Groepering van data in Excel: 13 stappe (met prente)

Inhoud

Trappe
- Metode1 van 2:Outomatiese opsomming
- Metode 2 van 2: Groepering van data met die hand
Wenke
Waarskuwings

Excel het `n paar baie nuttige funksies, as jy weet waar om dit te vind. Die maklikste om te leer is groepering en oorsig, wat jou help om groot hoeveelhede data te minimaliseer en dit makliker maak om komplekse sigblaaie te hanteer. Neem die volgende stappe om voordeel te trek uit datagroepering in beide nuwer en ouer weergawes van Excel.

Trappe

Prent getiteld Groepeer en uiteensit Excel-data Stap 1

1. Maak die lêer oop waarmee jy wil werk. Groepering is baie nuttig om groot tabelle meer hanteerbaar in grootte en aanbieding te maak, maar vir eenvoud sal ons `n klein sigblad in hierdie demonstrasie gebruik.

Prent getiteld Groepeer en uiteensit Excel-data Stap 2

2. Gaan na Feite. In nuwer weergawes van Excel is dit deel van die lint. As jy `n ouer weergawe het, klik daarop Datums aftrekkieslys.

Metode1 van 2:Outomatiese opsomming

Prent getiteld Groepeer en uiteensit Excel-data Stap 3

1. Gaan na Feite > groep > Outo-oorsig. In ouer weergawes van Excel, gaan na Datums > Oorsig > Outo-oorsig.

Wanneer jy groepeer, soek Excel data wat in logiese eenhede is (bv. opskrifte aan die begin en formuletotale aan die einde), kies hulle en gee jou die opsie om dit te minimaliseer. As Excel aandui dat `n outomatiese oorsig nie geskep kon word nie, dit is omdat daar geen formules in die sigblad is nie. In daardie geval moet jy die data handmatig groepeer (sien Groepeer data handmatig).

Prent getiteld Groepeer en uiteensit Excel-data Stap 4

2. Bekyk die outomatiese oorsig van jou sigblad. Afhangende van die kompleksiteit en uitleg van jou sigblad, sal jy vind dat die individuele dele van jou data in groepe verdeel word, aangedui deur vierkantige hakies aan die linkerkant en bokant van jou reeks selle. Die voorbeeldwerkblad is baie eenvoudig en is slegs op een plek gegroepeer.

In die voorbeeldoorsig word die data tussen die eerste ry (die kopskrif) en die laaste twee rye (wat beide formules bevat) outomaties gegroepeer. Sel B7, byvoorbeeld, bevat `n SOM-formule.

Klik die [–]-knoppie om `n datagroep te minimaliseer.

Kyk na die data wat oorbly. Dit is gewoonlik belangrike inligting wat die sigbladgebruiker die opsie gee om dieper in die besonderhede in te gaan, wat die sigblad makliker maak om te hersien.

Prent getiteld Groepeer en uiteensit Excel-data Stap 5

3. Verwyder die outomatiese oorsig as jy wil. As Excel sekere data verkeerd geïnterpreteer het en jy nie tevrede is met die resultate nie, kan jy die oorsig weer uitvee deur na Feite > ontgroepeer (of Oorsig) en dan Duidelike oorsig om te kies; vanaf hierdie punt kan u data handmatig groepeer en ontgroepeer (sien metode hieronder).As die outomatiese oorsig net `n paar veranderinge benodig, kan jy jouself tyd bespaar deur klein aanpassings te maak.

Metode 2 van 2: Groepering van data met die hand

Prent getiteld Groepeer en uiteensit Excel-data Stap 6

1. Kies die selle wat jy wil minimaliseer. In hierdie geval wil ons slegs die opskrifte en groottotaal wys nadat ons die data geminimaliseer het, dus kies ons alles tussenin.

Prent getiteld Groepeer en uiteensit Excel-data Stap 7

2. Gaan na Feite > groep > groep. Vir ouer weergawes van Excel, gaan na Datums > Oorsig > groep.

Prent getiteld Groepeer en uiteensit Excel-data Stap 8

3. Wanneer gevra word, kies Rye of Kolomme. In hierdie voorbeeld wil ons die data vertikaal invou sodat ons kies Rye.

Prent getiteld Groepeer en uiteensit Excel-data Stap 9

4. Bekyk die gedeelte van die data wat gegroepeer is. Dit is nou gemerk met `n vierkantige hakie aan die linkerkant of bokant van die selle.

Prent getiteld Groepeer en uiteensit Excel-data Stap 10

5. Klik die [-]-knoppie om te minimaliseer.

Prent getiteld Groepeer en uiteensit Excel-data Stap 11

6. Kies en groepeer ander afdelings indien verlang. Brei die huidige keuse uit indien nodig (deur [+] te druk), herhaal dan Stap 1 tot 4 om nuwe groepe te skep. In hierdie voorbeeld gaan ons `n nuwe subgroep binne die eerste groep skep, sonder die subtotale, dus kies ons alle selle tussen die opskrifte en die subtotale.

Kyk na die gedeelte van die data wat gegroepeer is.

Minimaliseer die nuwe groep en let op die verskil in vertoon.

Prent getiteld Groepeer en uiteensit Excel-data Stap 12

7. Om `n afdeling te ontgroepeer: kies hierdie afdeling met die Shift-sleutel en gaan na Feite > ontgroepeer > ontgroepeer. In ouer weergawes van Excel, gaan na Datums > Oorsig > Ontgroepeer

Prent getiteld Groepeer en uiteensit Excel-data Stap 13

8. Om te ontgroepeer gaan alles na Feite > ontgroepeer (of Oorsig) > Ontgroepeer.

Wenke

Dikwels werk die AutoOverview-funksie nie presies soos jy wil nie. Handmatige oorsig - dit wil sê die skep van `n reeks groepe - is soms makliker en meer gefokus op die data van jou sigblad.

Jy kan nie hierdie funksie gebruik as die werkblad gedeel word nie.

Waarskuwings

Gebruik Groep nie as jy die Excel-lêer as html-bladsy wil stoor.
Gebruik Groep nie as jy die werkblad wil beskerm; die gebruiker sal nie die rye kan invou of invou nie!