Gratis stap vir stap instruksies 
Die brief kan byvoorbeeld vra oor die status van `n aansoek. As jy nie by die aanstellingsproses betrokke is nie, skakel asseblief die huurbestuurder om die status van die aansoek na te gaan voordat jy reageer. 
As die persoon aan wie jy die brief gegee het `n rukkie neem om te antwoord, is dit goeie praktyk om aan die oorspronklike skrywer te antwoord dat jy die brief aangestuur het na iemand wat meer gekwalifiseer is om die brief te beantwoord. Dit laat die skrywer weet dat hul boodskap ontvang is en dat iemand daaraan werk. 
`n Eenvoudige opening soos, "Ek skryf in reaksie op jou brief van 13 Junie" is perfek vir `n antwoordbrief. Indien jy nie die oorspronklike persoon is aan wie die ontvanger die brief geskryf het nie, meld asseblief wie die brief aan jou gestuur het. Skryf byvoorbeeld: "Ons kliëntediensverteenwoordiger, Michelle Harris, het jou brief aan my gestuur.` 
Sê waaroor die oorspronklike brief navraag gedoen het en beantwoord dan die vraag. Byvoorbeeld: `In jou brief het jy gevra wie die kontakpersoon is vir vrae van die media. Daardie persoon is Janet Walters. Haar e-posadres en telefoonnommer is soos volg.` Vir langer vrae, gebruik `n genommerde lys om elke vraag te beantwoord. Dit is makliker om te lees en wys dat elke vraag gedek is. Wees dapper, maar hou dit kort. `n Paar sinne per vraag behoort genoeg te wees om die persoon se oorspronklike vraag te beantwoord. 
Gebruik altyd `n begripstoon wanneer jy `n versoek van die hand wys, maar gee ook `n ferm antwoord. Sê byvoorbeeld: "Ongelukkig kan ek nie aan hierdie versoek voldoen nie. Ons het nie die inligting wat jy nodig het nie, en ek kan nie sê wanneer ons dit dalk sal hê nie.` As jy dalk die vraag met meer inligting kan beantwoord, vra die persoon vir `n antwoord. Sê iets soos: "Ek wil graag jou vraag beantwoord, maar ek moet eers meer oor jou situasie weet. Indien dit vir jou gerieflik is, antwoord asseblief met die datum van jou navraag en die naam van die persoon wat jy gekontak het, ek sal so gou moontlik antwoord.` 
Sommige mense verkies om hul brief met `n dankie oop te maak. Die presiese plasing is nie so belangrik nie, solank jy die persoon een of ander tyd bedank. 
As jy die brief met die hand skryf of druk, laat asseblief spasie vir jou handtekening nadat jy jou naam gedruk het. Wanneer jy `n e-pos stuur, is dit genoeg om net jou naam te noem. 
Dit is ook wys om die brief deur `n vriend of kollega te laat lees. Hulle kan hulself in die posisie van die ontvanger probeer plaas en aandui of hulle met die antwoord tevrede sal wees. 
`n Eenvoudige `Dankie vir die skryf, ons waardeer dit om van jou te hoor` kan `n groot verskil maak in die toon van jou brief. Maak frases soos hierdie `n gewoonte in jou briewe. Moet nooit die indruk wek dat jy geïrriteerd is deur die persoon wat jy skryf nie. Dit is beter om met vriendelikheid te oordryf as om iemand te laat dink jy is kwaad of geïrriteerd. 
Dit is veral belangrik as jy `n besigheid bestuur of `n kliëntediensnavraag beantwoord. Jou kliënt kan gefrustreerd raak as hulle tyd moet spandeer om `n lang brief te lees wat half so lank kon gewees het. Moet natuurlik nie so kort wees dat jy nie die persoon se vraag beantwoord het nie. As iets baie verduideliking nodig het, gee dit. Maar moenie lank van inhoud wees nie en gee nie meer inligting as wat nodig is nie. 
’n Goeie reël is om te verbeel jou leser lees die brief vinnig. Sal dit dan al die belangrike punte wat jy gemaak het kan sien? Indien nie, verbeter jou taal en maak dit duideliker. 
Wysig jou brief deur jouself te vra: "Sal iemand wat nie my werk doen nie weet waarvan ek praat?"?Indien nie, verander jou taal sodat gewone mense dit kan verstaan. Dit is `n goeie manier om jargon uit jou skryfwerk te verwyder. 
Moenie net op speltoets staatmaak om jou foute te vind nie. Hierdie programme vang gewoonlik nie grammatikafoute op nie. Lees die letter woord-vir-woord om jou foute te vind. As dit `n belangrike brief is, byvoorbeeld gerig aan `n sakevennoot, laat iemand anders dit ook lees. ’n Vars voorkoms kan foute raaksien wat jy oor die hoof gesien het.
Skryf 'n antwoordbrief
Inhoud
`n Antwoordbrief is `n antwoord op `n brief waarin `n vraag gevra word of inligting versoek word. Dit is hoofsaaklik byvoorbeeld besigheidsaankondigings. Om `n perfekte antwoordbrief saam te stel, hersien eers die oorspronklike brief noukeurig en bepaal wat die briefskrywer van jou wil hê. Kry dan al die bykomende inligting wat jy nodig het om op die versoek te reageer. Skryf `n beleefde, duidelike brief wat die vraag of kwessie uit die oorspronklike brief aanspreek. Hou die toon vriendelik en insiggewend om seker te maak dat jou ontvanger tevrede is met jou antwoord.
Trappe
Metode 1 van 3: Gaan deur die oorspronklike brief
1. Bepaal wat in die oorspronklike brief gevra is. `n Antwoordbrief moet aanspreek wat die oorspronklike brief wou weet. Lees die oorspronklike brief aandagtig deur. Vind uit wat die skrywer nodig het en hoe om die nodige inligting te verskaf.
- Soms is dit nie so maklik om vas te stel wat in `n brief gevra word nie, veral as die brief nie duidelik geskryf is nie. Kyk na die brief om uit te vind wat die oorspronklike skrywer van jou nodig het.
- Indien nodig, neem aantekeninge oor die brief om vas te stel waaroor dit gaan. Skryf neer wat die brief vra en hoe jy dit kan beantwoord.
2. Vind uit watter inligting in die brief aangevra word as jy dit nie reeds weet nie. As die brief wat jy ontvang het vir inligting vra, kan jy dit dalk nie uit jou kop ken nie. Doen wat jy kan om uit te vind hoe om die skrywer se vraag te beantwoord voordat jy op die brief reageer.
3. Stuur die brief aan iemand anders as jy nie gekwalifiseer is om te antwoord nie. Soms, veral in besigheid, stuur mense briewe na die algemene adres of kontakpersoon. As jy `n brief ontvang wat jy weet iemand anders kan baie beter beantwoord, stuur dit aan hulle om te antwoord. Dit verseker dat die ontvanger die mees akkurate antwoord moontlik ontvang.
Metode 2 van 3: Formulering van die antwoord
1. Rig die brief aan die persoon wat die inligting aangevra het. Maak altyd oop met `n beleefde groet soos "Liefste", gevolg deur die persoon se naam. Groet die persoon direk, eerder as `n generiese groet soos "Aan die ontvanger". Laasgenoemde is onpersoonlik en kom voor asof die versoek deur `n rekenaar hanteer is. In plaas daarvan is dit meer persoonlik om die persoon by die naam te groet en te wys dat sorg gedra is met die skryf van hierdie antwoord.
- As jy die persoon nie persoonlik ken nie, gebruik asseblief die titels Meneer of Mevrou gevolg deur die persoon se van. As die persoon `n sekere titel het, soos Dr., gebruik dit dan.
- As jy die persoon ken of nie weet wat hul geslag is nie, gebruik hul voornaam.
- As `n goeie reël, begin die brief met dieselfde naam en titel waarmee die persoon sy brief onderteken het. Byvoorbeeld: as die brief onderteken is met `Drs. a. Janssen`, begin jou antwoord met `Geagte Drs. a. Janssen`.
2. Dui aan dat jy op die oorspronklike brief reageer. Laat die leser in jou eerste sin weet dat jy op sy of haar brief reageer. Dit vertel die leser dat hul brief ontvang en verwerk is, en wat die doel van jou brief is.
3. Beantwoord die persoon se vraag so direk as wat jy kan. Kom by die kern van die brief na die opening. Bespreek elke vraag of bekommernis in die persoon se oorspronklike brief so volledig as wat jy kan. Maak seker dat jy elke punt tref sodat die persoon tevrede is met jou antwoord.
4. Dui asseblief duidelik aan of u nie aan die persoon se versoek kan voldoen nie. Soms kan jy nie `n persoon se versoek nakom nie. Wees reguit hieroor. Moenie `n langdradige antwoord gebruik om die slag te versag nie. Die ontvanger sal `n duidelike, direkte antwoord op hul vraag waardeer. Onthou om altyd beleefd te wees en om verskoning te vra terwyl jy dit doen sodat jy nie die ontvanger aanstoot gee nie.
5. Dankie die persoon vir die skryf. Of jy nou op die persoon se versoek kon reageer of nie, wees altyd hoflik en bedank die persoon vir hul brief. Dit wys dat jy hul aandag waardeer en voortgaan om `n positiewe verhouding met die briefskrywer te handhaaf.
6. Teken die brief met jou naam en titel. Sluit die brief met `n formele sluiting soos, "Die uwe," gevolg deur jou naam. As jy vir `n maatskappy werk, skryf jou posisie onder jou naam.
7. Hersien die brief om seker te maak dat jy die persoon se vraag beantwoord het. Jou ontvanger sal gefrustreerd wees as hulle `n antwoord kry wat nie hul vrae beantwoord nie. As jy die persoon nie tevrede stel nie, kan dit `n kliënt ongelukkig maak, of meer werk vir jou skep omdat jy later op `n ander vraag sal moet reageer. Maak seker dat die ontvanger tevrede is deur hul vraag so volledig as moontlik te beantwoord. Gaan jou brief dubbel na en maak seker dat alles uit die oorspronklike brief aangespreek is. As iets ontbreek, voeg dit by voordat jy die brief stuur.
Metode 3 van 3: Gebruik `n professionele toon
1. Gebruik die tipieseformaat van `n besigheidsbrief. Beskou alle antwoordbriewe as formele besigheidskommunikasie. Skryf professioneel en volgens `n gewone sakebrief, om die regte toon aan te gee.
- Skryf links bo jou naam, titel, maatskappy (indien van toepassing) en adres. Hieronder skryf jy die datum. Skryf ten slotte die volle naam en adres van die persoon op wie jy antwoord neer.
- Vir getikte letters, gebruik kantlyne van 2,5 cm om die rand. Hou `n enkele reëlspasiëring in die teks en twee spasiëring tussen paragrawe.
- Wanneer jy die brief tik, gebruik `n 12 punt font en `n verstek teks instelling. As jy die brief met die hand skryf, maak seker dat jy leesbaar skryf.
2. Laat die ontvanger gelukkig voel met hul versoek. Dit is veral belangrik as jy `n besigheid of diens bestuur. Mense moet altyd voel dat jy hul tyd en gedagtes waardeer. Dank hulle vir hul versoek en gebruik altyd `n warm, hartlike toon wanneer jy skryf.
3. Hou die brief kort sodat jou ontvanger dit vinnig kan lees. Respekteer jou ontvanger se tyd. Moenie van hulle verwag om `n brief van drie bladsye te lees wanneer een paragraaf die vraag goed kan beantwoord nie. Beantwoord asseblief die bekommernis in die oorspronklike brief so goed jy kan en stuur dan die brief. Moenie ekstra gedeeltes byvoeg wat nie in die brief hoef te wees nie.
4. Skryf duidelik sodat die ontvanger jou antwoord verstaan. Moenie langdradige sinne of ingewikkelde terme gebruik nie. Skryf in eenvoudige, direkte taal wat nie jou leser sal verwar nie. Korter sinne is die beste vir hierdie doel.
5. Vermy jargon en tegniese terme wat die leser dalk nie verstaan nie. Dit het te doen met duidelike skryf. Tensy jy seker is dat die persoon aan wie jy skryf `n professionele persoon is wat tegniese terme sal verstaan, laat dit uit jou brief weg. Vervang tegniese terme met alternatiewe woorde wat `n nie-spesialis kan verstaan.
6. Proeflees jou brief. Tikfoute en ander foute laat jou skryfwerk onprofessioneel lyk. Lees altyd jou brief en korrigeer enige probleme met spelling, grammatika, struktuur en teksvloei. ’n Paar minute se ekstra werk kan jou brief baie meer professioneel laat lyk.
Artikels oor die onderwerp "Skryf 'n antwoordbrief"
Оцените, пожалуйста статью
Gewilde
