Gratis stap vir stap instruksies 
Beller: “Kan ek met Tim praat?" Respondent: “Mag ek vra wie bel?" Beller: "Tom.” Respondent: “Waarvandaan bel jy?" Beller: "Engeland.” Respondent: “Wat is die naam van jou maatskappy?" Beller: "Dis privaat.” Respondent: “Tim verwag jou oproep?” Beller: "nuut.” Respondent: “Goed, ek probeer jou oorplaas” 
Hierdie punt het aangegryp by senior inbelsentrumbestuur, wat spieëltjies in elke oproepsentrumwerknemer se werkplek opgesit het wat lees: "Wat jy sien, is wat hulle hoor."!”. 
Maak 'n telefoonoproep professioneel
Inhoud
E-posse, regstreekse klets, aanlyn navrae en sosiale media is alles belangrik, maar die telefoon is steeds die voorkeurkeuse wanneer jy sake doen. Hoeveel keer het jy al met iemand oor die telefoon gepraat wat jy gedink het onprofessioneel lyk? Maak seker dat ander nie dieselfde oor jou dink nie. Hier is alles wat jy moet weet oor hoe om `n telefoonoproep professioneel te voer.
Trappe
Deel 1 van 3: Beantwoord die telefoon
1. Hou `n pen en papier gereed. Bly op hoogte van jou telefoonoproepe deur die persoon se naam, die tyd wat hulle gebel het en die rede neer te skryf. Dit is die beste om die inligting in `n notaboek neer te skryf. Dit hou die telefoonoproepe netjies op een plek georganiseer, en jy kan `n kopie gee vir wie ook al die oproep bedoel was, as dit nie vir jou was nie.
2. Beantwoord die telefoon so gou as moontlik. Niemand hou daarvan om te wag nie. Deur die telefoon vinnig te beantwoord, wys die beller, wat heel waarskynlik `n kliënt is, dat jy `n doeltreffende besigheid het. Dit laat ook die oproeper weet dat sy of haar oproep belangrik is.
3. Identifiseer jouself en jou maatskappy. Sê byvoorbeeld: “Dankie dat jy Ysterhandelaar De Zwaard gebel het. Jy praat met Bram.Vra wie bel en waarvandaan hulle bel as hulle nie daardie inligting verskaf nie, veral as jou maatskappy `n streng beleid teen ongewenste oproepe het.
4. Vra die regte vrae. Versamel soveel inligting as moontlik. Dit help om ongewenste telefoonoproepe te identifiseer. Dit kan egter beskuldigend lyk wanneer jy ander mense uitvra, veral wanneer jy `n reeks vrae vra. Jy wil nie opdringerig voorkom nie, so bly kalm en gebruik `n kalm en matige toon.
5. Gestel iemand van jou organisasie luister na die gesprek. Maatskappye wat inkomende oproepe monitor, laat jou gewoonlik in `n vooraf opgeneemde boodskap weet. Selfs as hulle dit nie doen nie, praat jy meer professioneel wanneer jy dink hulle doen. As hulle dit doen, sal jy die geleentheid hê om te hoor hoe jy op die foon klink, en jouself verbeter indien nodig.
Deel 2 van 3: Skakel die oproep oor
1. Vra voordat jy iemand in die wiele sit en wag vir hul antwoord. ’n Groot probleem met baie maatskappye is dat hulle bellers te lank aanhou. Behalwe Zen-meesters, hou die meeste mense nie daarvan om lank te wag nie. Mense dink altyd hulle wag twee keer so lank as wat hulle werklik doen. As jy hulle so gou as moontlik uit die wag hou, verminder dit die risiko van `n geïrriteerde beller wanneer jy weer die lyn optel!
2. Maak seker wie ook al die klok is, wil die oproep aanneem. Wanneer die beller na `n spesifieke persoon vra, vertel hulle dat jy "probeer oordra" voordat jy dit in die wag hou. Kontroleer dan dat die ontvanger a) beskikbaar en b) gereed is om met die persoon te praat. Indien nie, maak seker dat jy `n gedetailleerde boodskap neem.
3. Gebruik korrekte grammatika. Gebruik altyd "John en ek" as die onderwerp en "John en ek" as die leidende voorwerp (bv. "John en ek het winkel toe gegaan" nie "Hy het met John en ek gepraat").
4. Gee aandag aan jou stem. Die beller hoor jou bedoelings uit jou stem en toon. Hetsy per telefoon of persoonlik; dit sê meer as die woorde wat uit jou mond kom. Die sleutel tot sukses in `n professionele telefoonoproep is om van binne na buite te glimlag!
5. Gebruik die beller se naam waar moontlik. Dit voeg iets persoonliks by en wys dat jy luister. “Jammer John, maar Mark is nie op die oomblik beskikbaar nie. Kan ek jou help met iets of `n boodskap neem?”
6. Identifiseer jouself asseblief eers wanneer jy iemand bel. Sê byvoorbeeld: “Ek is Marije Hunter en ek soek Lora de Vries”. Moet egter nie woordig wees nie. Met ander woorde, wees direk sonder om oor onnodige besonderhede uit te brei.
7. Beëindig die gesprek professioneel. Sê opreg: "Dankie dat jy gebel het. Ek wens jou `n lekker dag toe!”
Deel 3 van 3: Hanteer moeilike telefoonoproepe
1. Oefen aktiewe luistervaardighede. Moenie stry of die kliënt afsny nie. Al is die persoon verkeerd of weet jy wat hy of sy gaan sê. Laat die persoon sê wat hy of sy wil sê. Goeie luister boesem vertroue in en help om `n kwaai oproeper te kalmeer.
2. Gebruik `n lae stem en praat in `n gelyke toon. As die kliënt harder begin praat, praat self stadiger en in `n kalm stem. Kalm gedrag (teenoor geïrriteerd of opgewonde) werk goed om `n verskrikte persoon te kalmeer. Om nie deur `n kliënt se volume of toon beïnvloed te word nie, kan `n kwaad persoon help om `n greep op homself te kry.
3. Bou vertroue deur empatie. Plaas jouself in die kliënt se skoene. Laat die oproeper weet dat jy hul frustrasie en grief verstaan. Dit alleen help regtig om `n persoon te kalmeer. Dit word `verbale knik` genoem en dit help om `n beller verstaan te laat voel.
4. Vermy om kwaad of ontsteld te word. As die kliënt verbaal beledig of vloek, haal diep asem en gaan voort asof jy dit nie gehoor het nie. Om op dieselfde manier te reageer los niks op nie en kan die situasie buite beheer laat raak. Herinner eerder die kliënt dat jy wil help en dat jy hul beste kans is om die saak op te los - dikwels kalmeer hierdie stelling die situasie.
5. Vermy om dinge persoonlik te neem. Hou by die kwessie en moenie persoonlik raak nie, selfs al doen die kliënt dit. Moenie vergeet dat die kliënt jou nie ken nie, en hy of sy neem net frustrasie op jou uit as `n verteenwoordiger. Bring die gesprek rustig terug na die kwessie en hoe jy dit probeer oplos, en ignoreer persoonlike opmerkings.
6. Moenie vergeet dat jy met `n mens praat nie. Ons het almal ons slegte dae. Miskien het die persoon `n argument met sy of haar man gehad, `n boete opgelê of net `n paar keer slegte geluk gehad. Ons het dit almal in `n mate ervaar. Probeer om hul dag beter te maak deur kalm en onopvallend te bly – dit laat jou ook goed voel!
Wenke
- Moenie kougom in jou mond sit nie, en moenie eet of drink terwyl jy op die foon praat nie.
- Vermy die gebruik van "ah", "eh" en ander betekenislose `vullers` of klanke.
- Moenie die dempknoppie gebruik nie: dit moet slegs gebruik word wanneer ekstra hulp van `n toesighouer of opleidingsafrigter nodig is.
Waarskuwings
- Onthou dat nie almal weet hoe om professioneel te wees nie. Bly beleefd selfs wanneer dit nie wedersyds is nie.
- Nadat jy `n probleem hanteer het, onthou dat die volgende oproeper `n nuwe persoon is. Laat los enige emosies wat moontlik van die vorige beller opgeduik het.
- Kliëntediensverteenwoordigers moet `n breek van 5 of 10 minute neem na `n ongemaklike telefoonoproep.
Artikels oor die onderwerp "Maak 'n telefoonoproep professioneel"
Оцените, пожалуйста статью
Soortgelyk
Gewilde
