Neem minute (met foto's)

Inhoud

Trappe
Wenke
Waarskuwing

Baie geluk, jy is pas verkies of aangestel as sekretaris van die direksie! Weet jy hoe dit werk om notules tydens `n vergadering te neem en hoe om die notule wat geneem is uit te brei en aan te bied?? Hieronder is `n stap-vir-stap verduideliking van hoe om notules te neem van beide informele vergaderings en meer formele vergaderings, waarvoor jy dalk ook die wyd gebruikte vergadering- en konferensiehandboek in die Verenigde State wil gebruik Robert se Ordereëls (letterlik: Die Reëls van Robert) wil raadpleeg.

Trappe

Deel 1 van 4: Voorbereiding

1. Maak seker dat jy vertroud is met die organisasie se vergaderingreëls. As die sekretaresse veronderstel is om amptelike notules te neem, vra of jy Robert se Reëls of `n ander gids moet volg. As die reëls minder amptelik is, vra wat presies in die notule ingesluit moet word en hoe dit gebruik sal word.

As `n notanemer hoef jy nie al Robert se Reëls uit jou kop te ken nie. Dit kan egter `n goeie idee wees om die boek te koop (of dit by die voorsitter te leen), aangesien dit baie nuttige en spesifieke inligting bevat.
Maak seker jy weet wat jou rol is. Dit is moontlik dat die sekretaris of notule sekretaris nie aan die vergadering deelneem nie, maar dit is ook moontlik dat hy of sy wel aan die bespreking deelneem en terselfdertyd notules neem. Die rol van die sekretaris is in elk geval altyd meer beskeie en hy of sy is minder prominent as die voorsitter van die organisasie of die persoon wat die vergadering lei.

2. Berei vooraf `n model voor. Vergaderingsnotules bevat dikwels baie van dieselfde inligting. Skep dus `n model met `n standaardformaat waarin jy reeds herhalende dele insluit. Behou in elk geval plek vir die volgende inligting:

Organisasie Naam.

Soort vergadering. Is dit `n gereelde weeklikse of jaarlikse vergadering, die vergadering van `n kleiner komitee, of word die vergadering om `n spesiale rede belê?

Datum, tyd en plek. Laat ruimte vir die begin- en eindtye (opening en sluiting).

Die naam van die voorsitter of persoon wat die vergadering voorsit en die naam van die sekretaris (of hul adjunkte).

Lys van `bywoners` en `afwesiges` verskonings. Dit is `n spoggerige naam vir die bywoningslys. Maak `n aantekening of die kworum (die minimum aantal mense wat nodig is om oor `n voorstel te stem) teenwoordig is.

Ruimte vir jou handtekening. As `n notanemer moet jy altyd jou werk teken. Indien die notule goedgekeur moet word, kan `n bykomende handtekening vereis word. Dit hang af van die beleid van die organisasie.

’n Agenda, as daar een is. Indien die voorsitter of persoon wat die vergadering lei jou nie gevra het om `n agenda voor te berei nie, moet die agenda op aanvraag beskikbaar wees. `n Agenda is `n goeie hulpmiddel om vergaderingnotules te skryf.

3. Maak seker jy het `n notaboek of skootrekenaar by jou. Wat jy ook al bring, maak seker dit is iets waarmee jy gemaklik is om mee te werk. As jy meer gereeld minute gaan neem, koop `n spesiale notaboek of skep `n vouer daarvoor op jou rekenaar.

As jy die notule van `n vorige vergadering geneem het en dit is nog nie vir goedkeuring ingedien nie, bring daardie notule ook na die vergadering.

Jy kan opsioneel die vergadering opneem met `n stemopnemer. Dit kan nuttig wees wanneer jy die notules uitwerk, maar jy moet altyd ook aantekeninge maak. As jy die vergadering opneem, vra of almal saamstem en maak seker dat die notule nie `n woordelikse transkripsie van die opname is nie.

Jy kan vinniger aantekeninge maak met behulp van snelskrif of snelskrif, maar jy hoef nie elke woord neer te skryf wanneer jy minute neem nie. Dit is selfs beter om nie.

As die bedoeling is dat almal jou kan volg terwyl jy minute neem, kan jy `n oorhoofse projektor of aanbiedingstaander gebruik. Maak seker dat jy jou notas netjies en sonder vlekke of plooie na die vergadering kan saamneem om die notule verder uit te werk.

Deel 2 van 4: Neem aantekeninge

1. Slaag `n bywoningslys. Sodra almal daar is, gee `n vel papier deur (of in groot vergaderings met baie mense, verskeie velle) met spasie vir almal se naam en kontakinligting. Jy kan dit na die vergadering gebruik om die `bywoning`-afdeling van jou model te voltooi, maar jy kan ook die voltooide lys name direk aan die notule heg.

As daar baie mense is wat jy nie ken nie (wel), kan dit nuttig wees om `n kaart van al die sitplekke te teken en dit in te vul deur elke aanwesige een vir een te vra om hulself voor te stel. Hou hierdie kaart byderhand terwyl jy minute neem sodat jy mense by name kan bel indien toepaslik (sien hieronder).

2. Vul soveel as moontlik dele van die model in. Terwyl jy wag dat die vergadering begin, kan jy reeds die naam van die organisasie, die datum en plek van die vergadering en die tipe vergadering neerskryf (byvoorbeeld: weeklikse raadsvergadering, vergadering van `n spesiale komitee, ens.). Wanneer die vergadering begin, let op die openingstyd.

As jy nie `n model het nie, skryf hierdie inligting aan die begin van jou notas neer.

Indien die vergadering vir `n spesiale rede of op `n spesiale tyd belê is, hou die dagvaarding wat aan die lede gestuur is. Voeg die konvokasiebeampte as `n aanhangsel by die gedetailleerde notule.

3. Let op die resultaat van die eerste voorstel. `n Amptelike vergadering begin gewoonlik met `n voorstel (formeel: `n mosie) om die agenda goed te keur, so ons gebruik dit as `n voorbeeld hier. As die vergadering met `n ander voorstel begin, skryf ten minste dieselfde relevante inligting neer:

Amptelik, wanneer `n voorstel gemaak word (of `n mosie ingedien word), sê iemand `I propose` (in Engels: `I move`). So word dan gesê `Ek stel voor om die agenda goed te keur.`

Die naam van die persoon wat die mosie indien (m.a.w. die persoon wat die voorstel maak).

Die uitslag van die stemming. As die stemming ten gunste is, skryf `voorstel aangeneem`.` As die stemming teen is, skryf `voorstel verwerp`.`

As `n voorstel te lank is om woord vir woord neergeskryf te word, vra of die mosie skriftelik ingedien kan word. As dit meer gereeld gebeur, kan jy buite die vergaderings vra of dit nie amptelike beleid vir mosies of voorstelle van `n sekere woordtelling kan word nie.

Indien u die agenda opgestel het, is dit ook moontlik dat u terselfdertyd `n notulenemer is en die persoon wat hierdie mosie indien. Dis geen probleem nie. Solank jy onpartydig bly, kan jy sonder enige probleem jou eie optrede in die notule aanteken.

4. Let op die ander voorstelle tydens die vergadering. Luister aandagtig na alle besprekings, maar (tensy anders vermeld!) moenie dit neerskryf nie. Wanneer `n nuwe voorstel gemaak word, skryf slegs die relevante inligting neer.

Vir elke nuwe voorstel, moenie vergeet om die presiese bewoording van die mosie, die naam van die persoon wat die mosie indien en die uitslag van die stemming neer te skryf nie.

Vir sommige mosies moet die voorstel met `n sekonde ondersteun word voordat daaroor gestem kan word. Byvoorbeeld, as iemand sê "Ek sekondeer die mosie" of "Ek ondersteun die voorstel," skryf daardie persoon se naam as `n tweede.

As jy wil hê die mosie moet herhaal word, maar jy weet nie die naam van die persoon wat die mosie indien nie, onderbreek die vergadering beleefd en vra die persoon vir sy of haar naam. Om die regte inligting presies neer te skryf is belangrik genoeg om `n kort onderbreking te regverdig.

Wanneer `n voorstel verander word, skryf eenvoudig die voorstel in jou notas oor. Tensy almal met die verandering saamstem en dit baie bespreking veroorsaak, is dit nie nodig om daarop te let dat `n verandering (amptelik: wysiging) aangebring is nie.

5. Luister aandagtig na alle verslae en verslae en vra vir `n afskrif. Wanneer iemand `n berig, nuusbulletin of soortgelyke hardop lees, skryf daardie persoon se naam (of die naam van die subkomitee wat die eerste konsep opgestel het) neer. As dit `n mosie behels, skryf dit neer op dieselfde manier as alle ander voorstelle.

Dit is baie nuttig om seker te maak jy kry `n kopie aan die einde van die vergadering. Let daarop dat jy aan die einde van die vergadering die leser of die persoon wat die vergadering hou (die voorsitter van die organisasie of van die vergadering) moet vra vir `n afskrif. Nadat u die notule geskryf het, voeg `n afskrif van elke verslag of verslag as `n aanhangsel by.

Indien geen kopieë beskikbaar is nie, let op waar die oorspronklike bewaar word of vra daarna na die vergadering indien nodig.

Wanneer `n lid van die vergadering iets mondelings rapporteer, in plaas daarvan om die geskrewe teks te lees, skryf `n kort, objektiewe opsomming van daardie verslag. Vermy spesifieke besonderhede en moenie die spreker woordeliks aanhaal nie.

6. Teken alle aksies wat geneem is en take toegeken aan. Dit sluit in wat gesê word oor die uitvoering van die take wat by die vorige vergadering opgedra is, asook enige nuut-toegewysde take en aksies wat geneem moet word. Is iemand aangewys om `n brief te skryf? Skryf dan die naam van daardie persoon en die instruksies wat gegee word neer.

Afhangende van hoe formeel die vergadering is, sal baie van hierdie aksies onder die opskrif "mosies" (of "voorstelle") val. Hou jou ore oop vir enige minder duidelik geformuleerde besluite tydens `n meer informele vergadering.

Noem kortliks, indien gegee, die rede waarom `n spesifieke besluit geneem is.

7. Let op alle punte van orde. Wanneer `n beswaar teen `n bepaalde prosedure gemaak word, skryf die beswaar volledig neer, die rede daarvoor, en die volledige besluit soos geformuleer deur die voorsitter.

Moenie vergeet om enige verwysings na Robert se Ordereëls, die bywette van die organisasie of maatskappyprotokol in die notule in te sluit nie.

8. Teken besprekingsopsommings slegs aan wanneer dit gevra word. Amptelik moet die notule `n rekord wees van wat gedoen is, en nie van wat is nie gesê is. Volg in elk geval in die eerste plek altyd die regulasies van die organisasie so noukeurig as moontlik.

Wanneer u besprekings aanteken, wees asseblief so objektief en onpartydig as moontlik. Sluit konkrete punte in, nie menings nie, en gebruik so min as moontlik bywoorde of byvoeglike naamwoorde. Probeer om so droog, feitelik en vervelig te skryf as wat jy kan!

Moenie name in die besprekingsopsomming noem nie. Dit is veral belangrik in hewige besprekings wat sekere mense kan aanstoot gee.

9. Verseker `n goeie gevolgtrekking aan die einde van die vergadering. Let op hoe laat die vergadering gesluit het. Moenie vergeet om afskrifte van enige verslae saam te bring of iemand te vra om dit vir jou te e-pos nie.

Lees altyd jou notule om te sien of iets ontbreek en of bykomende verduideliking enige plek gegee moet word. As jy enigiemand iets moet vra, doen dit voordat almal weg is.

Deel 3 van 4: Werk minute uit

1. Begin dit so gou as moontlik. Dit is die beste om die amptelike notule onmiddellik na die vergadering uit te skryf, wanneer alles nog vars in jou geheue is.

2. Tik die vergaderingnotules op `n rekenaar. As jy `n skootrekenaar tydens die vergadering gebruik het, het jy dit reeds gedoen. Stoor jou notas en maak `n nuwe dokument vir die notule oop sodat jy aan die einde jou notas en die notule langs mekaar kan plaas om dit te vergelyk.

3. Organiseer jou notas in duidelike paragrawe. Begin `n nuwe paragraaf vir elke mosie, besluit en punt van orde. Let op die volgende wanneer u die notule voorberei:

Vermy spel- en grammatikafoute. Gebruik speltoets indien nodig.

Skryf die hele teks in dieselfde werkwoordtyd. Gebruik óf die verlede óf die huidige tyd, maar moenie dit in dieselfde dokument meng nie.

Notules moet so objektief en onpartydig as moontlik wees. Jou eie mening moet nooit in die notule verskyn nie. Jy is veronderstel om `n objektiewe en onpartydige verslag te skryf wat deur enigiemand gebruik kan word.

Gebruik eenvoudige, presiese taal. Herskryf enigiets wat vaag klink in meer presiese terme en verwyder te kleurvolle beskrywings of wollerige taal.

Sluit slegs die aksies in, nie die besprekings nie. Tensy jy opdrag gekry het om alle besprekings neer te skryf, fokus net op wat gedoen is, en nie op alles wat is nie gesê is.

Nommer die bladsye vir maklike verwysing later.

4. Stuur vir almal wat die vergadering bygewoon het `n eerste konsep van die notule. Jy kan die kontakinligting op die bywoningslys gebruik of, as jy dit nie het nie, vra die vergaderingvoorsitter hoe om almal te bereik.

5. Kry die notule goedgekeur. Jy kan gevra word om die notule by die volgende vergadering hardop voor te lees en dit vir goedkeuring voor te lê. Indien die voorstel aanvaar word, dui op die notule aan dat dit goedgekeur is.

Indien die notule reggestel word voordat dit goedgekeur word, wysig die dokument en dui aan die einde aan dat die notule reggestel is. Jy hoef nie beskrywings van spesifieke regstellings te gee nie.

Indien iemand, na goedkeuring van die notule, `n mosie vir regstelling indien, sluit die presiese bewoording van daardie mosie in die betrokke notule in en let op of die voorstel aanvaar is of nie.

Deel 4 van 4: Gebruik vergaderingsjablone

1. Besoek `n webwerf vir sjablone vir vergaderingnotules. Met hierdie voorafgemaakte sjablone sal jy tyd bespaar om jou minute op te stel en foute te vermy.

2. Neem die tyd om deur die werwe te blaai. Gebruik die soekfunksies en blaai deur die opsies om die een te vind wat jou die beste pas.

As jy `n spesifieke soort sjabloon benodig, sê `n sekere standaard, blaai deur die werwe vir jou spesifieke behoeftes en laai een af deur op die `aflaai` of `gebruik sjabloon`-knoppies te klik. Maak seker dat jy dit op `n maklike plek hou sodat dit nie verlore raak nie.

3. Maak die lêer oop. Noudat jy dit afgelaai het, trek die lêer uit en maak dit oop in Microsoft Word of Excel. Gebruik die nuutste weergawe van Microsoft Word vir die beste gehalte en gebruiksgemak. Om op datum te bly, maak werk makliker en stel jou in staat om voordeel te trek uit nuwe kenmerke.

4. Voeg jou maatskappylogo en kopieregteken in die kopskrif by. Verwyder die ander voorbeeldlogo - maar maak seker dat jy eers die gebruiksvoorwaardes lees van die webwerf waarvan jy die sjabloon gekry het. Op hierdie manier vermy jy onnodige regsprobleme.

5. Verander die titel. In die titelarea, merk die woorde `Meeting/Group` en tik die titel vir jou vergaderingsnotules in.

6. Verander die tema (opsioneel). Om jou vergaderingsjabloon mooier en meer professioneel te laat lyk, oorweeg dit om die kleure te verander of `n reeds geskepte tema te kies. Dit is eenvoudig: vind die `Bladsy-uitleg`-oortjie en volg dit na die `Kleure en Temas`-afdeling. Daar kan jy aanpas hoe jou sjabloon lyk. Jy kan dit ook laat pas by die kleure van jou maatskappy se logo.

7. Benoem die sjabloonafdelings. Die sjabloon moet veelvuldige veldname bevat. Miskien het jy meer nodig, dalk minder, of dalk hou jy nie van die manier waarop hulle geëtiketteer word nie. Pas hulle aan by die behoeftes van jou vergaderings.

8. Stoor die sjabloon op jou skootrekenaar sodat jy dit na vergaderings kan neem en minute kan neem. As jy voortgaan om Microsoft Office te gebruik, sal dit vinnig en maklik wees, en jy behoort in staat te wees om tred te hou met die vergadering op `n selfs meer georganiseerde en presiese manier as voorheen. Jy kan ook jou sjabloon druk om jou notas met die hand te skryf, maar maak seker dat jy die veldhoogte hou om seker te maak jy kan soveel inligting inpas as wat jy nodig het.

9. Proeflees jou sjabloon. Baie geluk! Jou vergadering notule sjabloon is voltooi. Jou produktiwiteit en akkuraatheid in vergaderings behoort eksponensieel toe te neem noudat jy `n sjabloon het om jou te lei en jou gedagtes te organiseer. Soos met enige projek, blaai deur jou sjabloon se besonderhede om te sien of iets ontbreek of onduidelik is. Sodra jy seker is dat alles in orde is, sal jou sjabloon gereed wees om te gebruik en jy sal gereed wees vir jou komende vergaderings.

Wenke

Tik die notule onmiddellik na die vergadering. Dit werk die beste wanneer alles nog vars in jou geheue is. Dit is dus belangrik dat die aanwesiges so gou moontlik `n afskrif ontvang waarin die opdragte take uitgeskryf word.

Sit so na as moontlik aan die voorsitter van die vergadering sodat jy alles duidelik kan verstaan en vra onopvallend vir verduidelikings.

Vra mense om hul voorstelle neer te skryf sodat jy dit nie op die plek hoef te doen nie.

Hou die notule op `n veilige plek.

Jy kan die vergadering enige tyd onderbreek en vir `n verduideliking vra.

Minute is baie belangrik. Hulle word in `n argief bewaar en soms jare later geraadpleeg. Veral as dit by `n regsaangeleentheid kom, kan iemand se reputasie daarvan afhang.

Lees sekere uittreksels Robert se Ordereëls, veral die deel oor hoe om `n goeie sekretaresse te word.

Lys dinge in die volgorde waarin dit gebeur. As `n spesifieke onderwerp twee keer genoem word, skryf dit ook twee keer neer, en moenie dit onder een noemer opsom nie.

Waarskuwing

Moenie die notule te gedetailleerd maak nie. Selfs as jy gevra word om die besprekings te vertoon, doen dit so bondig as moontlik. Beperk jouself tot die wys van die hoofpunte, anders sal dit vinnig te veel raak en jy sal tred verloor en risiko neem om allerhande irrelevante besonderhede in te neem.
Die notule moet nooit die persoonlike mening of gevoelens van die notanemer weerspieël nie!
As `n deel van die vergadering onderhewig is aan professionele geheimhouding tussen byvoorbeeld `n prokureur en sy of haar kliënt, moet jy nie aantekeninge van daardie deel maak nie. Neem eerder kennis dat "die raad ingelig het dat die gesprek onderhewig was aan professionele geheimhouding tussen prokureur en kliënt". Geen notule is van die vergadering geneem nie.
Wanneer die notule van `n vertroulike vergadering soos hierbo beskryf word, maak aparte notules en moenie dit saam met die notules van gereelde vergaderings hou nie. Sê duidelik dat dit vertroulike inligting is en maak seker dit is duidelik wie toegang daartoe het.