Die skryf van 'n standaard bedryfsprosedure

`n Standaard Operasionele Prosedure (SOP) bevat inligting oor hoe om `n taak stap-vir-stap uit te voer. `n Bestaande SOP moet net gewysig en opgedateer word, maar jy kan ook in `n situasie wees waar jy een van voor af moet opstel.

Trappe

Deel 1 van 3: Stel jou SOP op

Prent getiteld Skryf `n Standaard Bedryfsprosedure Stap 1
1. Kies die opstelling. Daar is geen regte en verkeerde manier om `n SOP te skryf nie. Maar u onderneming het waarskynlik reeds `n aantal SOP`s waarna u kan kyk om `n idee te kry van die gewenste opstelling. Gebruik bestaande SOP`s – as daar enige is – as voorbeeld. As daar nie enige is nie, het jy `n paar opsies:
  • Die opstelling met die eenvoudige stappe. Hierdie manier is goed vir roetineprosedures, wat kort is, min moontlike resultate lewer en redelik konkreet is. Afgesien van die nodige dokumentasie en veiligheidsinstruksies, is dit in werklikheid nie meer as `n lys van punte nie, wat die leser in eenvoudige sinne vertel wat gedoen moet word.
  • Die struktuur met die hiërargiese stappe. Dit werk goed vir langer prosedures – met meer as tien stappe, wat besluite behels wat geneem moet word, verduideliking en terminologie wat verduidelik moet word. Dit is oor die algemeen `n opeenvolgende lys van die hoofstappe en hul substappe.
  • Die opstelling met die vloeidiagramme. As `n prosedure meer soos `n kaart is, met baie verskillende moontlike uitkomste, is `n vloeidiagram die beste oplossing. Jy moet vir hierdie opstelling kies wanneer die uitkomste nie akkuraat voorspel kan word nie.
Prent getiteld Skryf `n Standaard Bedryfsprosedure Stap 2
2. Dink aan jou gehoor. Daar is drie belangrike dinge wat u moet oorweeg voordat u `n SOP skryf:
  • Wat weet jou gehoor reeds? Is jou gehoor vertroud met die organisasie en sy prosedures? Ken hulle die terminologie?? Die taal wat jy gebruik moet ooreenstem met die leser se kennis en bydrae.
  • Jou gehoor se taalvermoëns. Is dit moontlik dat daar mense is wat nie jou taal praat wanneer hulle jou SOP `lees` nie? Indien wel, is dit `n goeie idee om beelde met byskrifte en diagramme in te sluit.
  • Die grootte van jou gehoor. As jou SOP deur baie mense (in verskillende rolle) gelyktydig gelees word, moet jy die dokument opstel soos `n dialoog in `n toneelstuk: gebruiker 1 doen iets, dan gebruiker 2, ensovoorts. Op dié manier kan elke gebruiker sien hoe hy of sy `n rat is in `n goedlopende masjien.
  • Prent getiteld Skryf `n Standaard Bedryfsprosedure Stap 3
    3. Dink aan `jou` kennis. Die slotsom is dit: Is jy die regte persoon om dit neer te skryf? Verstaan ​​jy waaroor dit gaan?? Hoe dit verkeerd kan gaan? Hoe om dit veilig te maak? Indien nie, gee beter die werk aan iemand anders. `n Swak geskrewe - of erger, verkeerd geskryf - SOP lei nie net tot verminderde produktiwiteit en organisatoriese mislukking nie, maar kan ook onveilig wees en alles van jou span tot die omgewing beïnvloed. Kortom, daar is geen risiko dat jy wil hardloop nie.
  • As dit `n projek is wat jy verplig voel om te voltooi, moenie bang wees om diegene wat by die prosedure betrokke is op `n daaglikse basis vir hulp te vra nie. Die voer van onderhoude is `n algemene deel van die SOP-skeppingsproses.
  • Prent getiteld Skryf `n Standaard Bedryfsprosedure Stap 4
    4. Kies tussen `n kort of lang SOP. As jy `n SOP skryf of bywerk vir `n groep mense wat vertroud is met die protokol, terminologie, ens. en net `n kort en bondige SOP wil hê, soos `n kontrolelys, kan dit kort hou.
  • Benewens die algemene doel en ander relevante inligting (datum, outeur, ID-nommer, ens.), dit bevat slegs `n lys stappe. Indien geen verdere besonderhede of verduidelikings nodig is nie, is dit genoeg.
  • Prent getiteld Skryf `n Standaard Bedryfsprosedure Stap 5
    5. Hou die doel van die SOP in gedagte. Dit is duidelik dat jy te doen het met `n prosedure wat keer op keer in jou organisasie herhaal word. Maar is daar `n spesifieke rede waarom hierdie SOP so waardevol is? Moet veiligheid daarin beklemtoon word? Nakomingsmaatreëls? Word dit gebruik vir opleiding of op `n daaglikse basis? Hier is `n paar redes waarom jou SOP nodig is vir jou span se sukses:
  • Om te verseker dat daar aan voldoeningstandaarde voldoen word
  • Om produksievereistes te maksimeer
  • om te verseker dat die prosedure geen nadelige uitwerking op die omgewing het nie
  • Om veiligheid te verseker
  • Om seker te maak alles verloop volgens plan
  • Om vervaardigingsfoute te vermy
  • Om as opleidingsdokument gebruik te word
  • Om te weet wat om SOP te beklemtoon, maak dit makliker om die dokument rondom daardie punte te struktureer. Dit is ook makliker om te sien hoe belangrik jou SOP is.
  • Deel 2 van 3: Skryf jou SOP

    Prent getiteld Skryf `n Standaard Bedryfsprosedure Stap 6
    1. Beskryf die nodige materiaal. Tegniese SOP`s bestaan ​​gewoonlik uit vier elemente, `behalwe` die prosedure self:
    • titelblad. Dit sluit in 1) die titel van die verrigtinge, 2) `n identifikasienommer van die SOP, 3) die datum van uitreiking of wysiging, 4) die naam van die maatskappy, afdeling of departement waarop die SOP betrekking het, en 5) die handtekeninge van diegene wat die SOP voorberei en goedgekeur het. Jy kan hierdie bladsy opstel soos jy wil, solank daardie inligting duidelik is.
    • Indeks. Dit is net nodig as jou SOP lank is, sodat jy dit maklik kan opsoek. `n Eenvoudige standaardopstelling is wat jy hier nodig het.
    • Kwaliteit en kwaliteit beheer. `n Prosedure is nie goed as dit nie nagegaan kan word nie. Maak seker dat jy die nodige materiaal en besonderhede beskikbaar het sodat die leser kan kyk of die gewenste resultaat bereik is. Dit kan in die vorm van ander dokumente wees, soos byvoorbeeld evalueringsvoorbeelde.
    • Verwysing. Maak seker jy het `n lys van alle naslaanwerke wat aangehaal of aangehaal word. Wanneer jy na ander SOP`s verwys, maak seker dat die nodige inligting in die aanhangsel ingesluit is.
    • Dit kan wees dat jou organisasie ander protokolle as hierdie gebruik. As jy enige voorafbestaande SOP`s kan verwys, laat gaan hierdie struktuur en hou by wat reeds daar is.
    Prent getiteld Skryf `n Standaard Bedryfsprosedure Stap 7
    2. Tydens die prosedure self, maak seker dat jy by die volgende hou:
  • Reikwydte en toepaslikheid. Met ander woorde, beskryf die doel van die proses, die grense daarvan, maar ook hoe dit gebruik word. Voeg standaarde, regulasies, rolle en verantwoordelikhede by, en insette en uitvoer.
  • Metodologie en prosedures. Dit is die vleis op die bene – lys al die stappe, insluitend die nodige besonderhede en insluitend al die nodige toerusting. Sluit daaropvolgende prosedures en besluitfaktore in. Noem die `wat...as`-punte en die moontlike oortredings of sekuriteitsoorwegings.
  • Terminologie verduideliking. Identifiseer afkortings en frases wat nie algemene spreektaal is nie.
  • Gesondheid en Veiligheid Waarskuwings. Lys dit in `n aparte hoofstuk, en lys hulle langs die stappe waarmee hulle verband hou. Moenie hierdie dinge trivialiseer nie.
  • Toerusting en voorrade. Lys wat nodig is en watter toerusting of toerustingstandaarde jy wanneer en waar kan kry.
  • Waarskuwings en kwessies. Die probleemafdeling, so. Gesels oor alles wat verkeerd kan loop, waarvoor om op te let en wat `n probleem vir die finale, perfekte produk kan wees.
  • Gee elke onderwerp sy eie hoofstuk (gewoonlik genommer) om te verhoed dat jou SOP te taalagtig en verwarrend word en om dinge toeganklik te hou.
  • Hierdie is nie `n volledige lys nie; dit is net die punt van die prosedurele ysberg. Jou organisasie kan aandui watter ander aspekte aandag verg.
  • Prent getiteld Skryf `n Standaard Bedryfsprosedure Stap 8
    3. Hou jou geskrifte bondig en maklik om te lees. Die kans is goed dat jou gehoor hulle nie vir die pret lees nie. Hou dit kort en saaklik – anders sal jy fokus verloor of hulle sal nie die dokument vind om deur te kom nie en moeilik om te verstaan. Hou jou sinne so kort as moontlik.
  • Hier is `n sleg voorbeeld: Maak seker dat jy alle stof van die luginlate verwyder voordat jy dit gebruik.
  • Hier is `n Goed voorbeeld`: Suig alle stof uit die luginlate voor gebruik.
  • Moenie oor `jy` in die algemeen praat nie. Dit spreek vanself. Praat aktief en begin jou sinne met die imperatief.
  • Prent getiteld Skryf `n Standaard Bedryfsprosedure Stap 9
    4. Onderhoud, indien nodig, met die werknemers wat die proses hanteer oor hoe hulle die werk verrig. Die laaste ding wat jy wil hê, is om `n SOP te skryf wat net nie reg is nie. Jy stel die veiligheid, doeltreffendheid en tyd van jou span in gevaar en jy neem nie prosedures wat reeds gebruik word in ag nie – iets waarvoor jou kollegas jou nie sal bedank nie. Vra vrae indien nodig! Dit moet reg gedoen word!
  • As dinge nie duidelik is nie, vra verskillende mense om alle rolle en verantwoordelikhede in ag te neem. Een spanlid mag nie by die SOP hou nie en `n ander mag slegs by `n deel van die handelinge betrokke wees.
  • Prent getiteld Skryf `n Standaard Bedryfsprosedure Stap 10
    5. Breek groot stukke teks in stukke op met diagramme en vloeidiagramme. As jy met een of twee stappe te doen het wat veral moeilik is, maak dit maklik vir jou lesers met `n grafiek of diagram. Dit word makliker om te lees en dit gee die gedagtes `n blaaskans van al die moeite om alles te verstaan. En vir jou lyk dit meer volledig en goed geskryf.
  • Moenie dit net gebruik om jou SOP op te kikker of dit meer indrukwekkend te laat lyk nie; doen dit net as dit sin maak of as jy `n taalgrens probeer deurbreek.
  • Prent getiteld Skryf `n Standaard Bedryfsprosedure Stap 11
    6. Maak seker dat elke bladsy die korrekte enkodering het. Jou SOP is ongetwyfeld een van baie SOP`s. Om dié rede moet jou organisasie `n soort databasis handhaaf waarin alles gehou word op grond van `n sekere indekseringstelsel. Jou SOP is deel van daardie indeksering en daarom moet een of ander vorm van kodering gevind word. Daarom moet dit duidelik wees.
  • Elke bladsy moet `n kort titel of ID-nommer, die datum en `n bladsynommer hê. Jy benodig dalk voetnote; dit hang af van die beleid van jou organisasie op hierdie punt.
  • Deel 3 van 3: Verseker sukses en presisie

    Prent getiteld Skryf `n Standaard Bedryfsprosedure Stap 12
    1. Toets die prosedure. As jy nie jou prosedure wil toets nie, het jy dit waarskynlik nie goed genoeg geskryf nie. Vra iemand met `beperkte begrip` van die proses (of iemand wat verteenwoordigend is van die toevallige leser) om jou SOP te gebruik en gelei te word deur. Watter probleme loop hulle in?? As daar is, moet jy hulle aanspreek en die nodige aanpassings maak.
    • Dit is die beste om jou SOP deur `n paar mense te laat toets. Verskillende mense loop verskillende dinge teë, wat jou baie (hopelik nuttige) antwoorde sal gee.
    • Maak seker dat die prosedure getoets word deur iemand wat dit nog nooit gedoen het nie. Iemand met binnekennis sal steeds daarop staatmaak en nie in die eerste plek op jou werk om te vorder nie, sodat dit sy doel misloop.
    Prent getiteld Skryf `n Standaard Bedryfsprosedure Stap 13
    2. Laat die SOP hersien deur diegene wat die prosedure werklik uitvoer. Dit maak op die ou end nie saak nie werklike van wat jou base van die SOP dink. Dit gaan oor diegene wat eintlik moet saamwerk. Dus, voordat jy dit aan die base hierbo stuur, wys die vrug van jou pen aan diegene wat die werk gaan doen of reeds doen. Vind wat sy daarvan?
  • Deur hulle te betrek en hulle deel van die proses te maak, is hulle meer geneig om hierdie SOP te aanvaar. En hulle het ongetwyfeld `n paar goeie idees!
  • Prent getiteld Skryf `n Standaard Bedryfsprosedure Stap 14
    3. Laat jou SOP deur jou adviseurs en die kwaliteitsbeheerafdeling nagaan. Sodra die span reg is, kan jy dit aan jou adviseurs aanstuur. Hulle het dalk minder te sê oor die werk self, maar hulle sal jou laat weet of die opstelling goed is, as jy iets vergeet het, en hulle sal jou laat weet hoe om alles amptelik en deel van die stelsel te maak.
  • Gebruik die amptelike roeteringstelsels om dokumenttoestemmings te verkry, sodat jy seker kan wees dat die goedkeuringsroete behoorlik afgeteken is. Dit verskil van organisasie tot organisasie. Jy wil net seker maak dat almal hul sê gesê het en al die reëls nagekom word.
  • Moet handtekeninge hê. Die meeste maatskappye het nie meer `n probleem met elektroniese handtekeninge nie.
  • Prent getiteld Skryf `n Standaard Bedryfsprosedure Stap 15
    4. Begin om jou SOP te gebruik sodra dit goedgekeur is. Jy sal dalk eers opleiding vir die betrokke werknemers moet reël, maar dit kan ook beteken dat jou papier in die toilet gehang word. Hoe dit ook al sy, maak seker dat jou werk gebruik word! jy het dit gedoen. Tyd vir `n bietjie erkenning!
  • Maak seker jou SOP bly op datum. Indien dit nie meer die geval is nie, verskaf onmiddellik `n opdatering, maak seker dat die opdaterings goedgekeur en gedokumenteer is en stuur die SOP weer. Jou span se veiligheid, produktiwiteit en sukses hang daarvan af.
  • Wenke

    • Gebruik eenvoudige Nederlands om die stappe te verduidelik.
    • Onthou om belanghebbendes te betrek waar moontlik sodat die geskrewe proses dieselfde is as die werklike proses.
    • Kyk of daar `n ouer weergawe van die SOP is. Miskien kan jy jouself beperk tot `n paar vinnige aanpassings. Maak seker jy dokumenteer dit ook goed!
    • Het `n dokumentgeskiedenis met elke nuwe weergawe.
    • Gebruik vloeidiagramme en beelde om die leser te help om die proses te volg.
    • Gee aandag aan helderheid. Maak seker dat veelvuldige interpretasies nie moontlik is nie. Wys die prosedure aan iemand wat nie daarmee vertroud is nie en vra wat hulle dink: jy kan `n verrassing hê.
    • Laat jou stuk nagaan voordat jy dit goedgekeur kry.

    Artikels oor die onderwerp "Die skryf van 'n standaard bedryfsprosedure"
    Оцените, пожалуйста статью