live forum of videochat), gee jy `n skakel na die forum of videogesprek vir eenvoudige toegang.
4. Deel die doel van die byeenkomst. Laat die ontvangers weet wat die doel is van die vergadering. Gee `n kort agenda vir die vergadering om te help met die herkenning van die vooraf geneem moet word uitgevoer. Jy kan eenvoudig die onderwerp aan gee (soals `Cybersecurity Update`) of jy kan `n tydlyn aangeven:
5. Proeflees is e-pos op soek na grammatikale en feitlike foute. Die belangrikste dinge om te proeflezen is die datum, tyd en plek van die vergadering, dus sorg dat jy die korrekte het! Jy kan ook jou inleiding, agenda van ander aantekeninge wat jy moontlik proeflezen opgeneem het, om seker te maak dat jy in elk geval die basis behandel is.
Metode 3 van 3: Outlook of `n geïntegreerde kalenderapplicatie gebruik
1. Klik op `Nieuwe vergadering` onder die Start-oortjie in Outlook. As jy `n maatskappy gebruik van `n kommunikasiedatabasis met `n geïntegreerde agenda, soos Outlook, gebruik dit dan om jou vergadering in te rig. Dit is gewoonlik die gebruiklikste manier om kontak te maak vir mense met wie jy werk.
- As jy `n onderneming nie gebruik maak van Outlook of iets dergelijks, dan kan jy jou werkverwante e-pos gebruik om die uitnodiging te verstuur.
2. Kies `n tyd en datum in die venster `Agenda-assistent`. Nadat jy `n nuwe vergadering gemaak het, verskyn die venster `Agenda`. Klik op `Agenda-assistent` en gee `n beskikbare tyd en datum vir die vergadering.
3. Voeg deelnemers toe deur hul naam in die tipe of deur gebruik te maak van jou adresboek. Klik op die tekstbalk om handmatige name in te voer of deur jou adresboek te bladeren en hulle name uit die lys te kies. Gebruik die funksie `Agenda-assistent` om die beskikbaarheid van ander mense te kontroleer.
4. Stel die begin- en eindtyd van die vergadering in. Maak seker dat die datum van die vergadering die datum is wat jy eerder gekies het, en klik op die kalenderknop om enige wysigings om te bring. Gebruik dan die pyle om die regterkant van die tydlys te plaas, om die regte begin- en eindtyd te kies.
5. Klik op `Afspraak` onder die blad `Vergadering` boaan die skerm. As jy op hierdie knoppie klik, keer jy terug na die algemene afsprakevenster en sien jy die geplande datum van die vergadering. Vanaf hier is jy `n onderwerp, plek en kennisgewings byvoeg.
6. Wees spesifiek by die invoer van die onderwerp, die plek en die kennisgewings. Laat die ontvangers in `n paar korte woorde weet waar die vergadering oor gaan (bijv. `Aankomende toets van produk`). Wees spesifiek oor die ligging en gee aanwysings as die geen tipiese ontmoetingsplaats is of as die laaste is om te kom. Voeg enige ekstra kennis toe (soals voorbereide werk) wat relevant is vir die vergadering.
Wenk: Vermy te brede onderwerpe soos `breinstormen`, omdat mense nie baie sê oor die doel van die vergadering nie. In plaas daarvan kan jy sê, `Dinkskrum oor verkopers vir `n nuwe produk`.
Wenke
- By die proeflezen van jou e-pos of uitnodiging moet jy dit kort en bondig hou.
- Gebruik `n vriendlike, professionele skryfstyl.
- Kyk na die ontvangerslys dubbel na om seker te maak dat hulle almal wat moet wees, dit word uitgeskryf.
- Tik adres in die `bcc`-reël as jy wil dat die adres van die oorige adresadres bly vir die ontvangers.
Waarschuwingen
- Stuur die uitnodiging of e-pos nie sonder datum nie, tyd en plek. Jy sal waarskynlik genodig word en jy sal `n heleboel vrae kry waarin jy die inligting gevra word.
- Skryf nie alles in hoofletters nie -- jy sal baie vinnig en baie onprofessioneel oorkom.
Artikels oor die onderwerp "Een vergadering reëlen via e-pos"
Оцените, пожалуйста статью
Soortgelyk
Gewilde
