Gratis stap vir stap instruksies 
Die briefontvanger moet die hoofpunt van die brief binne vyf sekondes kan identifiseer, vermy dus lang, onsamehangende inleidings. Jy kan verdere besonderhede of verduidelikings oor die situasie in die paragraaf na jou openingsin plaas, maar die eerste reël moet dadelik die aandag so duidelik moontlik op jou klagte vestig. Jou openingsin kan byvoorbeeld lees: "Ek skryf om te kla oor `n stukkende haardroër wat ek op 15 Julie by jou maatskappy gekoop het, by jou tak in Astraat, Sample City.` 
Probeer asseblief om so konstruktief as moontlik in jou kommentaar te wees, en stel `n manier voor wat jou sal help en die verhouding met die maatskappy sal voortsit. As jy jou geld terug vra of `n ander vorm van vergoeding, terwyl jy terselfdertyd sê dat jy van plan is om na `n ander maatskappy te skuif, sal hulle nie veel verplig voel om die probleem te probeer oplos nie. As jy wil hê die maatskappy moet `n breër probleem oplos, plaas dit ook in jou brief, maar erken dat dit tyd kan neem om dit te doen. Moenie in jou eerste brief met `n regsgeding dreig nie. Dit is dalk die oplossing wat jy uiteindelik nodig het, maar stuur eers jou klagtebrief en wag vir `n antwoord. 
Maak seker jy kopieë stuur enige dokumentasie wat jy wil insluit, nie die oorspronklikes nie. Op dié manier kan belangrike inligting nie verlore raak as jy die bewyse aan iemand anders moet wys nie. Maak ook seker dat jy die presiese aantal aanhangsels in die briefteks aandui. Byvoorbeeld: `Ingesluit sal jy `n afskrif van my oorspronklike kwitansie vind, sowel as `n afskrif van die haardroër se waarborgkaart en reeksnommer inligting.` 
Die opstel van `n tydsbeperking sal ook help om te verhoed dat jou brief verlore raak of vergeet, wat kan lei tot verdere probleme en wrok tussen jou en die maatskappy. Maak seker dat die tydperk wat jy gee redelik is. `n Week of twee is gewoonlik voldoende, alhoewel dit sal wissel na gelang van wat jou versoek is. 
Eindig die brief met Die uwe of Die uwe (laasgenoemde is `n bietjie meer formeel). Vermy informele afsluitingsformules soos "Groete". 
Vermy oormatige detail of lang diatribes of monoloë. Probeer om jou brief tot een kant beperk te hou, of minder as ongeveer 200 woorde. 
Om respek af te dwing sluit `n verskeidenheid dinge in, soos die kwaliteit van die taal wat gebruik word, jou kennis van jou regte en die verantwoordelikhede van die maatskappy, sowel as `n professionele aanbieding van die brief. Al hierdie dinge gee jou geloofwaardigheid, wat `n positiewe uitwerking op die reaksie op jou brief behoort te hê. 
Tik altyd jou brief op `n rekenaar, dit maak dit makliker om te lees en lyk baie netjieser. As jy jou brief met die hand moet skryf, maak seker dat jou handskrif duidelik en leesbaar is, sonder deurgehaalde woorde of inkvlekke. Om jou handtekening te skryf, laat `n leë spasie hieronder Die uwe of Die uwe waar om jou handtekening te plaas. Tik jou naam onder hierdie spasie sodat dit duidelik leesbaar is. Hou die brief netjies en goed uiteengesit, met paragrawe omtrent dieselfde grootte. 
Dit is beter om met die kliëntediensafdeling te begin voordat jy hoër gaan, eerder as om reguit na bo te gaan. Dit is omdat die kliëntediensafdeling meer ervare is in die hantering van hierdie tipe klagtes, en briewe aan die HUB sal waarskynlik in elk geval na hierdie departement gestuur word. As dit die geval is, kan kliëntediensverteenwoordigers jou outomaties in `n ongunstige lig begin sien omdat jy probeer het om oor hul koppe te gaan. Hou in gedagte dat as jy `n brief aan `n HUB of HUB skryf, dit ekstra duidelik, bondig en goed geskryf moet wees, aangesien hulle waarskynlik nog niks van die voorval weet nie. 
Skryf 'n klagtebrief aan 'n maatskappy
Inhoud
Die skryf van `n klagtebrief is iets wat die meeste mense een of ander tyd moet doen. Of jy ontevrede is met `n maatskappy se produk of diens, dit is gewoonlik moontlik om die kwessie op `n wedersyds voordelige wyse op te los deur middel van `n ferm maar beleefde klagtebrief. Om `n klagtemaatskappy te skryf behoort nie moeilik of skrikwekkend te wees nie - jy moet net die feite duidelik stel en beleefd vir `n oplossing vra.
Trappe
Metode 1 van 3: Skryf jou klagtebrief
1. Rig jou brief aan die kliëntediensafdeling. As jy `n klagtebrief skryf, sal jy die beste kans op sukses hê as jy die brief aan die maatskappy se kliëntediensafdeling rig. Die kliëntediensafdeling is gewoond daaraan om klagtes te hanteer, en jou brief sal waarskynlik doeltreffend en doeltreffend hanteer word.
- Probeer om die naam van die bestuurder of direkteur van kliëntediens uit te vind, en rig jou brief persoonlik aan hom of haar. Begin jou brief met Dear meneer of Mev, gevolg deur hul van. As jy nie die naam van die kliëntediensbestuurder kan kry nie, skryf net Liewe Meneer / Mevrou.
- Jy behoort die adres vir die kliëntediensafdeling op die maatskappy se webwerf te kan vind, of op maatskappy se promosie- of advertensiemateriaal, of op produkverpakking of etikette.
2. Kom vinnig tot die punt in jou brief. Die heel eerste reël van jou brief moet duidelik aandui hoekom jy die brief skryf en wat presies jou klagte is. Verskaf soveel relevante feite as moontlik, insluitend die datum, tyd en plek waar jy die aankoop gedoen het of die diens ontvang het, saam met enige relevante reeks- of modelnommers.
3. Noem spesifiek watter uitkoms of middel jy graag wil sien. As jy `n vervanging, jou geld terug, `n herstel of enige ander vorm van vergoeding wil hê, meld dit asseblief duidelik in jou tweede paragraaf. Dit sal help om `n vormbrief te vermy en die ontvanger iets te gee om mee te werk.
4. Heg afskrifte van stawende dokumente aan. Dit kan kwitansies, waarborgkaarte, afskrifte van tjeks wat jy gestuur het en, indien toepaslik, foto`s of video`s insluit. Alle dokumentasie moet u brief vergesel.
5. Gee hulle `n sekere hoeveelheid tyd om die probleem op te los. Dit kan help om `n presiese tydperk te spesifiseer waarin jy wil hê die probleem moet opgelos word. Dit sal jou gemoedsrus gee en help om die probleem vinnig op te los.
6. Maak die brief met respek toe. Dank die ontvanger vir hul hulp, en laat hulle weet hoe en wanneer hulle jou kan bereik om die probleem op te los. Dit sal hul werk baie makliker maak, sodat jy kan uitsien na `n meer doeltreffende uitkoms.
Metode 2 van 3: Gebruik die korrekte toon en formaat
1. Wees beleefd. Jy is dalk kwaad, en jy kan reg wees, maar om onbeskof te wees, sal die ontvanger net verdedigend maak. Skryf in `n respekvolle toon en vermy ten alle koste dreigende, kwaad of sarkastiese opmerkings. Onthou dat die persoon wat jou brief gelees het nie direk verantwoordelik was vir wat gebeur het nie, en hulle sal baie meer positief en gewillig wees om `n hoflike, beleefde kliënt te help as `n kwaad, beskuldigende een.
- Onthou, die maatskappy aan wie jy skryf, teiken jou nie. Die meeste maatskappye stel belang daarin om hul kliënte gelukkig te hou.
- Jy sal baie meer suksesvol wees as jy die ontvanger behandel as iemand wat jou wil help, eerder as om aan te neem dat hulle kwaadwillige bedoelings het.
- Moenie skryf as jy kwaad is nie. Wag om jou brief te skryf totdat jy kalmeer het. Of as jy verkies, skryf die brief terwyl die stoom nog by jou ore uitkom, wag dan `n dag of twee voor jy dit stuur. Jy sal waarskynlik dinge wil herformuleer, om die skerp kante af te haal.
2. wees bondig. Kliëntediensverteenwoordigers kan honderde briewe per dag ontvang, so dit is noodsaaklik dat jy vinnig tot die punt kom sodat hulle presies weet waarmee hulle te doen het sodra hulle begin lees. As u brief te lank of gedetailleerd is, sal die leser dit rofweg lees en uiteindelik nie `n duidelike idee hê van die presiese probleem of u gewenste oplossing nie.
3. respek afdwing. Om respek in jou brief af te dwing, gee die regte toon en laat die maatskappy weet dat jou klag ernstig opgeneem moet word. Dit geld veral vir ernstiger klagtes, wat aansienlike finansiële gevolge kan hê.
4. Organiseer jou brief op `n duidelike, korrekte manier. Soos hierbo genoem, sal die opmaak van jou brief op `n professionele wyse `n positiewe impak hê op hoe jou klagte ontvang word.Sit jou naam, adres en datum links bo, gevolg deur die naam of titel van die persoon aan wie jy skryf saam. met die adres van die maatskappy, net bokant die teks van die brief.
5. Kontroleer spelling en grammatika. Verkeerde spelling en grammatika kan negatief beïnvloed hoe jou klagte ontvang word. Maak seker dat jy `n speltoets op jou rekenaar gebruik voordat jy die brief druk, of laat iemand anders dit lees voordat jy dit stuur.
Metode 3 van 3: Opvolg
1. Wag totdat die tydsbeperking wat jy gegee het verby is. Wees geduldig en doen niks totdat die tydsbeperking wat in jou eerste brief gegee word, verby is nie. As hierdie datum verbygaan en jy nog niks gehoor het nie, kan jy opvolg met `n telefoonoproep of e-pos om seker te maak die brief is ontvang. Dit is altyd die beste om die maatskappy die voordeel van die twyfel te gee.
- As jy steeds geen inligting met betrekking tot jou brief ontvang het nie, of as jy het maar die situasie nie bevredigend opgelos is nie, kan jy voortgaan deur jou klagte aan iemand hoër op te stuur.
2. Werk die opdragstruktuur op. As jy onsuksesvol is in die hantering van die direkteur van kliëntediens, probeer om uit te vind wie hoër is en skryf aan daardie persoon. Elke keer as jy op die leer beweeg, hetsy van kliëntediensverteenwoordiger na direkteur tot ondervoorsitter tot HUB, voeg jy die korrespondensie by wat jy op die vorige vlak gehad het. Op dié manier sal jou nuwe verteenwoordiger by die maatskappy weet wat aangaan, en dit is waarskynlik dat die probleem opgelos kan word sonder om hof toe te gaan.
3. As jy `n regsgeding wil begin, gaan na `n prokureur. Hy of sy sal weet wat om te doen. Hou in gedagte dat regstappe `n laaste uitweg is, en as jy dit dadelik in jou brief noem, sal jy `n negatiewe toon aandui en die risiko loop om eise vir vergoeding te laat syspoor. Dit kan ook vir jou negatief uitdraai as hulle agterkom dat jy bluf.
Wenke
- Voordat jy skryf, neem `n oomblik om te dink oor wat gebeur het. Wanneer jy oor alles gedink het en presies weet wat jy wil hê en hoe om daarvoor te vra, is jy gereed om jou brief te skryf.
- Maak seker dat jou brief jou naam, adres, e-pos en telefoonnommer bevat (huis, werk en selfoon indien moontlik). Vra ook vir die leser se besonderhede sodat julle albei op hoogte gehou kan word van enige vordering met jou klagte.
- Lees dit weer en maak seker alles is waar, opreg en verifieerbaar.
- moenie vloek nie. Onthou jy wil vergoeding of `n oplossing hê, en om jou leser te beledig sal nie help nie. As jy sterker taal wil gebruik, vermy die passiewe stem en gebruik woorde wat meer direk en beskrywend is. miskien was jy geskok of het jy selfs gevoel walging, sterker woorde as bloot teleurgesteld.
- Om jou klagte skriftelik te stuur het `n sterker effek as om die maatskappy `n e-pos, faks of kommentaar op hul blog of webwerf te stuur. Die meeste maatskappye hanteer formele skriftelike klagtes met hoër prioriteit.
- As jy skryf om te kla oor `n spesifieke persoon, beperk jou brief tot hul tekortkominge en moenie kla oor die organisasie as geheel nie. As jy skryf om te kla oor maatskappybeleide, moenie die luisteraar of die beleide aanstoot gee nie. Noem net jou probleem en hoe jy dit opgelos wil hê.
- Moenie getuieverklarings onder eed stuur nie. Trouens, as jy dink jy sal dalk uiteindelik hof toe moet gaan, wil jy waarskynlik nie net die getuieverklaring weerhou nie, maar haar naam ook. Onthou ook dat hof toe gaan waarskynlik nie goedkoop is nie. In die meeste gevalle is dit beter om `n ooreenkoms informeel te bereik, of hoogstens via `n disputekomitee.
- Daar is verbruikerswebwerwe waar jy klagtes kan maak en kyk of ander in dieselfde situasie met daardie spesifieke maatskappy was.
- Hou afskrifte van alle korrespondensie en die datums waarop u briewe gestuur is.
Waarskuwings
- Dit is onwettig om `n brief te skryf wat dreig met fisiese aanranding, vernietiging van eiendom, of `n aanval op gesondheid of veiligheid. `n Dreigement kan geïnterpreteer word as intimidasie, en kan lei tot `n regsgeding, en kan boetes of selfs tronkstraf oplewer. Doen jouself `n guns en raak ontslae van dreigemente. Moenie dit op papier plaas nie en moenie dit stuur nie!
Artikels oor die onderwerp "Skryf 'n klagtebrief aan 'n maatskappy"
Оцените, пожалуйста статью
Gewilde
