Hoe om 'n formele e-pos te begin: 14 stappe (met prente)

Inhoud

Trappe

E-posse is natuurlik nie so formeel soos briefskryf nie. Jy sal egter steeds tye hê wanneer jy meer formeel moet wees om jou e-pos te skryf. Oorweeg na wie jy die boodskap stuur en kies `n groet wat by die ontvanger pas. Sodra jy dit uitgepluis het, kan jy voortgaan om die groet te formateer en die openingsinne te skryf.

Trappe

Deel 1 van 3: Oorweging van die ontvanger

Prent getiteld Begin `n formele e-pos Stap 1

1. Besluit hoe formeel jy moet wees. Selfs as jy `n `formele` e-pos skryf, hang af van die ontvanger hoe formeel jy moet wees. Byvoorbeeld, jy gebruik nie dieselfde vlak van formaliteit wanneer jy `n professor skryf as wanneer jy vir `n werk aansoek doen nie.

Wanneer jy iemand vir die eerste keer kontak, is dit beter om meer formeel te wees as wat nodig is om aan die veilige kant te wees.

Prent getiteld Begin `n formele e-pos Stap 2

2. Soek die persoon se naam. Doen navorsing om die persoon se naam uit te vind, as jy dit nog nie ken nie. Om die persoon se naam te ken, maak die groet meer persoonlik, selfs terwyl jy formele tegnieke vir jou e-pos gebruik.

Prent getiteld Begin `n formele e-pos Stap 3

3. Volg die persoon se formaliteit. As die persoon reeds vir jou `n e-pos gestuur het, is dit goed om hul groetstyl aan te neem. Byvoorbeeld, as hy/sy "Hallo" en jou voornaam gebruik, is dit aanvaarbaar om in dieselfde styl te antwoord deur "Hallo" en die persoon se voornaam te gebruik.

Deel 2 van 3: Kies `n groet

Prent getiteld Begin `n formele e-pos Stap 4

1. Val terug op `Beste`. "Liewe" (gevolg deur die persoon se naam) is `n ou standaard vir `n rede. Dit is formeel sonder om afsydig te wees en omdat dit so gereeld gebruik word, word dit dikwels onsigbaar in `n groet, wat goed is. Jy wil nie hê jou groet moet uitstaan nie, want dit is onvanpas.

Prent getiteld Begin `n formele e-pos Stap 5

2. Probeer `Hallo` as jy nie die persoon se naam ken nie. Dit is `n relatief formele groet wat jy in besigheids-e-posse kan gebruik, veral as jy nie die persoon se naam ken nie. Dit is egter altyd beter om die persoon se naam uit te vind indien moontlik.

Jy kan ook "Geagte leser" gebruik as die e-pos baie formeel is en jy nie die persoon se naam ken nie. Hierdie groet kan egter vir sommige mense afstootlik wees.

Prent getiteld Begin `n formele e-pos Stap 6

3. Oorweeg "Hallo" of "Hallo" in effens minder formele e-posse. E-posse is oor die algemeen minder formeel as briewe, so jy kan dikwels wegkom met iets soos "Hallo" in `n ietwat formele e-pos. Byvoorbeeld, as jy `n e-pos aan jou onderwyser stuur, moet iemand met wie jy eintlik kommunikeer, "Hallo" of "Hallo" net goed werk.

Prent getiteld Begin `n formele e-pos Stap 7

4. Vermy "Hallo". Alhoewel "Hallo" aanvaarbaar kan wees in `n semi-formele e-pos, is "Hallo" waarskynlik nie. Dit is `n baie informele groet, selfs in gesprekke, so jy moet dit vermy in enige tipe formele e-pos. Byvoorbeeld, selfs as jy jou baas redelik goed ken, is dit waarskynlik die beste om "Hallo" te vermy wanneer jy hom e-pos stuur.

Prent getiteld Begin `n formele e-pos Stap 8

5. Gebruik `n titel in plaas van `n naam indien nodig. Soms wanneer jy aan iemand skryf, ken jy net die titel binne die maatskappy of organisasie. In daardie geval kan jy net die persoon se titel in plaas van die persoon se naam gebruik, soos "Geagte Huurbestuurder", "Geagte Aanstellingskomitee" of "Geagte Professor".

Prent getiteld Begin `n formele e-pos Stap 9

6. Voeg die persoon se titel by om dit meer formeel te maak. Voeg indien moontlik by `Mnr. `, `Mev. `, `Dr. ` of `Professor` voor die persoon se naam om dit meer formeel te maak. Gebruik ook die persoon se van of volle naam om meer formeel te wees, eerder as net die persoon se voornaam.

Deel 3 van 3: Formateer die e-pos en begin

Prent getiteld Begin `n formele e-pos Stap 10

1. Plaas die groet op die eerste reël. Die eerste reël moet die groet wees wat jy gekies het, gevolg deur die persoon se naam. Indien moontlik, gebruik `n titel vir die persoon, soos mnr, mev of dr., gevolg deur hul voornaam en van.

Prent getiteld Begin `n formele e-pos Stap 11

2. Plaas `n komma. In die algemeen, plaas `n komma na die groet. In formele briewe kan jy `n dubbelpunt gebruik, maar dit is gewoonlik te formeel vir `n e-pos, selfs `n formele een. In die meeste gevalle sal `n komma voldoende wees, maar jy kan `n dubbelpunt gebruik wanneer jy `n dekbrief in `n e-pos skryf.

Prent getiteld Begin `n formele e-pos Stap 12

3. Gaan na die volgende reël. Die groet is op `n aparte reël aan die bokant, so sodra jy dit geskryf het, druk die Enter-sleutel om na die volgende reël te beweeg. As jy reëlbreuke in plaas van inkepings gebruik om paragrawe te skep, plaas `n leë reël tussen die begroeting en die eerste paragraaf.

Prent getiteld Begin `n formele e-pos Stap 13

4. Stel jouself voor in die eerste sin indien nodig. Wanneer jy vir die eerste keer iemand skryf, moet jy `n inleiding gee, selfs al ken jy die persoon persoonlik. As jy die persoon `n idee gee van wie jy is, moedig jy hulle aan om aan te hou lees.

Byvoorbeeld, jy kan skryf: "My naam is Jessica Hills en ek is die bemarkingsdirekteur vir XYZ Company." Jy kan ook noem hoe jy die persoon ken: "My naam is Robert Smith, en ek is in jou bemarkingsklas (Bemarking 101 wat Dinsdae en Donderdae om 12 gehou word.00 uur vergadering)."

As jy reeds die persoon ken en al voorheen geskryf het, kan jy die eerste sin as `n groet gebruik. Byvoorbeeld, jy kan sê: "Dankie dat jy my so vinnig gekontak het" of "Ek hoop dit gaan goed met jou."

Prent getiteld Begin `n formele e-pos Stap 14

5. Kom reguit tot die punt. Die meeste formele e-posse moet vinnig tot die punt kom. Dit beteken jou eerste of tweede sin moet die rede gee waarom jy aan die ontvanger skryf. Onthou om so bondig as moontlik te wees wanneer jy jou doelwit beskryf.

Byvoorbeeld, jy kan skryf: "Ek skryf om jou te vra vir hulp met `n bemarkingsprobleem" of "Ek skryf aan jou omdat ek probleme ondervind in die klas en ek het gehoop jy het voorstelle vir bykomende materiaal te lees.". "