Die agenda opstel vir 'n vergadering (met afbeeldingen)

Inhoud

Stappen
- Deel1 van 2: Een agenda skryf
  - Van nul af aan `n agenda maak
  - Een agendasjabloon gebruik
- Deel2 van 2: Beste praktyke vir die gebruik van `n agenda
Wenke

Vir `n ordelike vergadering is `n goed geskrewe agenda nodig. Maak seker dat jou vergadering nie lank genoeg is nie en doeltreffend word as baie vergaderings goed is. Deur jy te hou aan `n gedetailleerde maar buigsame agenda, jy kan jou vergadering gestroomlyn en gefokus hou, sodat jy al jou doel vir jou vergadering bereik in die kortste moontlike tyd. Of jy nou jou eie agenda wil skryf, `n sjabloon gebruik of optimaal gebruik maak van `n agenda wat jy al het, sien Stap 1 hieronder om te begin!

Stappen

Deel1 van 2: Een agenda skryf

Van nul af aan `n agenda maak

Prent getitel Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 1

1. Begin deur jou agenda `n titel te gee. Van die mooiste literatuur tot die droë sigblad, byna elke belangrike dokument het `n titel nodig, en vergaderingsagenda se geen uitsondering. Jy moet die titel lees twee dinge vertel: Ten eerste dat hy of sy `n agenda lees, en tweede die onderwerp waar die vergadering oor gaan. As jy `n besluit geneem het, is jy die titel boaan jou lege dokument. Die titel hoef nie bloemryk of ingewikkeld te wees nie — in `n besigheidskonteks is dit gewoonlik eenvoudige en direkte titels.

Weersta die drang om aparte of groot lettertipes te gebruik vir jou titel. In die meeste gevalle sal jy `n eenvoudige, waardig lettertipe gebruik as Times New Roman of Calibri, en jou titel dieselfde grootte gee as die oorige letters op die dokument (van net `n bietjie groter). Bedenk dat die doel van jou titel is om te leer hoe om te kyk, nie per se om te amuseren of af te lei nie.

Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 2

2. Voeg "wie?", "waar?" af "wanneer?" data toe aan die koptekst. Na die titel het vergaderingsagenda se meestal `n koptekst wat qua detail kan variëren, afhangende van hoe formeel jy werkplek is. Hierdie koptekst staan gewoonlik ongeveer `n reël onder die titel. Gewoonlik het jy in die koptekst in die kort feitlike gegewens oor die vergadering, jy kan nie met die onderwerp praat nie. Dit is sodat mense nie by die vergadering teenwoordig is nie, weet wanneer en waar hierdie plekvond is, en wie teenwoordig was. Hieronder staan `n paar dinge wat jy toe kan voeg; ongeag die data wat jy kies, moet jy sorg dat jy elke stuk inligting duidelik aanduidt (de etikettekst moet hier goed maak):

Datum en tyd. Hierdie kan saamgebring word, of in hul eie aparte sektes.

Ligging. As jy verskeie plekke van maatskappye het, kan jy die adres opskryf, maar as jy net een plek is, kan jy die kamer noem waarin jy vergader (bv. Vergaderruimte #3).

Aanwezigen. Funksietitels is gewoonlik opsioneel maar vereis nie.

Spesiale persone wat teenwoordig is. Dit kan spesiale gaste, sprekers van vergaderingsleiers wees.

Prent getitel Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 3

3. Skryf `n korte verklaring met doelen. Vergadering wat geen duidelike doel het, loop die risiko koste tyd te verspillen, as teenwoordig en besluite waar hulle oor praat. Slaan `n reël oor na jou koptekst en gebruik vette of onderstreepte teks om jou afdeling met doelstellings aan te dui met `n titel as "Doelstelling" van "Doel", gevolg deur `n dubbele punt van `n nuwe reël. Dan skryf jy, in `n paar beknopte en geseënde sinsnedes, kan jy punte vir die vergadering bespreek. Stel jou ten doel hier ongeveer 1-4 sinsnees om te skryf.

Byvoorbeeld, as ons `n verklaring met doelstellings wil skryf vir `n begrotingsvergadering, kan ons dit gebruik: "Doelstelling: Oorsig maak van belangrike begrotingsdoelen vir die boekjaar 2014-2015 en maatreëls vir langdurige kostebesparingsbespreking. Daarbenewens sal Direkteur O & O Marcus Feldman lewer resultate van `n onlangse mededingingsondersoek."

As jy ooit in `n wetenskaplike konteks geskryf is, sien jy die verklaring met doel en as die samevatting van die vergadering. Jy sê in feite, in groot lyne, wat op die vergadering gesproke moet word, sonder om in detail te tree.

Prent getitel Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 4

4. Skryf `n skema vir die belangrikste punte van die vergadering. Skema`s help die neiging van besigheidsvergaderings om te bestrijden om baie te lang deur te gaan. Slaan `n reël oor na jou verklaring met doelstellings, gee jou skema `n vette of onderstreepte titel, en begin met die maak van tyd (die ooreenstemmende moet kom met die belangrikste besprekingspunte) in jou skema. Om dit maklik leesbaar te hou, gee jy elke tydsperiode sy eie reël.

Duid elke tydsperiode aan met ofwel de geplande begin- en eindtyd, van die hoeveelheid tyd wat jy wil dat elk onderdeel in beslag neem. Kies die een of die ander stelsel en wees gevolglik — die boel deur mekaar gooien sien is onprofessioneel uit.

Met ander woorde, jy wil elke tydsperiode aanduiden met ofwel de begin- en eindtyd vir daardie gespreksonderwerp, of jy skryf gewoon op hoe lang jy wil dat dit duur is. Byvoorbeeld, `n voorbeeldreël kan wees "14:00 - 14:05: Inleidingen en presentie" van "5 min: Inleidingen en presentie". Jy moet egter probeer om te skakel tussen die twee stelsels.

Prent getitel Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 5

5. U moet tyd hê in die skema vir spesiale gaste. As gaste na jou vergadering kom om belangrike onderwerpe te bespreek, sal jy tyd opsy sit in die vergadering vir hierdie mense. Gee elke gas sy eie tydsperiode, selfs as hy of sy meer en een gespreksonderwerp het. Op hierdie manier kan almal van haar eie onderwerpe na wens indele.

Om probleme met tydskema`s te voorkom, neem jy van tevoren kontak op met die gaste, om uit te soek hoeveel tyd elkeen nodig het vir hul gespreksonderwerp.

Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 6

6. Laat ekstra tyd oor aan die einde van die vergadering vir `n rondvraag. In die tyd kan mense uitleg vra oor verwarrende gespreksonderwerpe, hul eie mening gee, onderwerpe voorstelle voor toekomstige vergaderings, en ander opmerkings gee. Jy kan hierdie vraag eksplisiet maak deur die as laaste onderdeel in jou skema op te neem, of jy kan self ter sprake bring na die laaste punt van die vergadering.

As jy die einde van jou vergadering bereik het en niemand ekstra vrae of opmerkings het nie, kan jy altyd die vergadering voortydig beëindig. Baie van jou teenwoordige sal jy waarskynlik dankbaar wees vir jou!

Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 7

7. Eventueel kan jy `n oorsig gee van die gespreksonderwerpe. Gewoonlik is die skema het leeuwendeel van die vergaderingsagenda — het deel waar mense na kyk om die bespreking te lei. Alhoewel dit egter nie noodsaaklik is om hierdie ekstra moeite te doen nie, kan dit `n ekstra oorsig gee van belangrike punte wat baie behulpsaam is vir verstrooide teenwoordigen. `n Oorsig herinnert aan die ordening van idees wat op die vergadering aangebied word, en help mense wat moeilik is om elke onderwerp te noem by te hou. Hieronder sien jy `n voorbeeld van die tipe oorsig wat jy waarskynlik sal gebruik:

ek. Begrotingsitems met hoë prioriteit

A. Reisbegroting werknemers

B. Tarieven handelaars

i. Een betere deal onderhandelen?

C. Kosten lobbyen

II. Maatreëlen vir verbetering omzet

A. Alternatiewe diensooreenkomste

i. Opties aangebied aan kliënte
ii. Terugvoer vra

B. Haar investering in mobiele tegnologie

...enzovoort.

Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 8

8. Kontroleer die agenda op foute vir jou uitdeelt. Omdat sommige teenwoordig is op die vergaderingsagenda kan vertrou, is dit `n baie goeie idee om hierdie op foute te kontroleer vir jou hom uitdeelt. Dit doen nie slegs `n gunst vir die teenwoordige nie — dit sal ook positief wees vir jou aandag vir detail en die waarde wat jy vir jou posisie het.

Daarbenewens kan jy kontroleer dat daar geen foute in jou agenda staan, jy tyd besparen en je gesig reden, want time spenderen aan die uitleg van `n agenda vol foute kan jy vergadering in die oorlog stuur en gênant is vir jou, veral as daar belangrike mense teenwoordig is.

Een agendasjabloon gebruik

Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 9

1. Gebruik `n sjabloon wat met jou tekstverwerker gelewer word. Veel tekstverwerkingsprogramme, soos Microsoft Office, Pages vir Mac enzovoort, het standaard sjablonen vir allerlei persoonlike en professionele dokumente, insluitend ook agenda`s vir vergaderings. Met hierdie sjablonen kan jy vinnig en eenvoudig `n professionele dokument maak. Gewoonlik is dit soort sjablonen wat in logiese sektes ingedeel is met `n estetiese aangename indeling — jy hoef alleen maar die relevante data te tipeer in die bybehorende ruimtes, en jy is klaar om te gaan!

Alhoewel elke teksverwerker enigszins anders is, sal die meeste met die moontlikheid vir sjablonen laat navigeer word na die sjablonen via die menubalk boaan die venster van die program.
As jy tekstverwerker sjablonen kan gebruik, maar geen gepaste sjablonen het vir vergaderingsagenda`s, kan jy `n aflaai van die webwerf van die maker van die program. Sjablonen vir Microsoft Word is byvoorbeeld beskikbaar via kantoor.microsoft.com, terwyl jy sjablonen vir Pages vir Mac in die Apple App Store kan vind.

Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 10

2. Jy kan ook `n sjabloon aflaai van `n eksterne bron. As u tekstverwerker nie standaard gelewer word met agendasjablonen nie, en u kan nie op die amptelike webwerf kry nie, maak u dan nie sorg nie — is aanlyn genoeg gratis sjablonen beskikbaar. `n Eenvoudige soektog op die soektog wat jy byvoorbeeld verkies "vergadering agenda sjabloon" sal jy tientallen relevante resultate lewer. Omdat nie al hierdie resultate egter van amptelike, betroubare bronne kom nie, is dit belangrik om te maak as jy kies watter sjablonen jy gaan gebruik. Hieronder staan `n paar eksterne webwerwe wat jy dalk sal besoek:

Stoor Word-sjablone — Hierdie professionele webwerf bied baie kwaliteitsjablone vir Microsoft Word.
Word Templates Online — Nog `n goeie bron vir Word-sjablonen. Hierdie bladsy bied slegs `n paar keuses.
iWorkCommunity — `n goeie agendasjabloon vir Pages. Dit sjabloon is egter vir ouer weergawes van Pages (voor `09).
Die App Store het ook tallose sjablonen vir Pages. Ongelukkig is hierdie nie almal gratis beskikbaar nie.

Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 11

3. Vul die velden in je sjabloon in. As jy eenmaal `n geskikte sjabloon gevind het in jou tekstverwerker, of jy `n aflaai wat jy goed vind, hoef jy alleen maar die sjabloon in te vul met die benodigde data. Die meeste sjablonen sal duidelik gemarkeerde gebiede hê om name, tyden, gespreksonderwerpe, sectietitels enzovoort in te tipe. Vul alle relevante velde in om jou agenda heeltemal te maak, en kontroleer na afloop jy werk selfs op foute. Hoe handig agendasjablonen ook kan wees, hulle beskerm nie teen spel-, grammatica- en feitlike foute.

Laat geen velden leeg nie. Daar is nie amateuristies nie, byvoorbeeld, `n reël in `n skema waarin alleen staat "Hier tipe". As daar om `n ander rede-onderdele is van die sjabloon wat jy nie wil invul nie, verwyder dit dan in die plek van hulle leeg te laat.

Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 12

4. Maak klein veranderinge om jou agenda aan jou behoeftes aan te pas. Sjablonen vir vegateringsagenda`s kan erg handig wees, maar dit is geen reden waarom jy presies groot moet hou aan die standaardstyl en indeling van die agenda. Voel jy vry om eie insig oor veranderings aan te bring in inhoud en styl van die sjabloon, om te sorg dat jy agenda voldoen aan die norme wat jy maatskappy vir jou gestel het, en wat jy vir die vergadering gestel het.

Byvoorbeeld, as jy `n bepaalde sjabloon is, is baie goed gevind uitsien, maar die koptekst daarvan is so lank dat dit afgelei is, voel jy dan vry om oorbodige sektes van die koptekst na eie insig te verwyder, solang jy dit op so `n manier doen die indeling van die dokument word nie verpest nie, of dat die agenda maklik uitsien.

Deel2 van 2: Beste praktyke vir die gebruik van `n agenda

Prent getitel Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 13

1. Kies eers die belangrikste onderwerpe. By die beplande vergaderings is dit gewoonlik `n goeie beleid oor die belangrikste onderwerp wat in die skema geplaas moet word. Dit bereik jou twee dinge. Ten eerste sorg dat almal hierdie belangrike onderwerpe kan bespreek wanneer hulle skerpst is en nie vermoeid is om met die vergadering te begin nie. Ten tweede sorg dat dit, vir die geval dat die vergadering voortydig eindig of sekere teenwoordig moet wees vir die einde, die belangrike onderwerpe al sy besproken.

Vergadering gaan nie altyd soos gepland nie. As klein, onbelangrike onderwerpe wegvallen aan die einde van `n vergadering, kan dit moontlik wees om self te verloor, of later `n ander vergadering te beplan. As jy egter nie in staat is om die belangrikste gespreksonderwerpe te behandel nie, is jou vergadering nie geslaagd `n deel van die doel om te bereik nie, wat vir jou beide frustrerend kan wees. Die belangrikste onderwerpe boaan jou skema voorkom gewoonlik dit probleem.

Prent getitel Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 14

2. Hou jy aan die skema van jou agenda, maar wees buigsaam. By die beplan en lei van `n vergadering is `n van die grootste gevaren wat dit langer duur en gepland het. Werknemers het meestal een hekel aan te lange vergaderingen, en terecht, want hulle kan ontzettend saai wees, en voorkom dat mense in plek is regtig werk doen. Om te sorg dat jy `n vergadering op `n skema bly, moet jy `n oog op die klok hê, en as jy die kans kry om iets verder te beleef om te sê: "ons moet regtig na die volgende onderwerp as ons hier op tyd wil wil."

Vergadering gaan egter dikwels nie volgens plan nie, dus moet jy voorberei word om te kompenseer as `n onderdeel van jou vergadering langer duur en jy het gewild gehad. Wees buigsaam in soveel moontlike besprekings in die beperkte tyd wat jy vir jou vergadering het. Byvoorbeeld, as `n deel van jou vergadering uitloop, kan jy die bespreking vir ander dele van jou vergadering inkorte, van relatief onbelangrike dele van die vergadering heeltemal weglaten om te sorg dat hierdie tyd onlangs is.

Prent getitel Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 15

3. Begin ruim vir die vergadering jy agenda om te skryf. Alhoewel agenda`s nie noodwendigerwys selfs belangrik is as ander soorte besigheidsdokumente (zoals verslagen, sigblaaie met data, presentatiedia`s, enz).), wil jy tog dat jy agenda is so professioneel en gelikt moontlik uitziet, veral as jy dit met jou collega se deelt tydens die vergadering. Om te sorg dat jy genoeg tyd het om `n kwalitatief goeie dokument te vervaardig, begin jy so vroeg moontlik met die skryf van jou agenda.

Vroeg begin gee ook die voordeel dat jy terugvoer kan ontvang op jou agenda vir die vergadering. `n Voorlopige weergawe van jou agenda-deel met kolleges van sjefs, en vra om hul insette, kan jy tekortkominge help om te herstellen en ontbrekende besonderhede toe te voeg wat eers nie was nie. As jy wag tot die laaste sekonde met die skryf van jou agenda, het jy dalk geen tyd om hierdie terugvoer te vra nie.

Alhoewel jy eersdaags kan kom om agenda`s te skryf vir gewone, alledaagse vergaderings op die dag vir die vergadering, kan die weke gedurende belangrike vergaderings vir voorbereiding.

Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 16

4. Deel die agenda met die teenwoordige vir die vergadering. Om te sorg dat almal tydens die vergadering verskyn met volledige kennis van die onderwerp wat bespreek word, sal jy die agenda wil hê om te voren met almal wat wil deel. Afhanklik van die bedryfskultuur waar jy werk, kan dit beteken dat jy verskillende voorbeelde uitdruk en persoonlik uitgedeel word, of dat jy die agenda gewoon as bijlage e-pos. Hoe jy jou agenda ook versprei, sorg dat hierdie vry is van tegniese foute vir jou hierdie verstuur.

Afhanklik van die belang van die vergadering, sal die agenda waarskynlik `n uur of twee vir die vergadering gegee word. Vir groot, belangrike vergaderings kan dit noodsaaklik wees om die agenda `n dag of langer te stuur.

Aangesien mense dikwels of vergeetagtig is, is dit `n skraal idee om `n aantal ekstra voorbeelde van die agenda te neem om na die vergadering te neem vir die geval dat iemand hulle vergeet.

Wenke

As iemand die vergadering nie bywonen, oorweeg dan een nie "Aangekondigd afwezig" sektie te maak boaan die agenda, of laat hier ruimte vir oop en kondig hierdie gewoon aan tydens die vergadering.
`n uitstekende hulpmiddel vir `n produktief vergadering is gebruikmaken van "DARV": Doelstellings, Agenda, Rollen & Verantwoordelikheid. Je vergadering moet allereerst een doel het. As jy alleen maar `n vergadering hou om inligting te gee, te vertel en nie die tyd van mense met `n vergadering te gee nie. Stuur vir `n nuusbrief. Die doel moet `n aktiewe komponent hê om `n produk moontlik te maak om te sien: "Bepaal die kwartaaldoelen vir die span". Die agenda is `n lys met onderwerpe wat jy aanpak om die doel te bereik, met `n tydslimiet om jou op koers te hou. Bijvoorbeeld "1. Kontroleer die status van die doel van die vorige kwartaal (15 minute), 2. Rondvraag suggesties vir doelen (20 minute), 3. Kies top 5 doelen (10 minute), ens." Voor Rollen en Verantwoordlikhede bepaal jy wie die vergadering lei, wie notuleert, en wie aksiepunte toewys wat die resultate uit die vergadering.
As jy `n spesiale formulier het vir agenda`s, gebruik jy dit formulier as sjabloon. Vir sommige plekke is dit noodsaaklik om die formule te hou.
Afhanklik van waar jy kollega se voorkeur aan gee, kan dit nuttig wees om `n spertyd vir mense te hou om idees te stel vir op die agenda. Noem `n slotdatum en tyd, en hou jy saam. Maak ruimte vir byvoeging waar hierdie die agenda verbeter, of wanneer gebeurtenisse in die plek van jou oorspronklike agenda gekom het.