Hoe om 'n klagtebrief te sluit: 8 stappe (met prente)

Inhoud

Trappe
- Deel 1 van 2: Skryf van die slotparagraaf
- Deel 2 van 2: Bepaal watter groet die beste is

A klagbrief is `n goeie manier om jou misnoeë as `n kliënt van `n maatskappy uit te druk. Byvoorbeeld, jy kan `n klagtebrief skryf om aandag te vestig op `n probleem met `n produk of om `n klagte in te dien wanneer die maatskappy baie swak diens gelewer het. Nadat jy die opening en middel van die brief geskryf het, is dit ook belangrik om `n goeie afsluiting aan die brief te gee. Só verseker jy dat jou brief professioneel oorkom en dat jou klag ernstig opgeneem word. Benewens `n skerp slotparagraaf, moet `n formele groet en jou naam nie ontbreek nie.

Trappe

Deel 1 van 2: Skryf van die slotparagraaf

Prent getiteld Bel jou kongresverteenwoordiger Stap 5

1. Dui aan dat jy uitsien na `n antwoord. Begin die laaste paragraaf deur aan te dui dat jy uitsien na `n antwoord op jou klagte. Dit herinner die leser daaraan dat u `n antwoord op u klagtebrief verwag.

Byvoorbeeld, jy kan iets skryf soos: "Ek sien uit na jou antwoord op my brief" of "Ek hoop vir `n spoedige reaksie op my klagte."

Prent getiteld Adverteer `n boek op `n begroting Stap 12

2. Laat weet ons dat jy `n lojale kliënt is. As jy voorheen iets by die maatskappy gekoop het en `n lojale kliënt is, noem dit asseblief in die slotparagraaf. Dit beklemtoon die belangrikheid van `n goeie oplossing, want anders kan hulle `n goeie kliënt verloor.

Byvoorbeeld, jy kan skryf: "As `n lojale kliënt hoop ek op `n gepaste oplossing vir my probleem" of "Ek is al jare `n lojale klant van jou maatskappy en hoop jy neem my klagte ernstig op."

Prent getiteld Kontroleer ACT-tellings Stap 9

3. Dui aan binne watter tydsraamwerk jy `n reaksie verwag. Plaas `n bietjie druk op die maatskappy deur aan te dui dat jy binne `n sekere tyd `n reaksie wil hê. Dui asseblief ook aan dat indien u nie `n antwoord binne die gespesifiseerde tyd ontvang het nie, u verdere stappe sal neem. Jy kan byvoorbeeld daaraan dink om `n disputekomitee te betrek.

Byvoorbeeld, jy kan skryf: "Ek wil graag binne `n week `n reaksie op my boodskap hoor. Indien daar geen reaksie binne hierdie tydperk is nie, sal ek my klagte na die Disputekomitee neem."

Prent getiteld Word `n satire spotprenttekenaar Stap 15

4. Noem enige dokumente wat by die brief ingesluit is. As jy bewys saam met die brief stuur, soos `n faktuur of kwitansie van jou aankoop, meld dit aan die einde van jou brief. Op hierdie manier kan jy seker wees dat die leser nie per ongeluk die dokumente miskyk nie. Die byvoeging van so `n bewyslas kan positief daartoe bydra dat jy reg bewys word en die maatskappy wys dat jou klagte gegrond is.

Byvoorbeeld, jy kan skryf: "As bewys van my aankoop het ek `n afskrif van my aankoopkwitansie by hierdie brief aangeheg."

Prent getiteld Stel `n proefskrifvoorstel op Stap 4

5. Skryf jou kontakbesonderhede in die brief neer. Beëindig die paragraaf deur `n adres, e-pos of telefoonnommer te verskaf waar die maatskappy jou kan kontak vir `n antwoord. Skryf jou foonnommer volledig uit, insluitend die areakode van jou woonplek. Jy kan ook jou besigheid se telefoonnommer verskaf as jy meer toeganklik hieroor is.

Byvoorbeeld, jy kan skryf: "Ek wil graag telefonies antwoord op my klagte ontvang. Jy kan my by telefoonnommer (020) 123 45 67 bereik."

Deel 2 van 2: Bepaal watter groet die beste is

Prent getiteld Doen outomatiese skryfwerk Stap 9

1. Gebruik "Die uwe" vir `n netjiese en formele afsluiting van jou brief. Alhoewel dit minder formeel is as "Die uwe", is hierdie sluiting die algemeenste. As jy `n besigheidsbrief skryf aan iemand wat jy nie persoonlik ken nie, soos `n maatskappy, is jy altyd op die regte pad met hierdie sluiting.

Prent getiteld Raak betrokke by MADD Stap 6

2. Gebruik "Groete" of "Vriendelike groete" vir `n effens minder formele afsluiting van jou brief. Hierdie opsies is steeds netjies, maar `n bietjie minder formeel.