Argiveer alfabeties (met prente)

Inhoud

Trappe
- Deel 1 van 2: Argiveer alfabeties
- Deel 2 van 2: Hantering van spesiale gevalle
Wenke

Alfabetiese argivering is `n standaard manier om dokumente in beide jou besigheid en privaat lewe te organiseer. Deur dokumente in alfabetiese volgorde te argiveer, kan jy en ander enige lêer vinnig vind en vervang. Dit verseker dat alle dokumente veilig en maklik beskikbaar is. Daar is baie reëls oor hoe om alfabeties te argiveer, om `n argiveringstelsel hanteerbaar te hou.

Trappe

Deel 1 van 2: Argiveer alfabeties

1. Besluit watter alfabetiese stelsel om te gebruik. Selfs iets so eenvoudig soos alfabetiese liassering bied verskeie opsies om van te kies. Dit is belangrik dat jy een stelsel kies en dit konsekwent gebruik.

Wanneer per letter argiveer word, word elke letter in elke woord in volgorde van voorkoms beskou, met die ignorering van spasies tussen woorde.
Argiveer volgens woord organiseer dinge gebaseer op die eerste letter van elke opeenvolgende woord.
Klassifikasie volgens eenheid neem elke woord, afkorting en voorletters in ag en rangskik die items dienooreenkomstig. Hierdie stelsel word algemeen aanbeveel.

2. Groep items. Sodra jy al die items het wat jy nodig het om te argiveer, besluit hoe jy die lêers wil groepeer. Jy kan die woordeboekformaat kies, wat alle lêers in een alfabetiese volgorde plaas, ongeag die tipe lêer of items wat dit bevat. Jy kan ook die ensiklopedie-formaat gebruik, waar items volgens tipe of onderwerp gegroepeer word, en elke groep alfabeties gerangskik is.

As jy baie verskillende soorte items het om in te dien (resepte, belastingkwitansies, briewe, ens.), dan kan dit nuttig wees om die ensiklopedie-formaat te gebruik. Groepeer die items eers volgens tipe, dan volgens alfabetiese volgorde van die items in elke groep. Hou die groepe apart deur middel van verdelers of kleurkodering.

3. Indekseer jou lêers. Indeksering is die manier om elke afdeling van `n titel in die regte eenheid te plaas. Om items te indekseer voordat jy dit argiveer, moet jy die elemente van elke item se naam verdeel en `n nuwe alfabetiese naam skep, wat dalk verskil van die versteknaam. Byvoorbeeld:

Gestel jy het die volgende items om te indekseer en te argiveer: `n artikel oor miervreters getiteld `Nagvoeding van miervreters`, `n biografie van bekende miervreterskenner Jane A. Doe, en `n advertensiebrosjure vir `n miervreter-uitstalling by Artis.

Die biografie van Jane A. Doe sou geïndekseer word as `Doe, Jane A`., aangesien die van eerste in die argief verskyn. Dit sal onder die letter `D` wees. word geargiveer.

Die artikel `Nagvoeding van miervreters` kan so geïndekseer word as jy `n woordeboekagtige groepering kies. Dit kan geliasseer word onder die letter `N` (vir `Naglik`), deur hierdie groepering te gebruik.

Alternatiewelik kan jy `Miervreters se nagvoeding` indekseer as `Miervreters, nagvoeding van`. Dit sal sin maak as jy `n ensiklopedie soos groepering gebruik, en nie net die argivering van miervreterverwante goed nie. Die item sal dan onder die `A` geliasseer word.

Die advertensiebrosjure kan geïndekseer word as `Miervreters, uitstallings (Artis)`. Dit sal sin maak as jy verwag om verskillende materiaal op miervreter-uitstallings te hê - jy kan byvoorbeeld `n ander item laat indekseer as `Mierevreters, uitstallings (Emmen Zoo)`.

Die promosiebrosjure kan ook geïndekseer word as `Artis (Uitstalling oor Miervreters)`. Dit kan nuttig wees as jy verwag om verskeie items oor die dieretuin Artis te hê, of as jy `n ensiklopedie-agtige groepering wil gebruik om items volgens geografiese ligging te argiveer.

4. Organiseer lêers alfabeties volgens hul geïndekseer naam. Die algemene reël vir argivering alfabeties is om items in volgorde van A (eerste) tot Z (laaste) te rangskik. Gebruik toenemend spesifieke inligting om individuele items te onderskei en te argiveer. Byvoorbeeld:

Die volgorde van jou geïndekseer lêers in die vorige stap kan dan soos volg wees (afhangende van die stelsel wat jy gebruik): `Doen, Jane A`., `Artis (Anteaters Exhibition)` en `Anteaters Nocturnal Feeding` of `Anteaters, Exhibits (Artis)`, `Anteaters, Nocturnal Feeding` en `Doe, Jane A`.

`n Lêer met die naam `Wallaby` kom dan na een vir `Emu`. `n Lêer vir `Kangaroo` kom dan tussenin, en `n lêer vir `Aardvark` kom voor `Bear`. Dit lewer die volgende volgorde: Aardvark, Bear, Eme, Kangaroo, Wallaby.

As jy dan `n lêer vir `Antilope` bygevoeg het, sal dit ná alle lêers vir `Aardvark` kom. Aangesien albei met die letter `A` begin, moet jy na die tweede letter van elke woord (`N` en `A` onderskeidelik) kyk om die volgorde te bepaal, en dan lêers rangskik op grond daarvan. Die nuwe volgorde sou wees: Aardvark, `Bos`, `Beer`, `Emoe`, `Kangaroo`, `Wallaby`.

5. Benoem jou lêergidse. Om dit maklik te maak om items te vind, benoem elke lêergids met die toepaslike geïndekseerde naam van die item(s) wat dit bevat. Dit maak dit ook makliker om nuwe lêers in die regte volgorde by te voeg.

Plaas items in die toepaslike vouer.

U kan dit ook nuttig vind om u lêers in te kleur om bruikbaarheid te verbeter. Byvoorbeeld, as jy `n ensiklopedie-agtige groepering gebruik, gee elke groep `n aparte kleur en benoem elke item/lêer in elke groep met sy onderskeie kleur.

6. Dokumenteer jou indeksering en argiveringstelsel. Wees konsekwent met jou indeksering en liasseringstelsel, wat dit ook al is. Maak seker dat almal met toegang tot die lêers bewus is van die stelsel. Byvoorbeeld, jy kan `n dokument skep en deel wat die reëls van jou lêerstelsel beskryf. Dit sal almal help om die lêerstelsel doeltreffend te gebruik.

7. Argiveer nuwe items behoorlik. Plaas lêers in die kas gebaseer op hul geïndekseerde name en alfabeties, afhangende van die stelsel wat jy gebruik. Skuif huidige lêers soos nodig om nuwe lêers op die regte plek te argiveer.

Deel 2 van 2: Hantering van spesiale gevalle

1. Argief items onder `n handtekening term. Soms maak dit sin om items op sleutelwoorde te argiveer, ongeag die volgorde waarin woorde in `n titel of naam voorkom. Dit verseker dat `n lêer geïndekseer en opgespoor kan word deur die mees logiese term te gebruik. Byvoorbeeld:

`First Bank of Chicago` kan geïndekseer word en geliasseer word as `Chicago, First Bank of`. `Chicago` is die sleutelterm in hierdie afdeling, eerder as `Eerste` of `Bank`, veral as jy ander items met soortgelyke name het, soos `First Bank of Tulsa` of `Chicago Bank and Trust`.

2. Rangskik name volgens van. Algemene argiveringstandaarde beveel aan om individue eerste met van te indekseer, aangesien van as die belangrike term beskou word.

Byvoorbeeld, `Jane A. Doe` word geïndekseer en geargiveer as `Doe, Jane A`.

Sit titels (Dr., Mnr., Mev., ens.) aan die einde.`Dr. Jane A. Doe` word byvoorbeeld geïndekseer en geargiveer as `Doe, Jane A., Dr.`.

Oor die algemeen plaas jy name in spelvolgorde. Hoe `MacDonald` voor `McDonald` kom. Ook genoem `D`, `L`, `Le`, `Le`, `de`, ens. beskou as deel van die naam, nie afsonderlike eenhede nie. Dit is hoe jy lêers soos `Heinlein`, `Le Guin`, `L`Engle` en `Wolfe` in daardie volgorde organiseer (en nie as `L`Engle`, `Le Guin`, `Heinlein`, `Wolfe` ).

`n Algemene uitsondering op hierdie reëls oor name is wanneer `n individu se naam deel is van `n maatskappynaam of organisasie. In hierdie gevalle, hanteer die individu se naam as eenhede binne die maatskappy se naam. Byvoorbeeld, `Jane A. Doe-pestbeheer` sal onder `J` geliasseer word en nie as `Doe, Jane A. Plaagbeheer`.

3. Ignoreer lidwoorde, voegwoorde en voorsetsels. Artikels (soos `die`, `die` en `a`), voegwoorde (soos `en`, `maar` en `of`) en voorsetsels (soos `vir`, `van` en `in`) word oor die algemeen oorgeslaan wanneer indeksering en argivering in alfabetiese volgorde gebruik word, aangesien dit nie as belangrike terme beskou word nie. Dit is die geval selfs wanneer dit die begin van `n item se naam is. Byvoorbeeld:

``n Studie van die aap se voedingsgewoontes` kan dan geliasseer word onder die `A` van `Aap` (die belangrike woord in die titel van hierdie inskrywing), in plaas van `E` vir `A`.

`Doe and Smith Pest Control` kom dan na `Doe, Jane A`. Beide geïndekseerde name begin met die woord `Doe`, so jy gaan aan na die volgende sleutelterm in elk (`Smith` en `Jane` onderskeidelik) om die volgorde van die lêers te bepaal. Ignoreer die woord `en` omdat dit nie betekenisvol is nie.

4. Hanteer afkortings asof dit gespel is. Wanneer u items indekseer en argiveer, kan u afkortings soos `Prod.` (vir `Vervaardiger`) of `Inc.` (vir `Incorporated`). Oor die algemeen moet jy items indekseer en argiveer asof hierdie afkortings gespel is, eerder as net as stringe letters.

Byvoorbeeld: `Jane A. Doen kantoorbenodigdhede` sal na `Jane A. Doen versekering`.

5. Argief numeriese waardes soos gewoonlik. Wanneer items alfabeties georganiseer word, kan jy nommers binne titels teëkom. Oor die algemeen rangskik jy getalle soos gewoonlik, eerder as asof hulle gespel is. Getalle word ook voor letters gerangskik.

Byvoorbeeld: `3M Company` kom voor `100 Great Entrepreneurial Ideas` (aangesien `3` voor `100` kom).

"Groot entrepreneursidees" en "groot entrepreneurs" word na "100 groot entrepreneursidees" geplaas omdat syfers voor letters kom.

Getalle wat gespel word, word as woorde hanteer. Byvoorbeeld: argief `100 Groot Entrepreneuriële Idees`, `Groot Entrepreneuriële Idees` en `Tweehonderd Groot Entrepreneuriële Idees` in daardie volgorde.

As dit egter jou argiefdoel dien, kan jy `n uitsondering maak en nommers altyd stoor asof dit gespel is.

6. Verwerk spesiale karakters. Enige nie-alfabetiese of nie-numeriese karakters wat teëgekom word tydens die indeksering en berging van items moet in ag geneem word. Wat om met hierdie karakters te doen hang egter af van die tipe:

Leestekens (soos apostrofe, punte en kommas) word oor die algemeen geïgnoreer wanneer items geindekseer en argiveer word. So jy plaas `Washington`s Best Coffee` en `Washington State Fair` in daardie volgorde.

Diakritiese tekens word behandel as die ooreenstemmende letter sonder die diakritiese tekens. Argiveer dus jou `Éclair` as `Eclair` en `Über` as `Uber`. Die uitsondering hierop is wanneer jy argiveer volgens die alfabet van `n taal wat diakritiese tekens gebruik, in welke geval jy die normale alfabetiese volgorde van daardie taal moet volg.

7. Gebruik die algemene reël `niks vir niks` indien nodig. Oor die algemeen word spasies (insluitend leestekens en ander oorgeslaande elemente) geïgnoreer wanneer alfabeties argiveer. In daardie gevalle waar jy egter items het wat op dieselfde manier begin, gebruik `n spasie of die "niks vir niks"-reël om die volgorde te bepaal.

Plaas byvoorbeeld `Noordoosbank`, `Noordoosbank` en `Noordoos-vervaardiging` in daardie volgorde.

Plaas ook `Doen, Jane A.` vir `Doen, Jane A., Dr.`.

8. Onderskei lêers met meer gedetailleerde inligting, indien nodig. In seldsame gevalle is `n alfabetiese inligting nie genoeg om die volgorde van lêers te bepaal nie. In hierdie gevalle moet jy verdere inligting gebruik om items te indekseer en te organiseer. Merk hierdie bykomende inligting op die onderskeie lêers om jou te help om hulle van mekaar te onderskei. Byvoorbeeld:

As jy items gehad het vir twee verskillende individue genaamd Jane A. Doen, dan kan jy hulle volgens geboortedatum plaas. Plaas `Doen, Jane A. (b. 1853)` dus vir `Doe, Jane A. (b. 1967)`.

Jy kan ook items volgens geografie sorteer wanneer jy moet onderskei. As jy lêers vir drie verskillende banke op drie verskillende liggings het, en elke bank word `Nasionale bank` genoem, kan jy dit alfabeties sorteer in die volgorde `Nasionale bank (Utrecht)`, `Nasionale bank (Groningen)` en `Nasionale bank (Amsterdam)`.

Net so, as jy items vir twee verskillende bere, of tipes bere het, dan kan jy hulle verder onderskei op grond van spesies, geografiese ligging, ens. Byvoorbeeld, jy het dalk lêers soos "Bear, Brown" en "Bear, Grizzly" (in daardie volgorde), of lêers oor "Bears (Europa)" en "Bears (Noord-Amerika)" (in daardie volgorde).

9. Skep uitsonderings en spesiale reëls. Maak seker dat enigiemand wat jou lêers gebruik, bewus is van enige uitsonderings op die standaardriglyne wat in jou liasseringstelsel ingesluit is. Dit sal verseker dat almal die lêerstelsel behoorlik en doeltreffend kan gebruik.

Wenke

As jy op soek is na leiding oor meer komplekse of gespesialiseerde alfabetiese argiefkwessies, kontak instellings soos die National Information Standards Organisation (NISO), die American Library Association (ALA), die Association of Records Managers and Administrators (ARMA), van die Biblioteek. van die Kongres.