Hoe om 'n besigheidsbrief aan kliënte te skryf: 10 stappe (met prente)

Inhoud

Trappe
- Deel 1 van 2: Formatering van `n besigheidsbrief
- Deel 2 van 2: Skryf van die besigheidsbrief
Wenke

Wanneer jy `n besigheid bestuur, moet jy waarskynlik briewe aan jou kliënte skryf. Jy sal hulle dalk van nuwe geleenthede of spesiale aanbiedinge moet vertel, of jy moet dalk namens jou maatskappy reageer op `n kliënt wat `n klagte het. Wat ook al die rede vir jou brief is, gebruik altyd `n professionele toon.

Trappe

Deel 1 van 2: Formatering van `n besigheidsbrief

Prent getiteld Skryf `n besigheidsbrief aan kliënte Stap 1

1. Gebruik `n professionele briefhoof. `n Besigheidsbrief verteenwoordig jou maatskappy. Dit moet dus kenmerkend lyk en van hoë gehalte wees. Die maatskappy se logo of handelsmerk moet ook daarop wees.

U kan briefhoofde skep deur die uitlegte in Microsoft Word te gebruik. Maak seker dat jy jou bestaande logo of handelsmerk in die briefhoof gebruik.

Prent getiteld Skryf `n besigheidsbrief aan kliënte Stap 2

2. Maak `n woordverwerkingsprogram oop. Jy moet altyd `n besigheidsbrief op `n rekenaar skep.

Skep `n nuwe dokument en stel die kantlyne van die dokument op 2,5 cm.

Gebruik `n serif-lettertipe soos Times New Roman, Georgia of Ariel. Maak seker jy gebruik `n lettergrootte nie groter as 12 nie, maar ook nie kleiner as 10 nie. Die brief moet nie moeilik wees om te lees nie as gevolg van die verkeerde lettertipe of grootte.

Maak seker dat jy enkelreëlspasiëring gebruik.

Prent getiteld Skryf `n besigheidsbrief aan kliënte Stap 3

3. Gebruik die blokvorm. Die blokvorm is die mees gebruikte formaat vir besigheidsbriewe. Dit is ook die maklikste om mee te werk. Elke opskrif moet teen die linkerkantlyn wees en daar sal `n spasie na elke opskrif wees. Begin van bo na onder, jou besigheidsbrief moet die volgende opskrifte hê:

Die huidige datum, of die datum waarop jy die brief stuur. Die datum is belangrik aangesien dit vir jou rekords en dié van die geadresseerde gebruik kan word. Dit kan ook wettig gebruik word. Maak dus seker die datum is reg.

Die sender se adres. Dit is jou adres, geformateer in `n standaard adresformaat. As jou adres reeds in die briefhoof is, kan jy hierdie stap oorslaan.

Die adres van die ontvanger. Dit bestaan uit die naam en adres van die persoon aan wie jy die brief skryf. Die gebruik van Mnr/Mev is opsioneel. So as jy byvoorbeeld aan Nina de Vries skryf, kan jy die Mev-deel weglaat.

Die aanhef. Dit kan `Geagte Mev. de Vries` of `Liewe Nina de Vries` wees. As jy nie seker is wie die brief gaan lees nie, gebruik asseblief `Geagte Meneer of Mevrou`. Jy kan ook `L.s.’, maar net as ’n laaste uitweg as jy geen idee het wie jou brief gaan lees nie.

Die middelste deel van die brief. Ons sal later in hierdie artikel meer hierop fokus.

Die afsluiting van die brief, met handtekening. Dit kan "Vrieglik" of "Die uwe" wees.

Deel 2 van 2: Skryf van die besigheidsbrief

Prent getiteld Skryf `n besigheidsbrief aan klante Stap 4

1. Bepaal wie jou teikengehoor is. Die toon van die brief moet altyd professioneel wees, ongeag jou teikengehoor. Maar jy sal dalk jou taal of bewoording moet aanpas na gelang van die ontvanger. As jy aan `n ander maatskappy se menslikehulpbronafdeling skryf, wees `n bietjie meer formeel in jou taal. Maar as jy aan `n spesifieke kliënt skryf, kan jy `n meer informele of toevallige taal gebruik.

Om jou teikengehoor te bepaal, beteken ook dat jy duidelik teenoor jou teikengehoor kan wees. Vermy die gebruik van terminologie wat jou leser nie verstaan nie. Byvoorbeeld, `n kliënt ken waarskynlik nie die afkortings wat vir jou maatskappy se ruimteprogram gebruik word nie, so moet nie dié in die brief gebruik nie.
Die goue reël vir die skryf van `n goeie sakebrief is om duidelik, bondig en beleefd te wees.

Prent getiteld Skryf `n besigheidsbrief aan klante Stap 5

2. Noem die doel van die brief in die eerste sin. Dink na oor die doel van die brief. Is dit om jou kliënte in te lig oor jou nuwe ligging? Is dit om `n kliënt te herinner aan `n onbetaalde rekening of uitstaande balans? Of om op `n kliënt se klagte te reageer? Met hierdie doel in gedagte, skep `n konsep vir die eerste sin wat jou leser dadelik laat weet waaroor die brief gaan. Moenie vaag wees oor die doel van jou brief nie. Wees reguit vorentoe.

Begin met `Ek` as jy jou mening as `n besigheidseienaar wil lig. Gebruik "Ons" wanneer jy namens `n maatskappy of organisasie skryf.

Fokus op `n direkte stelling soos: "Met hierdie brief wil ons jou inlig" of "Met hierdie brief wil ons jou versoek". Jy kan ook `n `ek`-stelling gebruik wanneer jy die brief as `n besigheidseienaar skryf. Soos: "Ek kontak jou as gevolg van" of "Ek het onlangs gehoor dat ... en wil graag meer weet oor ..."

As jy byvoorbeeld (as besigheidseienaar) ’n brief aan Nina de Vries skryf oor ’n onbetaalde rekening van verlede maand, kan jy begin met: “Ek kontak jou via hierdie brief weens ’n uitstaande saldo vanaf Maart 2015 op jou rekening .’

Of, as `n maatskappywerknemer, as jy reageer op `n kliënt se klagte oor die maatskappy se ruimteprogram, kan jy die brief begin met: "Ons het jou klagte oor ons ruimteprogram na Mars ontvang.’

Miskien skryf jy die brief om `n kliënt te laat weet dat hulle `n kompetisie of `n plek in `n kursus gewen het. Begin met `n sin soos: "Ek is bly om jou in te lig ..." of "Ons is bly om jou in te lig dat ..."

As jy slegte nuus moet lewer, begin met `n sin soos: "Ons is jammer om jou in kennis te stel dat..." of "Na deeglike oorweging het ek besluit om nie..."

Prent getiteld Skryf `n besigheidsbrief aan kliënte Stap 6

3. Gebruik die aktiewe stem in plaas van die passiewe stem. In gewone taal gebruik ons dikwels die passiewe vorm. Maar die passiewe stem maak wat jy skryf vervelig en verwarrend. Die aktiewe stem is baie meer effektief in `n sakebrief, want dit gee `n meer selfgeldende toon.

`n Voorbeeld van `n passiewe vorm is byvoorbeeld: `Watter spesifieke klagtes kan ek vir jou oplos??Die onderwerp van die sin, die kliënt ("jy") is aan die einde van die sin, eerder as aan die begin van die sin.

`n Voorbeeld van die aktiewe vorm is byvoorbeeld: `Wat kan ek doen om jou klagtes op te los??’ Hierdie weergawe van die sin, in die aktiewe vorm, is baie duideliker en makliker vir die leser om te verstaan.

Die gebruik van die passiewe stem kan `n goeie manier wees om jou boodskap oor te dra sonder om aandag te skenk aan `n fout of twyfelagtige punt. Maar gebruik dit dan eers. Oor die algemeen is die aktiewe stem baie meer effektief in besigheidsbriewe.

Prent getiteld Skryf `n besigheidsbrief aan kliënte Stap 7

4. Wys na `n vorige gebeurtenis of gesprek met die leser, indien van toepassing. Jy het dalk vroeër vandeesmaand vir Nina de Vries gekontak met ’n waarskuwing oor haar onbetaalde rekening. Of dalk het `n klant verlede maand tydens `n konferensie frustrasie met die ruimteprogram uitgespreek. As jy reeds interaksie met die leser gehad het, erken dit. Dit herinner die leser aan jou vorige kontak en laat die sakebrief dringender en belangriker lyk.

Gebruik `n sin soos: "Na aanleiding van my brief oor jou onbetaalde rekening" of "Dankie vir jou betaling in Maart". Of "Dit was baie nuttig om jou standpunt oor die ruimteprogram by die Mei-konferensie te hoor.’

Prent getiteld Skryf `n besigheidsbrief aan kliënte Stap 8

5. Maak `n versoek of bied hulp aan. Gee `n positiewe toon met die leser deur `n beleefde versoek te rig of hulle hulp aan te bied in die vorm van `n samewerkende verhouding.

Gestel jy is `n besigheidseienaar wat `n kliënt versoek om `n rekening te betaal. Gebruik `n sin soos: "Ek sal dit waardeer as jy jou onbetaalde rekening so gou moontlik betaal.’

Sê jy skryf namens jou maatskappy. Gebruik `n sin soos: "Ons wil graag `n afspraak maak vir `n persoonlike ontmoeting tussen jou en ons hoof van Menslike Hulpbronne.".

U kan ook aanbied om enige vrae of bekommernisse wat u lesers mag hê te beantwoord. Gebruik `n frase soos: "Ek sal graag enige vrae of bekommernisse wat jy oor jou rekening mag hê, beantwoord".’ Of: ‘Wil jy hê ons moet vir jou meer besonderhede oor die program verskaf??’

Prent getiteld Skryf `n besigheidsbrief aan klante Stap 9

6. Maak die brief toe. Voeg `n oproep tot aksie by, vir jouself en vir die leser. Dit kan `n versoek vir betaling voor `n spesifieke datum wees, of `n nota oor die maak van `n formele afspraak met die leser.

Voeg `n sin by waar jy die ontvanger in die toekoms aanspreek. “Sien daarna uit om jou volgende week by die begrotingsvergadering te sien.’ of ‘Ek sien uit daarna om dit verder met jou te bespreek tydens ons besoek aan die hoofkwartier.’

Let op enige dokumente wat jy by jou brief wil voeg. Voeg `n sin by soos "In die aanhangsels sal jy die uitstaande rekening vind" of "Aangeheg sal jy `n kopie van ons ruimteprogram vind.’

Eindig die brief met `n slotsin. Gebruik asseblief "Die uwe" vir kliënte of kliënte.

Gebruik "Die uwe" in formele briewe aan mense wat jy nie ken nie.

Gebruik net "Vriendelike groete" of "Vriendelike groete" wanneer jy skryf aan iemand wat jy ken of saam met goed werk.

Prent getiteld Skryf `n besigheidsbrief aan kliënte Stap 10

7. Lees weer die brief. Al jou noukeurige formatering en woorde was verniet as die letter vol spelfoute is!

Let op enige gebruik van die passiewe stem, en probeer om die sin by die aktiewe stem aan te pas.

Let op enige lang, onduidelike en ingewikkelde sinne. In `n besigheidsbrief is minder gewoonlik meer, so verkort die lengte van jou sinne indien moontlik.