Gratis stap vir stap instruksies 
Byvoorbeeld, as jou projek behels die vervaardiging en versending van 1 000 T-hemde vir 1 000 euro, kan jy bekommerd wees as jy net 300 gemaak het, maar reeds 500 euro spandeer het. Jy kan ook sien dat jy twee dae voor skedule is en daarop kommentaar lewer. 
Byvoorbeeld, as jou T-hemp maatskappy voor skedule en agter begroting is, kan jy dit sien as `n rede om produksie te verhoog en dinge uit te balanseer. 
Probeer om seker te maak jou bestuurder sien al die inligting in die eerste minute van die lees van die verslag. Byvoorbeeld, jy kan dadelik jou verslag begin met iets direk soos: "Parker Transport is tans voor skedule. Ons het 50% van die begroting bestee en 30% van die produk geproduseer. Deur produksie te versnel, kan ons koste verminder.” As bestuurders tevrede is met wat hulle aan die begin sien, weet hulle dalk reeds genoeg. As daar iets in die opsomming is wat `n probleem aandui, kan hulle vinnig daarvandaan na die relevante inligting verder af in die verslag beweeg. 
Byvoorbeeld, moenie iets skryf soos "Ons produksiebestuurders, Frank en Sandra, het goeie werk gedoen nie. Frank is altyd baie vroeg daar en Sandra`s is altyd die laaste om te vertrek, om seker te maak ons het alles betyds vervaardig.” Beklemtoon eerder die sleuteldatums: “Ons is 20% voor skedule aangesien die produksieleiers (Frank en Sandra) produksietyd met twee uur per dag verleng het.” 
As jou bestuurder die groot storie wil sien, kan jy `n hoofstuk noem Resultate`, `n ander hoofstuk `Uitdagings` en `n derde `Oplossings`. Vir `n bestuurder wat daarvan hou om dinge chronologies te sien, probeer `n `Hierdie week se vordering`-hoofstuk gevolg deur `Volgende stappe`. 
As jou bestuurder of maatskappy spesifiek vir ’n volledig geskrewe verslag vra, moet jy natuurlik aan daardie wens voldoen. 
Vermy byvoorbeeld sinne soos "Augustusverkope gaan goed, die beste maand nog, danksy die werklik uitstaande pogings van Marie en Sam.” Jy kan dieselfde ding baie korter sê: “Augustusverkope is die beste nog, danksy Marie en Sam se harde werk.” 
As jou bestuurder minder gereeld verslae wil ontvang, doen jy natuurlik soos jy gevra word.
Skryf 'n statusverslag
`n Statusverslag mag dalk na `n karwei lyk, maar die skryf daarvan kan eintlik `n wonderlike geleentheid wees om met die bestuur te kommunikeer. Ongeag die projek waaraan jy werk, moet jy daarop fokus om spesifieke besonderhede te verskaf wat die projek se begroting en vordering beskryf. Plaas die belangrikste inligting aan die begin in `n opsomming. Volg dan op met die hoofbesonderhede wat die projek beskryf in terme van resultate en uitdagings. Hou dinge kort maar insiggewend en bestuur is gelukkig.
Trappe
Deel 1 van 2: Stel jou verslag op
1. Fokus op koste en tydraamwerk. Ongeag die projek waaraan jy besig is, wil bestuurders weet hoe dinge gaan ten opsigte van begroting en vordering. Stel jou verslag op wat inligting versamel oor hoe die projek finansieel vaar. Maak ook `n paar opmerkings oor of die projek betyds op skedule is of nie.
2. Wees eerlik oor probleme. As jy weet daar is probleme met projekkoste en vordering, moenie dit wegsteek nie. Dit sal later net tot groter probleme lei. Dink eerder aan hoe hierdie probleme verband hou met dinge wat goed gaan.
3. Verskaf oplossings vir probleme. Deel van die doel van `n statusverslag is om die bestuurder te help besluit oor die volgende stappe. Jy kan help deur oplossings voor te stel vir sekere probleme wat vir jou uitstaan. Terwyl jy die verslag bou, neem aantekeninge oor hoe jou oplossings relevant is vir koste en vordering.
Deel 2 van 2: Sit alles bymekaar
1. Gee die verslag `n titel. Begin jou geskrewe verslag met `n kort opsomming, titel en datum. Omdat statusverslae kort moet wees, hoef dit nie op `n aparte titelblad te wees nie. As jy die verslag per e-pos indien, sal `n duidelike onderwerp voldoende wees sodat jou bestuurder weet waaroor die e-pos gaan.
- Iets soos "Augustus 2017 Parker Transport Report" is goed.
- Verskaf altyd data sodat dit duidelik is oor watter tydperk jy verslag doen.
- As jou maatskappy spesifieke formate vir verslagdoening gebruik, maak seker dat jy dit ook gebruik.
2. Begin met `n opsomming. Bestuurders is besig en moet dadelik die belangrikste inligting sien. `n Paar reëls aan die begin van die verslag kom tot die kern van die saak, wat kortliks verduidelik hoe die projek vorder in terme van begroting en vordering.
3. Verskaf die mees relevante besonderhede. Lys die belangrikste resultate tot dusver, met die fokus op mylpale en sleuteldata. Lig jou bestuurder in in terme van resultate eerder as aktiwiteite.
4. Organiseer die feite. Hier kan jy die verslag aanpas by jou bestuurder se styl. As jy jou bestuurder se werkswyse ken, kan jy die verslag daarvolgens aanpas. As jy nie seker is nie, fokus op `n kort, direkte opsomming in `n styl wat jy goed ken.
5. Gebruik koeëls. Bestuurders moet vinnig en op `n maklik leesbare wyse voorsien word van die inligting wat hulle benodig. Paragrawe is te lank om te lees en verberg sleutelinligting. Maar met kolpuntlyste is dit maklik om deur die verslag te skandeer.
6. Voeg visuele elemente by soos nodig. Sommige bestuurders vind dit nuttig om visuele leidrade by te voeg om te verduidelik hoe `n projek verloop. Jy kan byvoorbeeld `n groen lig langs `n kostekoeël plaas as dit goed gaan, maar `n oranje liggie langs een oor vordering as jy `n bietjie agter raak.
7. Hersien jou verslag en wysig dit soos nodig voordat jy dit by jou bestuurder indien. Spelfoute en ontbrekende sinne is nooit goed nie, selfs in `n kort, relatief informele statusverslag. Moenie net op elektroniese spel- en grammatikatoetsers staatmaak nie. Om die berig kort en direk te hou, kyk na wat nog gedoen kan word (soos onnodige bywoorde en byvoeglike naamwoorde).
8. Rapporteer ten minste een keer per maand, tensy jy ander instruksies het. Jou maatskappy kan jou vra om statusverslae op `n skedule te verskaf, soos weekliks of tweeweekliks. Rapportering ten minste een keer per maand is oor die algemeen goed om jou bestuurder op hoogte te hou. Kontak hom as jy nie seker is wanneer die statusverslae in moet wees nie.
Artikels oor die onderwerp "Skryf 'n statusverslag"
Оцените, пожалуйста статью
Gewilde
