Hoe om die perfekte stemposboodskap te verlaat: 11 stappe (met prente)

Inhoud

Trappe
Wenke
Waarskuwings

As jou werk dikwels vereis dat jy kliënte bel, is daar `n goeie kans dat jy dikwels `n stempos moet los. Maar wat presies moet jy sê ná die piep? Dit kan senutergend wees om al die relevante inligting te onthou wat jy nodig het om te kommunikeer, wat beteken dat belangrike besonderhede dalk nie gesê word nie. Deur `n stemposstelsel te gebruik sal jy nooit weer verwarde en geïmproviseerde stemboodskappe hoef te verlaat nie. Deur vinnig deur `n kontrolelys in jou kop te gaan, kan jy verseker dat jy al die nodige inligting verskaf het en dat jy `n beter kans het om `n terugbel te kry.

Trappe

Deel 1 van 3: Identifiseer jouself

Prent getiteld Los die perfekte stemposboodskap Stap 1

1. Gebruik die korrekte intonasie. Vanaf die oomblik dat die opname van jou boodskap begin, moet jy duidelik en verstaanbaar praat. Probeer om nie te vinnig te prewel of te praat nie. Doen jou bes om geïnteresseerd en vrolik te klink om die luisteraar se aandag te trek. Alhoewel die ontvanger jou nie kan sien nie, sal jou algemene intonasie deur die telefoon opgetel word, so maak seker dat jy die regte een oordra.

Verwoord alles wat jy sê. Swak ontvangs kan jou stem vervorm en veroorsaak dat jy uitval. Selfs `n gewone praatstem kan soos `n gemompel oor die telefoon klink.
Jou stem moet in pas wees met die tipe telefoonoproep wat jy maak. Byvoorbeeld, dit is goed om vrolik te klink wanneer jy `n stempos verlaat om jou neef geluk te wens met die gradeplegtigheid van hoërskool. As jy egter jou medelye met `n bedroefde vriend wil betuig, moet jy seker maak dat jou stem plegtig en respekvol is.

Prent getiteld Los die perfekte stemposboodskap Stap 2

2. Noem jou naam. Die eerste ding om te doen is om jou naam te noem. Op hierdie manier sal die persoon wat jou bel dadelik weet met wie hy of sy te doen het. `n Eenvoudige `dit is (jou naam)` is voldoende vir die meeste situasies. As jy nog nie iemand ontmoet het nie, kan jy kies `my naam is (jou volle naam)`. Vriende en familie sal jou herken sonder om jouself te identifiseer. As dit `n besigheidsoproep is, sal die ander persoon onmiddellik `n naam hê om met die stem en boodskap te assosieer, wat dalk `n meer persoonlike vorm van kommunikasie moontlik maak.

Hierdie stap lyk voor die hand liggend, maar dit word dikwels deur bellers vergeet.

As jy `n spesifieke postitel of beskrywing van jouself het wat vir die ontvanger nuttig kan wees vir die opvolgonderhoud, sluit dit asseblief agter jou naam in. Byvoorbeeld "My naam is Dr. Versluis, radioloog by die Universiteitshospitaal van Amsterdam` of `Dit is Ariane Janssens, Chloë se ma wat saam met jou dogter in die klas is`.

Prent getiteld Los die perfekte stemposboodskap Stap 3

3. Los jou foonnommer. Verskaf asseblief jou foonnommer onmiddellik nadat jy jou naam ingevoer het. Die meeste bellers wag tot die einde van die stempos om hul kontakinligting te verskaf, maar as die ontvanger dit nie die eerste keer reg kan neerskryf nie, word hulle gedwing om weer na die volledige boodskap te luister. Onthou om stadig te praat en alles te artikuleer wanneer jy jou foonnommer gee sodat dit verstaanbaar is.

`n Eenvoudige manier om jou foonnommer aan die begin van `n boodskap in te sluit, is om iets te sê soos "Dit is (jou naam), my nommer is (jou foonnommer)" of "my naam is (naam) en ek bel ( nommer )`.

Ten spyte van die feit dat beller-ID-kenmerke alomteenwoordig is, word dit altyd aanbeveel om jou foonnommer te los indien die persoon wat veronderstel is om jou te bel nie jou nommer gestoor het nie of as jy `n terugbel versoek na `n ander nommer.

Prent getiteld Los die perfekte stemposboodskap Stap 4

4. Verskaf `n verbinding. Wanneer hulle na korporatiewe stemboodskappe of boodskappe van onbekende senders luister, sal mense vinnig agterdogtig raak of belangstelling verloor as hulle nie weet wie jy is en hoekom jy bel nie. Stel hulle gerus deur `n gemeenskaplike vriend of verwysing te noem wat vir jou hul nommer gegee het. Dit verseker weer dat die oproep meer professioneel oorkom. Stempos sal minder opdringerig klink en jy sal meer geneig wees om `n oproep terug te kry.

Probeer om `n kort inleiding by te voeg wat die luisteraar se belangstelling prikkel, soos "Ek het jou nommer by Patrick gekry, wat vir my gesê het jy oorweeg dit om jou boot te verkoop.".’

Selfs as jy nie `n besigheidsoproep maak nie, is dit belangrik om `n verbindingspunt te vind om die ontvanger gerus te stel. `Dit is Bob, jou buurman reg oorkant jou` is meer persoonlik as `Dit is Bob Vermeersch`.

Deel 2 van 3: Sê jou sê

Prent getiteld Los die perfekte stemposboodskap Stap 5

1. Dink vooraf oor wat jy sal sê. Voordat jy `n stempos verlaat, maak seker dat jy `n duidelike idee het van wat jy sal sê. Dit behoort nie `n probleem te wees as jy om `n spesiale rede bel nie, maar om die piep aan die ander kant van die lyn te hoor en te besef dat jy geantwoord word, kan jou vir `n rukkie laat vergeet wat gesê is. Breek die inligting in individuele punte op en bedek elkeen voor jy ophang.

Vir baie dringende of belangrike stemboodskappe kan jy dit oorweeg om vooraf `n rowwe weergawe van die draaiboek te skryf.
As jy vind dat jy dikwels die lyn verloor, fokus net daarop om jou naam in `n paar woorde te noem, `n nommer om terug te bel en die rede waarom jy bel.
Stel jou voor dat jy `n stemboodskap stuur om gister se romantiese aand op te volg. As u u boodskap verstandelik opstel voordat u dit opneem, kan dit `n groot verskil maak om koel, kalm en bedaard of stotterend en senuweeagtig te lyk.

Prent getiteld Los die perfekte stemposboodskap Stap 6

2. Hou jou boodskap bondig. Beperk jou stemposboodskappe tot 20-30 sekondes. Daar is nie baie situasies waar `n stemboodskap langer hoef te wees nie. Jy is nie veronderstel om die ontvanger te verveel met `n baie lang inleiding of storie nie. Hou dit bondig. Terloops, `n kort boodskap kan meer nuuskierigheid wek en iemand oorreed om terug te bring wanneer hulle andersins nie.

Aan die ander kant kan `n stemposboodskap wat te kort is, die ontvanger laat voel dat dit nie belangrik is nie, wat hulle in staat stel om dit uit te vee sonder om eers daarna te luister. Dit is veral waar wanneer u vanaf `n private nommer bel.

Die doel van die verlaat van `n stemboodskap is om iemand te kry om terug te bel. Dit is nie die bedoeling om al die inligting te verskaf nie, aangesien dit die bedoeling van die telefoongesprek was.

Prent getiteld Los die perfekte stemposboodskap Stap 7

3. Begin met die belangrikste inligting. Wees reguit en gee duidelik die rede hoekom jy bel. As jy net `n peiling maak, byvoorbeeld wanneer jy `n voorstel het om iets te koop of as jy `n transaksie opvolg of `n afspraak wil bevestig, moet jy dit duidelik maak aan die ontvanger. Jou luisteraar sal vinnig belangstelling verloor as jy hulle nie vertel hoekom jy hulle aan die begin kontak nie.

Jy het nie baie tyd om jou punt oor te dra nie. As jy nie reguit is nie, sal jou luisteraar die boodskap uitvee voordat hy of sy die belangrike inligting gehoor het.

Dit is beter om slegte nuus soos `pappa`s in die hospitaal` reguit vorentoe te bring. Gebruik die res van die boodskap om te troos en te verduidelik. Dit is ten minste beter as om die onderwerp te vermy en jou luisteraar te laat bekommer.

Prent getiteld Los die perfekte stemposboodskap Stap 8

4. Wees persoonlik en opreg. Weerstaan die versoeking om `n gesoute, generies-klinkende "telefoonstem" aan te neem. Wees net vriendelik, wees jouself en praat natuurlik. Mense weet wanneer hulle iets op `n sekere manier probeer verkoop en hulle is meer geneig om jou `n kans te gee as hulle voel jy spreek hulle aan as `n gelyke.

Wanneer jy klink asof jy `n draaiboek lees, sal jou luisteraar voel dat jy net nog `n telefoonoproep maak, want jy moet.

Deel 3 van 3: Voltooi

Prent getiteld Los die perfekte stemposboodskap Stap 9

1. Vra `n spesifieke vraag of versoek vir iets. Terwyl jy die boodskap finaliseer, maak seker dat jy spesifiek sê hoekom jy wil hê die ontvanger moet jou terugbel. Vra `n presiese vraag of vra iets wat hulle sal aanspoor om die telefoon op te tel. As hulle, nadat hulle na die stempos geluister het, verward of onseker voel oor wat presies jy wil hê, dan het die stempos sy teiken gemis.

Probeer frases soos "Laat my weet as jy van die resep hou wat ek vir jou gestuur het" of "Ek sal graag jou gedagtes oor hierdie voorstel wil hoor.’
Mense is meer gemotiveerd om kontak te maak wanneer jy `n spesifieke versoek genoem het eerder as bloot die frase "bel terug".

Prent getiteld Los die perfekte stemposboodskap Stap 10

2. Sluit asseblief jou naam en kontakbesonderhede in. Voltooi jou boodskap deur jou naam en kontakinligting weer te noem. Herhaal jou liedjie twee keer sodat die luisteraar dit reg kan neerskryf en nie ’n nommer verkeerd verstaan nie. Maak seker dat jy enige besonderhede insluit wat nuttig sal wees vir jou luisteraar om terug te bel, soos wanneer jy beskikbaar is en nie beskikbaar is nie en die beste tyd van die dag om te bel.

Om jou foonnommer meer as twee keer aan die einde van `n telefoonoproep te noem, is buitensporig en sal waarskynlik as onbeskof geïnterpreteer word.

Moenie bekommerd wees oor hierdie stap as dit `n alledaagse boodskap vir `n vriend of familielid is nie.

Prent getiteld Los die perfekte stemposboodskap Stap 11

3. Vermy `n langdradige einde. Wanneer dit tyd is om af te hang, moenie die boodskap onnodig uitrek nie. Tensy dit `n aangesig-tot-aangesig telefoonoproep met `n geliefde is, is dit nie nodig om iemand `n lekker dag toe te wens nie. Die ontvanger se aandag sal verdwyn soos die boodskap voortduur, so probeer om nie aan die einde fokus te verloor nie. Dank hulle vir hul tyd en laat die volgende stap van kommunikasie aan hulle oor.

Om vriendelik af te sluit met iets soos “Sien uit daarna om van jou te hoor” is warmer en dus meer effektief as generiese, kommersiële frases soos “Lekker dag.’

Jy word nie toegelaat om jou boodskap aan die einde saam te vat of op te som nie. As die ontvanger weer `n spesifieke detail moet hoor, kan hulle die boodskap later weer speel.

Wenke

Dink aan die stemboodskappe wat jy ontvang het waar jy gedink het `wat wil hierdie persoon van my hê?’. Los `n stempos wat jy self graag wil ontvang.
Indien dit vir die ontvanger relevant is, kan jy ook jou e-posadres of `n ander kontakmetode bykomend tot jou telefoonnommer noem.
Moenie vergeet om die datum in te sluit as jy tydsensitiewe inligting deel nie.
Glimlag! Selfs deur die telefoon kan dit gevoel word.
As jy oor `n sensitiewe onderwerp bel, moet jy die inligting wat jy in die stempos insluit beperk, ingeval dit deur ander mense gehoor word.
In die geval van `n noodgeval of natuurramp, kan jy `n uitgaande stemposboodskap gebruik om mense te laat weet jy is oukei.

Waarskuwings

As jy probeer om iemand te kry om jou terug te bel, moenie praat oor vorige mislukte oproeppogings nie. Dit kan as geïrriteerd oorkom, wat die luisteraar minder gemaklik laat voel om met jou te praat.
In besigheidsomstandighede moet jy altyd `n stempos los as die persoon wat jy bel nie antwoord nie. Om veelvuldige gemiste oproepe sonder stemposboodskappe te sien, sal die belangrikheid van jou besigheid ondermyn.