'n Referensiebrief skryf: 13 stappe (met beelde)

Inhoud

Stappen
Waarschuwingen

As jy `n leidinggewende funksie het, hetsy by `n besigheid, hetsy op `n skool van universiteit, hy is ook vrywilliger binne `n vereniging van `n nie-winsgewende organisasie, dan kan dit jou so nou en dan gevra word vir iemand `n aanbevelingsbrief om te skryf. Mense het dikwels `n aanbevelingbrief dikwels `n verwysing nodig om te solliciteer op `n baan of om te kan aanmeld vir `n sekere opleiding, kursus van studie. Die aanbevelingsbrief wat jy skryf moet beide qua opzet as qua toon `n formele indruk maak en moet die positiewe eienskappe van vaardighede wat uit die werk van die gedrag van die kandidaat na vore kom.

Stappen

Deel1 van 3: Die opmaak van `n referentiebrief

Prent getitel Skryf `n verwysingsbrief Stap 1

1. Tik `n kort op die rekenaar met behulp van `n tekstverwerkingsprogram. Dit lyk miskien persoonliker om die brief met die hand te skryf, maar `n getypte brief is baie professionele. `n Getypte brief is ook baie makliker om vir die ontvangers te lees.

Gebruik `n spesiale teksverwerkingsprogram vir briewe en die gewone skryfprogram op `n rekenaar. In die standaard tekstverwerkingsprogram moet jy byvoorbeeld nie alle moontlikhede vind wat jy vir die opmaak van jou kort nodig het nie.
As die kandidaat `n opdrag per e-pos vra om te stuur, moet jy `n kort tipe uitsondering hê wat jy met die hand kan onderteken, sodat jy `n opdrag onderteken en dan as bylaag in pdf met die e-pos kan stuur, in plaas van eenvoudigweg die brief in die e-pos self te typen.

Prent getitel Skryf `n verwysingsbrief Stap 2

2. Soek die model van `n besigheidsbrief. Die tekstverwerkingsapplicatie wat jy gebruik beskik oor verskeie sjablonen waarmee jy op `n eenvoudige manier die regte opmaak kan gebruik om kortliks te kies. Die klassieke sjabloon vir `n besigheidsbrief het normaalweg vaste marges en ander vooraf bepaalde instellings gepraat, sodat jy dit nie heeltemal handmatig hoef in te stel nie.

In die meeste tekstverwerkingsapplicaties kan u verskillende standaardformate vir briewe kies. Kies die model vir `n formele, besigheidsbrief en nie die formaat wat bedoel is nie, is vir `n persoonlike of informele brief.

Kies `n tradisionele, maklik leesbare lettertipe, soos Times New Roman of Helvetica.

Meestal word in die hoofgedeelte van die brief vir gekose twee reëls oopgemaak te laat tussen die alinea`s, sonder in te springen. As jy kies om goed in te spring om te begin van elke alinea is dit nie nodig om tussen die alinea se twee reëls oop te laat nie.

Prent getitel Skryf `n verwysingsbrief Stap 3

3. Tik die naam en adresgegewens in. Bovenaan die eerste pagina van die brief tik jou naam en adres in; om presies te wees in die regterbovenhoek van die bladzijde. Die naam en die adres van die ontvanger het skakels op dieselfde bladsy.

Dit is die bedoeling dat jy in die kort ook bykomende kontakgegewens opneem, soos `n telefoonnommer of e-posadres waarop jy direk bereikbaar is.

As jy gebruik gemaak van `n briefhoofd waar jy kontakgegewens al in staan is dit in beginsel nie nodig om jou naam en adres nog `n keer op te neem nie. Alleen as jy briefpapier gebruik word wat vir jou werkgever as geheel verwys en nie na jou persoonlik is nie, dan moet jy ook jou eie data toevoeg.

Onder die adres volg as dit goed is, is `n reël vir die datum. Afhanklik van die model wat jy gebruik, is ook moontlik `n reël vir die onderwerp. As onderwerp is eenvoudigweg invul: `Betreft: Aanbevelingsbrief voor` gevolg deur die naam van die kandidaat.

In die meeste gevalle sal jy `n brief aan een spesifieke persoon wil rig. As die kort deur verskeie mense gelezen sal word, sal dit eenvoudig wees en eenvoudig aan die `Selectiecommissie` of aan die `Toelatingscommissie`. Praat so moontlik selfs met die kandidaat om te weet om te kom as jy die kort het die beste kan rig.

Prent getitel Skryf `n verwysingsbrief Stap 4

4. Gebruik as jy jou briefpapier met `n briefhoofd het. As jy spesiale briefpapier het, of jy het jou eie, persoonlike briefpapier, sal jy sorg dat die brief `n stuk professionele uitsien is. Verseker in beide gevalle hoe dan ook vir die kort op papier van goeie kwaliteit druk.

Die uiterlike van die brief gee beide `n indruk van die kandidaat as van jouself. Jy kan daarom die beste sorg dat die brief so professioneel moontlik uitsien.

Wit papier van goeie kwaliteit is prima. Gebruik nooit goedkoop kopieerpapier nie. Goed briefpapier kan jy in elke kantoorboekhandel of in `n van die beter waterhuise seker vind.

Prent getitel Skryf `n verwysingsbrief Stap 5

5. Maak `n eerste opset. Dit is gewoonlik `n goeie idee om eers jou gedagtes oor die kandidaat te orden voordat jy die kort daadwerklike skryf. Maak `n lys van eienskappe wat jy in die kort wil neem en kies dan die sterkste punte.

Hou dit in ag wat jy normaalweg nie meer gespreek het nie. `n Akademiese aanbevelingsbrief kan tot twee pagina`s lank wees.

Dit gee jou ruimte vir ongeveer drie korte alinea`s in die kerngedeelte van jou kort. Omdat ruimte die belangrikste kriterium is om op `n doeltreffende manier te skryf, sodat elke woord telt.

Soms kan dit `n goeie idee wees om die kandidaat nog `n keer te praat terwyl jy met die opzet van die brief besig is. Probeer wat meer te wete kom oor die baan van die studieprogram waar hy of sy op solliciteer of hom wil aanmeld, en watter eienskappe van vaardighede op prys gestel word deur die persoon wat die brief sal doen.

Deel2 van 3: Een eerste opzet maak

Prent getitel Skryf `n verwysingsbrief Stap 6

1. Stel jouself as die kandidaat vir. As dit goed is, volg onder die onderwerp van `n kort reël wat met `Geachte` begin, gevolg deur die naam van die persoon wat die brief ontvang sal word. In die volgende openingszin noem jy jou naam, die naam van die kandidaat, en die rede van jou brief.

Leg uit wat jou relatie met die kandidaat is en hoe lang jy hom of haar al kent. As jy sekere kwalifikasies het wat jy verwysingswaardevoller maak, dan moet jy die ook noem.
Bevestig besonderhede wat relevant is vir die sollicitatie van aanmelding van die kandidaat. As jy sy of haar leidinggewende gebuig is op professionele gebied, dan moet jy die naam van die maatskappy moet noem en beide jou eie funksie as die funksie van die kandidaat (als die tenminste relevant is), hoe lang die kandidaat vir die maatskappy gewerk het en hoe lang je is of haar leidinggevende bent geweest.
Jy kan byvoorbeeld skryf: `My naam is Ben de Bie en ek werk as afdelingshoof by die Spijkerbroekenfabriek. Ek skryf hierdie aanbevelingsbrief vir Jaap Jansen, die afgelope vyf jaar by die Spijkerbroekenfabriek onder my leiding het gewerk.`

Prent getitel Skryf `n verwysingsbrief Stap 7

2. Noem het dan tenminste drie uitsonderlike goeie vaardighede van eienskappe wat die kandidaat het. Neem meteen na jou inleiding `n sin op waarin jy die eienskappe en/of die vaardighede noem wat jy meer in detail gaan beskrywe in die hoofgedeelte van die brief.

Die soort vaardighede van eienskappe wat jy in hierdie sektie opneem, is beide afhanklik van jou verhouding met die kandidaat as van die doel van jou brief. By `n sogenaamde karakterreferentie word dit bedoel om in die kort eksklusiewe karaktereienskappe genoem te word, terwyl `n verwysing vir `n baan in die eerste plek spesifieke vaardighede sentraal moet stel die kandidaat-beheerder en die hem of haar geskik maak vir die baan in kwessie.

Akademiese aanbevelingsbriewe is tot `n sekere hoogte `n kombinasie van hierdie twee soorte briewe. Benewens vaardighede wat die kandidaat geskik maak vir `n spesifieke opleiding van studie, kan jy ook karaktereienskappe toevoeg, soos sy of haar intelligentie of het feit dat die kandidaat nuusgierig van aard is.

Dit sou die laaste sin van jou eerste alinea moet wees. Dit is eenvoudigweg die vaardighede van eienskappe op `n rijtje – jy gaan in die volgende alinea verder bespreken. Jy kan byvoorbeeld skryf: `Op basis van my ervaring kan ek sê dat Jaap Jansen sy uithoudingsvermoë het, die organisatoriese en kommunikasievaardighede het om `n waardevolle aanvulling te kan vorm vir jou onderneming.`

Prent getitel Skryf `n verwysingsbrief Stap 8

3. Gee voorbeelde ter illustratie. In die tweede alinea van jou aanbevelingsbrief gee jy meer besonderhede van elk van die vaardighede van eienskappe wat jy aan die einde van die inleidende alinea genoem het.

Vergeet nie die ruimte nie `n belangrike kriterium is en die kort dus nie te lank mag word nie. Jy kan daarom die beste `n konkrete voorbeeld probeer om te vind dat jy enigsins twee en so nie al die eienskappe van vaardighede wat jy in die inleiding genoem het, illustreert nie.

Iets konkrete wat jy van die kandidaat het waargeneem en waaruit die deur jou genoemde vaardighede van eienskappe blyken is die mees doeltreffende manier om duidelik te maak wat jy bedoel.

Jy kan byvoorbeeld skryf: `Jaap Jansen het my laat sien dat hy in staat is, is verskeie gedoen tegelyk en `n aantal verskillende transaksies met betrekking tot die aanbring van knoppies op dieselfde oomblik uit die uitvoering. Hy bood byvoorbeeld `n keer vrywillig om ekstra werk te doen om dit te laat wag dat die produksievertraging sou loop omdat verskeie ander werknemers was. Hy het gereeld bykomende verantwoordelikhede op geneem en oorgewerk, terwyl hy op dieselfde oomblik ook `n aktiewe rol vervul binne sy leefgemeenskap en sy familie.`

Prent getitel Skryf `n verwysingsbrief Stap 9

4. Skryf jou slotalinea. In jou derde en laaste alinea kan jy op `n positiewe manier eindig deur die vaardighede van die eienskappe wat jy in die kern van jou kort beklemtoon het om nogmaals te noem en saam te water. Daarbenewens kan jy aangee dat jy van mening is dat die kandidaat geskik is vir die baan of vir die opleiding van die studieprogram waar hy of sy sal aanmeld of op gesolliciteerd het.

Hierdie alinea hoef nie langer te wees nie en twee of drie zinnen. In een sin kan jy die kern van die brief saamvat en die kandidaat aanbevelen. Jy kan ook `n sin waarin jy die voorbeeld uit die tweede alinea verband hou aan jou toekomstige werk.

Jy kan byvoorbeeld skryf: `Sindsdien hou ek by die beoordeling van die werk van my oorige werknemers altyd het werk van Jaap Jansen in gedagtes. Met sy uithoudingsvermoë, organisatoriese en kommunikasievaardighede sou Jaap `n waardevolle aanvullingsvorm vir jou onderneming.`

Prent getitel Skryf `n verwysingsbrief Stap 10

5. Nodig uit tot die stel van vervolgvragen. In die laaste sin van jou brief kan jy die beste die maklikste manier noem waarop jy kontak met jy kan opneem, mag hy of sy vra of die inligting uit die kort verder met jy wil bespreken.

Noem `n spesifieke manier waarop die ontvanger kontak met jy kan opneem, insluitend die dae en tydstippen waarop jy nie bereikbaar is nie.

Jy kan byvoorbeeld skryf: `Moet jy nog vra oor my ervaring met Jaap op `n meer uitgebreide manier om te bespreek, aarzel dan nie telefonies kontak met my op te neem op nommer (020) 123 45 67. Op hierdie nommer is ek gewoonlik bereikbaar van maandag tot en met vrydag van 09:00 tot 17:00 uur.`

Deel3 van 3: Die referentiebrief afsluiten

Prent getitel Skryf `n verwysingsbrief Stap 11

1. Kyk na jou kort sorgvuldig. Een kort met spel- of grammaticafouten en verkeerd gebruik van leestekens gee nie alleen `n negatiewe beeld van die kandidaat nie, maar ook van jou. Afhanklik van die soort baan, kursus van opleiding waar die kandidaat kan aanmeld vir `n slegte nagekeen aanbevelingsbrief van negatiewe invloed.

Waarskynlik beskik oor die tekstverwerkingsprogramma wat jy gebruik het oor `n spelling- en/of grammaticabeheerfunksie, maar jy moet die funksies nooit blindelings vertrou nie.
Druk `n konsepversie van jou kort en lees hom versigtig. Deur die brief van agteren na voren te lees sien jy soms foute wat jy goed gesien het oor die hoof wat jy gesien het toe jy die brief gewoon van voren na agteren las.
Jy kan ook kort lees. Dit kan jy help grammaticale foute te ontdek, net as vreemde zinnen of structuren die verwarrend of moeilik leesbaar zijn. As jy merk dat jy by sekere dele gebeur terwyl jy hardop voorleest, kan jy sinsnees skryf om dit makliker leesbaar te maak.

Prent getitel Skryf `n verwysingsbrief Stap 12

2. Zet je handtekening onder die brief. Jy moet kort afsluit met `n amptelike slotsin soos `Hoogachtend`, gevolg deur ruimte vir jou handtekening. Daaronder moet jy jou volledige naamtipe gee, net onder die plek waar jy jou handtekening gaan sit. Eventueel kan jy ook kontakgegewens onder jou naam plaas, maar dit is per se nodig.

Nadat jy die kort sorgvuldige nagekeken en seker weet dat hy geen foute bevat nie, kan jy `n kopie gedruk op jou briefpapier met logo, of op wit briefpapier van goeie kwaliteit.

Dit is handtekening onder die brief met blauwe of swart inkt.

Maak `n kopie van die ondertekende brief vir jou eie argief. Maak ook `n kopie vir die persoonlike argief van die kandidaat. As jy die brief vanuit jou amptelike funksie as leidinggewende van die kandidaat stuur, kan dit jou `n derde kopie maak vir die bedryfsarchief.

Prent getitel Skryf `n verwysingsbrief Stap 13

3. Verstuur die brief. Vraag aan die kandidaat hoe jy die brief aan die ontvanger moet verstuur, en volg die aanwysings op. As jy die brief per e-pos verstuur kan jy daarnaast `n geprint voorbeeld van die brief per gewone post stuur.

Met die naam as jy `n akademiese aanbevelingsbrief skryf, of `n aanbevelingsbrief vir die verkryging van `n professionele vergunning, kan dit dit wees om te stuur van die kort bykomende vereistes wat gekoppel is.

Soms kan jy die brief net aan die kandidaat gee, waarna hy hom aan die adres kan doen, maar in ander gevalle moet jy hom direk na die ontvanger stuur en dit is nie bedoel om die kandidaat die brief self in te dien nie. kry.

Dit is hoe dan ook gewoonlik beter as jy die brief direk na die geadresseerde gestuur word, in plek van via die kandidaat. Op die manier weet die laaste ontvanger dat die kandidaat die inhoud van die brief nie verander het nie.

Let op die uiterste inzenddatum. Uiteraard sal voorkom dat jy kort kom of nie in behandeling geneem word nie. Dit sou `n slegte indruk gee van die kandidaat of daarvoor sorg dat hy of sy moontlik die droombaan nie kry of nie toegelaten word tot die deur hom van haar gewenste opleiding nie.

Waarschuwingen

Bly positief en probeer geen zwakke punte of ander minder goeie eienskappe wat die kandidaat kan noem nie.
As jy dink dat jy nie in staat is om voldoende dinge te gee oor die kandidaat om te noem nie, maar jy kan nie beter ingaan op die versoek om sy aanbevelingsbrief te skryf nie.
Vergeet nooit dat jy, deur `n aanbevelingsbrief te skryf, in feite is `n eie reputasie op die spel is. Jy kan daarom beter nie doen nie as jy geen volledige vertroue het in sy of haar geskiktheid vir die baan waar hy of sy op solliciteert.
Noem in die brief het nie die geslag nie, die afkoms van die ouderdom van die kandidaat, en ook nie van die kandidaat nie `n handicap het, of ander gegewens met betrekking tot die lichamelijke of culturele situasie van die kandidaat. Dit is eienskappe wat die ontvanger van jou kort nie in oorweging moet neem by die beslissing van die kandidaat al dan nie aan te neem of toe te laat.