Gratis stap vir stap instruksies 
Kom liever nie aan met eise soos, "Ek dink dat ons almal baie gelukkiger sou wees as ons op vrydag gemaklike klere mag dra." Beter is dit om te ondersoek om studies te doen oor `n moontlike hoër meer op kantoor wanneer werknemers meer outonomie kry in hul klerasie, en die in jou memo om te noem. 
Probeer byvoorbeeld die volgende: "Volgens ons bevindingen,..." van "Uit ondersoek van die EPA blyk dat...". 
Kies ook `n eenvoudige lettertipe, soos Times New Roman. Dit is nie die oomblik om met `leuke` lettertipes te gaan speel nie, soos Comic Sans (daar sal oor gemaak word as jy hierdie kies!). 
Daar is gewoonlik geen noodzaak om alinea se te laat inspringen nie. 
Ook voorstel van `n idee van oplossing. Byvoorbeeld, as jy `n oplossing het wat betrekking het op beplanningsprobleme vir oorgang, dan kan jy hierdie idees in `n memo skryf en na jou leidinggewende stuur. Om geneem te verdelen. Die stuur van `n memo kan byvoorbeeld `n doeltreffende metode wees vir die toewysings van verantwoordelikheid vir `n aanstaande konferensie, waarvoor jy afdeling as gasheer funksioneer. Als verslag. Jy kan ook `n memo stuur om jou kollega`s te praat oor `n gebeurtenis wat homself onlangs voorgedoen het, `n opdatering om oor `n projek te gee, as voortgangsverslag van `n verslag van die bevindinge van `n ondersoek. 
Dit moet duidelik en maklik leesbaar wees deur drukke persone. Dit is belangrik dat belangrike inligting nie oor die hoof gesien word nie. Deur die memo gefocust te hou sal jou boodskap goed ontvang word en begrepe. 
Byvoorbeeld, jy sal `n ander tipe memo skryf as jy kollega`s wil inlig oor die planne vir `n verrassingsfees vir die mense in die kantoor met die somerjaardae, bespreek met die vir jou leidinggewende oor die resultate van jou maande durende ondersoek. 
AAN: die name en titels van almal wat jy memo ontvang. UIT: vermeld die volledige naam en die titel. DATUM: vergeet die volledige en regte datum - vergeet nie om die jaar te vermeld nie. ONDERWERP: gee `n kort, maar spesifieke beskrywing waar die memo oor gaan. Weet dat dit ook nuttig is om die onderwerp te gee "m.b.t.:" (een afkorting van met betrekking tot) of "Betref:". 
Dit is `n slegte besigheid praktyk om jou memo aan almal binne die maatskappy te stuur as dit slegs betrekking het of van invloed is op `n paar persone. Mense raken al vinnig oorweldig deur enorme aantal memo`s en sal goed gaan negeren of hulle nie noukeurig lees nie. 
Hou dit in gedagtes wanneer jy die inligting invul vir almal op die lys met geadresseerde: neem die volledige name en besigheidstitels van betrokkenen in op. 
Hebben hulle byvoorbeeld `n doktoraat? Zo ja, dan is dit oor die algemeen `n goeie idee om te verwys as Dr. Wat is hul titel? Sy is byvoorbeeld `n visepresident van `n dekaan? So ja, dan moet jy as spesiale aanspreek in jou memo. 
Bijvoorbeeld: "Nuwe klant" is vry vaag, en as iemand op soek is in die eie bestande van `n paar weke van dae gelede, dan sal dit moeilik wees om jou memo te vind. Dit sal beter wees, "Voorgangsverslag oor ondersoek na uitgebreide kliëntebestand". 
Dit is bedoel as `n vinnige en doeltreffende manier om belangrike inligting oor te dra, en dit moet duidelik wees vir jou publiek wie wel en nie die memo kry nie. 
Bijvoorbeeld, "Ek skryf dit omdat...". Die inleiding moet `n kort oorsig gee om te gee van wat die ontvangers van die memo kan verwag. 
Hou die beknopt —een paar zinnen of `n korte paragraaf is genoeg. 
Jy kan byvoorbeeld kies om die inligting in die kern te orden na belang van die teks, of as jy `n prosedure uitleg, deel en die kerndele van jou memo op in stukke, om te korrespondeer met die verskillende stadia van die proses. 
Jy kan byvoorbeeld alle volgende paragrafe meeneem deur dit oor `n aanstaande kantoorverhuizing te skryf: "Nuwe plek vir ons hoofkantoor," "Belangrike riglyne vir die inpak van die kantoor", af "Tydlyn vir die voltooiing van die kantoorverhuizing." 
Die afsonderlike alinea`s van paragrafen van jou memo moet gerig wees op slegs een idee. 
Hierdie standaard-paginalimiet geld vir `n dokument met gewone tekenafstand en reëls tussen paragrafen. 
Was die inligting wat jy het ingewikkeld, of as jy `n memo gestuur het wat langer is dan normaal, dan kan dit nuttig wees vir jou om kort die belangrikste punte saam te water. 
Wat is die doel van die memo? Wil jy die geadresseerden iets gaan doen? Moet op `n sekere dag reageer? So ja, vermeld dit dan duidelik. As daar geen verdere aksie vereis word nie, skryf dan `n eenvoudige slotsin, soos "Ek wil dit graag verder bespreken" van "Laat my weet of jy vrae of opmerkings het". 
As het gangbaar is om te onderteken (bijvoorbeeld, "met vriendelijke groet, mevrouw Smit"), doen dit self dan ook. Selfs as jy die handtekening oorslaat, kan jy nog goed opneem as jy aanvanklike aan die einde van die dokumentplase opneem. 
Jy moet ook verwys na die bylae in die hooftekst van die memo. Byvoorbeeld, as jy jou medewerkers op die hoogte stel van `n aanstaande kantoorverhuizing, dan kan jy iets as die volgende skryfwerk: "Dit is die bedoeling dat ons aan die einde van dit kwartaal klaar is met die verhuising. Zie die bygevoegde tabel 1 vir `n meer gedetaileerde tydskema." 
Oorweeg om dit selfs nie te verstuur na die eerste proeflezen nie, want dit is nie dringend nie. As jy die memo na `n uur of twee nogmaals bekyk het, merk jy goed foute op wat jy in eerste instansie oor die hoof gesien het. As die memo gevoelige inligting bevat, neem dan die bedrijfsbeleid deur om te sien wie dit memo vir jou kan deurneem en definitiewe goedkeuring kan gee oor die inhoud.
'N memo skryf
Inhoud
`n memorandum — veral bekend as `n memo — is `n dokument wat gewoonlik vir interne kommunikasie tussen kollegas van medewerkers van `n afdeling gebruik word. Hierdie wikiHow word gelei deur die proses van die skryf van `n veilige memo.
Stappen
Deel1 van 3: Opties vir die taal en opmaak instel
1. Vermijd al te informele taal. Oor die algemeen sal jy taal eenvoudig en eenvoudig moet wees, maar dit is nie maklik nie. Gebruik nie `n al die alledaagse gesprekstoon in jou memo nie.
- Vermyd byvoorbeeld om te skryf van dinge as, "Hé jongens! TGIF, of nie? Maakt nie uit nie, ek wil selfs `n belangrike saaklike aangelegenheid bespreken."
- In plaas daarvan is dit beter om meteen te kom: "Dit is die voortgangsverslag vir Project Z".
2. Vermijd emosionele taalgebruik. Dit is ook die beste om `n neutrale toon aan te hou en emosionele gelaaide taal te vermijden. Doe jy die beste om te wys na feiten en bewijsmateriaal ter ondersteuning van jou produkte.
3. Gebruik aanwysings. Wanneer jy na `n bewys gaan, gaan verwijzen of verwys aan `n bron, sorg dan vir dat jy taal gebruik word sodat jy kan weet wat jy aan jou doen.
4. Kies `n gepaste styl vir `n grootte vir die lettertipe. Die memo moet maklik wees om te lees, dus is dit beter om uiterste klein lettertipes te vermijden — 11 van 12-punte is standaard.
5. Gebruik standaardmarges vir jou memo. Marges van 1 duim is gangbaar vir bedrijfsmemo`s, hoewel sommige tekstverwerkingsprogramme vooraf opgemaakte kredietnota sjablonen het met iets bredere marges (byvoorbeeld 1,25 duim).
6. Gebruik die enkele reëlafstand vir jou dokument. Bedryfsmemo`s word gewoonlik nie met `n dubbele reëlafstand 2 gemaak nie. Om die aantal pagina`s laag te hou, kan jy die beste enkelspasiëring gebruik, maar laat wel lege reëls tussen die afsonderlike alinea`s of paragrafen.
Deel2 van 3: Die voorbereiding van die skryf van `n saaklike memo
1. Vraag jy af van die memo wel moet gestuur word. As jy verskeie mense in jou span op die hoogte moet bring van `n belangrike besigheid aangelegenheid, dan is dit versturen van `n memo `n uitstekende idee. Jy kan selfs `n memo stuur as jy net een persoon kommunikeer, byvoorbeeld as jy `n korrespondensie wil hê.
- In sommige gevalle is dit egter goed eenvoudiger om net direk te oorlê met die persoon in kwessie.
- Sommige inligting kan ook te sensitief wees om in `n memo te sit.
2. Bepaal wat jy doel is met die memo. Afhanklik van jou spesifieke doel, sal die inhoud en die organisasie van jou memo verander. Die meeste memo`s word om die volgende redes geskryf:
3. Beperk die onderwerp. Ek wil graag met `n heleboel projek beweeg en geneig wees om my te stuur om jou kollega`s, superieuren van kliënte op die hoogte te hou van alles waar jy tans besig is. Hou egter in gedagtes wat bedrijfsmemo se op een probleem gerig moet wees.
4. Denk na oor je publiek. Die inhoud, styl en die toon van jou memo sal afhang van die beoogde doelgroep, dus dink goed na oor almal wie jy memo ontvang.
Deel3 van 3: Het opstellen van je zakelijke memo
1. Etiket jy memo. Daar is baie verskillende soorte besigheidskorrespondensie. Die standaardprosedure vir `n memo is om die dokument ook as `n spesiale titel te gee.
- Bijvoorbeeld: tik `Memo` van `Memorandum` bovenaan die pagina.
- Dit is aan jou of jy die titel skakels wil uitvullen of wil centreren. `n Goeie vuistregel is as voorbeeld gebruik van die bedrijfsmemo`s wat jy self ontvang het, en die opmaak van kopiëren.
2. Skryf die kop van jou memo. Die eerste deel van jou memo hoort vier belangrike stukjes inligting wat bevat. In latere stappe vind jy meer inligting oor elke onderdeel.
3. Stel `n lys met ontvangers versigtig op. Maak seker dat jy enigiemand nie opneem dat die geïnformeer moet word nie. Beperk die verspreiding van jou memo om te bepaal wat jy moet weet.
4. Gebruik die korrekte name en titels vir die mense op jou lys met geadresseerden. Selfs as je baas tutoyeert, is dit beter om skriftelike korrespondensie formele te hou. Byvoorbeeld, miskien noem jy haar wel "Susan" wanneer julle mekaar teëkom in die hal, maar tien behoeve van jou memo, spreek jy haar aan as "Mevrou Willems" van "Dr. Willems".
5. Gaan na wat die regte titels is van die mense waar jy `n eksterne memo na toe gestuur word. As jy `n memo na iemand buite jou kantoor stuur, is dit ook belangrik om die regte aanspreektitel te agterhalen. Neem die tyd om hul profiel te ondersoek; hul persoonlike inligting word waarskynlik goed op die webwerf van hul maatskappy aangedui.
6. Stel die onderwerpe reël sorgvuldig saam. Dit is die bedoeling dat jy onderwerpsreël kort is, maar ook duidelik en nie te algemeen nie.
7. Sla dalk die aanhef oor. Dit is aan jou of jy `n memo wil begin met `n aanhef, soos "Geachte mevrouw Winters" van "Lieve collega s`n". Hou egter wel in gedagtes dat hierdie grooten nie in `n saaklike memo verwag word nie.
8. Stel die eerste, inleidende sectie van die memo op. Skryf duidelik jou doel vir die skryf en stuur van die memo.
9. Zorg dat die inleiding kort bly. Daar is geen behoefte aan alle besonderhede en/of bewys in die eerste paragraaf van jou memo te plaas.
10. Beslis oor die organisasie van die kern van jou memo. Na die inleiding bevat `n zakelijk memo meestal twee tot vier alinea se ekstra alvorens af te sluit. Die inhoud en die organisasie sal variëren, afhangende van jou onderwerp.
11. Beslis of je onderverdelingen en titels wil opneem. U besigheids memo moet duidelik paragrafen hê. Dit is gebruiklik vir besigheidsmemo`s om in duidelike afdelings te onderverdeeld, sodat die inligting maklik kan lees en opgeneem word. Jy kan verder help om die belangrikste punte te verstaan uit jou memo deur die aanbring van kopjes per paragraaf.
12. Skryf spesifieke subtitels. Maak seker dat die fokus van elke paragraaf duidelik vir jou publiek is.
13. Neem onderwerpszinnen op in elk van de alinea se van die kern van die memo. Die eerste punt van elke paragraaf van alinea moet die publiek duidelik maak wat die belangrikste punt van die paragraaf sal wees.
14. Oorweeg die gebruik van opsommingstekens. Mogelijk vind jy dit handig om te gebruik om opsommingstekens van die lys te maak, om die belangrike punte na vore te haal. Dit kan help om te konsentreer op die belangrikste punte, en die memo vinniger en doeltreffender te lees.
15. Hou het beknopt. `n Tipiese saaklike memo mag nie langer as een tot twee bladsye wees nie.
16. Beslis of jy `n saamvattende alinea nodig het. Oor die algemeen is dit nie nodig om saam te water wat jy net in jou memo geskryf het nie, veral nie as jy geslaag het om dit binne `n bladsy te hou nie.
17. Doe is `n afsluitende paragraaf van alinea by. Selfs as jy vind dat dit nie nodig is nie, is om die memo saam te water, dan sal jy die teks moet afsluit. Dink na oor die volgende:
18. Onderteken die memo desgewenst. Dit is oor die algemeen nie nodig nie, jy moet jou volledige naam van handtekening voeg aan die einde van jou memo. Hou egter wel rekening mee dat jy die beste voorbeeld van collega se kan volg.
19. Maak `n opmerking oor enige bykomende. As jy bysluit bysluit met jou memo, soos tabelle, grafieke van rapporten, vermeld dit dan wel aan die einde van jou memo. Bijvoorbeeld, "bylae: tabel 1".
20. Neem die memo sorgvuldige deur. Voordat jy die memo verstuur het, moet jy die teks sorgvuldige proeflezen. Kontroleer of jy sins grammaticaal korrek is, dat dit geen foute is in spelling van interpunctie voorkom nie, en dat die inhoud duidelik is.
Artikels oor die onderwerp "'N memo skryf"
Оцените, пожалуйста статью
Gewilde
