'N evenement organiseer

Die organiseer van `n byeenkoms is `n groot groep. Daar kom heelwat by kyk. Jy kan baie stres voorkom as jy goeie plant. Een goeie voorbereiding begin maande van tevoren. Waar moet jy alles aan dink sodat jy die roes op die groot dag gebuig het? Hieronder vind u nuttige wenke waarmee u alles in die puntereëls kan gebruik.

Stappen

Deel1 van 4: Maanden van tevoren begin met beplan

Prent getiteld Leer oor Afro-Amerikaanse geskiedenis Stap 8
1. Stel vas wat die doel is van die byeenkoms. As jy weet wat die doel is, gee dit `n goeie handvat om jou evenement te gee. Wil jy kennis oor `n bepaalde tema oortrek? Wil jy skenkers werk vir `n goeie doel? Of gewoon `n groot feest gee? Probeer die doel om konkreet moontlik te maak: wat jy wil bereik, en hoekom.
  • Die doel is jou missie. Jou pad na sukses. As jy presies weet wat jy wil, is dit baie makliker om dit te bereik.
Prent getiteld Ontwikkel kritiese denkvaardighede Stap 21
2. Vul je doel verder in. Wat is presies wat jy sal bereik? Hiermee bedoel ons nie hoeveel mense jy wil dat dit kom nie, of dat dit evenement oorhaupt vind, maar wat jy wil bereik met jou evenement. As jy byvoorbeeld donateurs wil hê vir `n goeie doel, moet jy dan tevrede wees as jy 5 nuwe donateurs het, van 50, van 500? Of wil jy dat mense oortuigd raken van `n bepaalde idee? Of dat mense maande later nog steeds die video`s van jou feeste like op Facebook?
  • Bedenk drie dinge waarvan jy sal gebeur as `n gevolg van die gebeurtenis. Dit kan finansiële doele wees, sosiale doele en persoonlike doele. Jij het die regie.
  • Prent getiteld Run for Congress Stap 22
    3. Werf vrywilligers. Een byeenkoms organiseer gaan nie in jou eentjie nie. Jy het teamleden nodig met verskillende vaardighede. Mense wat jy kan help met die opstel van `n draaiboek en die begroting, die uitnodigingen en plakkate kan maak, maar ook mense wat op die dag self teenwoordig is om byvoorbeeld gaste wat welkom is om dit te maak en om `n afloop te maak. Jouw-span help jou om die klus te klaren. As dit selfs kan, sorg dan dat jy mense weet wat jy weet wat jy weet en wat jy vertrou.
  • Maak seker dat jy jou spanlede op die hoogte hou van jou beplan. As ander weet wat die bedoeling is, kan jy jou beter help en sal gemotiveerder wees om saam met jou te werk aan jou doel.
  • As dit nie lukt om vrywilligers te werk nie, huur dan mense in. Die plek waar jy byeenkomste organiseer kan jy waarskynlik by help.
  • Prent getiteld Prioritiseer jou skuld Stap 1
    4.Stel `n begroting op. In jou begroting moet alle moontlike uitgaves en inkomste sit. Ook sponsorgelden neem je hierin op. As jy geen begroting opstel sit jy aan die einde van die rit met `n stapel bonnetjies en `n lege bankrekening. Wees vanaf die eerste oomblik realisties. Daarmee voorkom je vervelende verrassingen.
  • Soek maniere om jou koste laag te hou. Byvoorbeeld `n goedkopere plek, of self de aankleding versorgen. Een eenvoudige byeenkomst wat die top georganiseer word, laat meer indruk agter en `n groot georganiseerde feest wat `n flop verskyn.
  • Prent getiteld Onderhandel met `n motorverkoper Stap 8
    5. Bepaal `n datum en `n plek. Dit is die allerbelangrikste by die organiseer van jou byeenkomste. Benewens jou tema, sy datum en plek deurslaggewende vir die keuse van mense of hulle wil kom of nie. Jy wil `n datum kies waarop baie mense kan, en `n plek wat vir jou doelgroep goed bereikbaar en aantreklik is. Hou ook rekening met die plek vir jou betaalbaar moet wees.
  • Pak de kalender erbij en bedenk wie jou publiek is. Richt je je op huismoeders en -vaders? Dan is `n deurweekse ochtend `n goeie keuse. Jy is op studente? Kies dan `n plek wat goed met die trein of die fiets bereikbaar is.
  • Sommige plekke moet geboekstaaf word. Zodra weet waar jy byeenkomste wil hou, neem dan kontak op met die plek en vraag of sy beskikbaar is op die datum wat jy wil. Regel dit so vinnig moontlik; populaire locaties zitten maande van tevoren al vol.
  • Prent getiteld Onderhandel met `n motorverkoper Stap 10
    6. Denk na oor die logistiek. Die logistiek van alles. Hoeveel parkeerruimte het jy nodig en hoeveel is beskikbaar? Is die plek toeganklik vir gehandicapten? Hoeveel bruikbare ruimtes het die ligging? Wat vir apparatuur het jy nodig? Wat vir ekstra spullen het jy nodig (water vir die sprekers, naambordjes, folders, enzovoorts) en vir watter moet jy ekstra betaal? Hoeveel mense het jy nodig om alles te laat verlopen?
  • Dit is belangrik om saam met span deur die hele lys te loop en te kyk wat jy nog mis. Tegen watter praktiese probleme kan jy aanloop, en hoe jy dit op voorhand oplos?
  • Prent getiteld Bemark `n produk Stap 3
    7. Dink na oor bemarking. Denk alvast na oor `n plakkaat waarop jy die datum en tyd van die byeenkoms vermeld, die plek, die hoofgast of -gasten, die naam van die byeenkoms en die tema van die byeenkoms. In dit stadium hoef jy nog geen definitiewe plakkaat te ontwerp nie, maar dit is goed om alvast `n konsep te maak om te sien hoe gaaf dit en dat jy as basis kan gebruik vir ander promosiemateriaal.
  • Dink na oor ander maniere om jou evenement te bevorder. E-pos? Flyeren? Sosiale media? Bedenk hoe jy mense kan stimuleer om byeenkomste te kom, en hoe jy tydens die byeenkomste kan hou.
  • Prent getiteld Skryf jou kongresverteenwoordiger Stap 1
    8. Organiseer jouself. Zie je deur die bomen het bos nog? Haal diep adem en oop Excel. Maak `n eerste beplanning van die aktiwiteite tydens jou byeenkomste. Watter aktiwiteite gaan almal organiseer, en hoe pas die almal in die een dag. Maak verskillende tabbladen om jou gedagtes te orden. Hoe voller die Excel word, hoe oorsigliker dit in jou hoof word.
  • Maak `n tydlyn vir elke aktiwiteit. Wanneer begin en eindig die aktiwiteit, wie is vir welk oomblik nodig, watter kenmerke is nodig vir watter aktiwiteite. Je oorsig van aktiwiteite groei op hierdie manier gaandeweg uit na `n volledig draaiboek.
  • Deel2 van 4: Twee weke van tevore het byeenkomste organiseer

    Prent getiteld Kies `n werwingsagentskap Stap 21
    1. Zorg dat alles gereël is. Uiterlik twee weke van tevoren moet die datum vasstaan, die plek, die hoofgast, die vrywilligers tydens die byeenkomste en die naam van die byeenkomste. Maak seker dat al hierdie belangrike belangrike swart-op-wit bevestig is.
    Prent getiteld Word president van die Verenigde State Stap 6
    2. Roep je span byeen. Bespreek saam met jou span se definitiewe begroting en die dagbeplanningsdeur. As jy nog vra oor die begroting van die beplanning, is dit die oomblik om die water te kry. Weet almal wat hy of sy verwag word?
  • Ga saam met jou span en jy vrywilligers gedetaileerd deur die beplanning. Klopt alles? Waar jy dalk nog knelpunte in die beplanning sit, en hoe los jy die saam op?
  • Maak seker dat daar geen probleme binne die span is nie. Jy hoef nie almal se beste vriende te wees nie, maar sorg dat mense goed met mekaar kan saamwerk.
  • Prent getiteld Wees `n goeie debatteerder Stap 9
    3. Delegeer werkzaamheden na verskeie mense en sorg dat iemand met ervaring is wat koördineer word. As daar `n heel groot byeenkoms is, moet jy verskeie koördinators hê wat een persoon het met die totale oorsig.
  • Dit is belangrik dat die besoekers van die byeenkoms welkom voel. Sorg vir `n ontvangskomitee van een van twee persone wat by die ingang van almal welkom is en versoeke kan beantwoord van besoekers.
  • Prent getiteld Doen aansoek vir `n PhD in die VSA Stap 2
    4. Maak seker dat jy inligting oor jou byeenkoms op die internet actueel is. Jy sal waarskynlik met jou byeenkomste op Facebook en op Instagram ontmoet, maar daar is ook ander webwerwe waarop jy byeenkomste kan aankondig. Bijvoorbeeld Meetup en Nearify. As jy aanlynkaartjies sal verkoop, is daar verskillende webwerwe via watter jy gereeld kan gebruik, soos GO-kaartjies.
  • Watter sosiale media goed is om te gebruik, hang af van wie jou doelgroep is. Snapchat en Weibo vir jongeren, Instagram vir ouer jongeres, Twitter vir 30`ers en 40`ers, LinkedIn vir (veelal hoër opgeleide) werk.
  • Prent getiteld Word `n Kongreslid Stap 12
    5. Verzamel borg. `n byeenkoms organiseer kos baie geld. Dit wil jy nie almal self betaal nie. As jy entree het, kan jy daar `n deel van jou uitgave mee terug kry, maar ook borg kan `n steentjie (van `n steen) bydra finansier. In ruil vir `n finansiële bydrae kan jy byvoorbeeld die name van borg vermeld op die plakkaat van jou webwerf, maar jy kan ook borg die moontlikheid gee om hul eie promosiemateriaal te gee om te deel tydens die geleenthede.
  • Maak seker dat jy alle bonnetjes en faktuur bewaar. Jy gaan die alles nodig hê. Hoe oorsigliker jy dit vanaf die begin byhoudt, hoe makliker het later is om later sekere feite terug te vind en die boekhouding te doen.
  • Prent getiteld Wees `n nasionale afgevaardigde (VSA) Stap 9
    6. Maak reclame vir jou evenement. Ons het al eerder die poster genoem. Daarbenewens dink jy aan flyers, advertensies in plaaslike bladen, persberichten, enzovoorts. Maak seker dat mense weet wat vir geweldige byeenkomste jy organiseer. Jy sal hierby volledig in die praktiese inligting wees wat mense nodig het. Gee genoeg insig in die inhoud van jou evenement om mense nuusgierig te maak.
  • Bedenk wie jou doelgroep is en kies die media wat aansluit. Hierboven het ons al gehad oor verskillende sosiale media. Voor papieren media geld dieselfde: ga na watter kranten of tydschriften jou groep lees, en ga jou doel adverteren.
  • Prent getiteld Word `n Expat Stap 28
    7. Verzamel die benodigdhede vir jou evenement. Afhanklik van jou byeenkomste is byvoorbeeld pryse wat jy uit wil ryke, penne en notitieblokke, cadeautjes wat jy as bedankje gee aan sprekers en vrywilligers, enzovoorts. Vergeet ook die vanselfsprekende dinge nie, soos tafels en stoele, tafelkleden, geluidsapparatuur en wegwysborden.
  • Neem hier goed die tyd voor. Stop nie met dinge bedenken nie totdat jy minimaal vyf dinge bedacht het waar jy nog nie aan gedacht gehad het nie. Pennen, verbanddozen, verlengsnoeren, flipovers, kapstokken, enzovoorts.
  • Prent getiteld Kies `n werwingsagentskap Stap 9
    8. Maak seker dat jy alles voorbereid is. Maak seker dat daar foto`s en video`s gemaak word. Versorg dat er vervoer is vir die sprekers. Zorg dat er eten is vir die skoonmaakploeg. Vink af wat jy al gemaak het, sodat jy weet wat jy nog moet reël.
  • Bestel tydig eten en drink, of sorg dat jy dit ter plekke kan voorberei (vergeet die koffie nie – en die melk, de suiker, zoetjes, lepeltjes en koekjes). As daar tydens die byeenkomste is, is dit vir die besoekers (gelukkig met `n ete) sorg dat jy rekening hou met dieetwensen (vegetarisch byvoorbeeld, maar ook glutenvrij is tegenwoordig gewild).
  • Daar is op die plek voldoende tafelstoele, mikrofoons, beamers, podiums, enzovoorts teenwoordig. Maak seker dat jy ekstra apparatuur nodig het.
  • Prent getiteld Oortuig jouself om nie selfmoord te pleeg nie Stap 9
    9. Stel `n lys op van kontakgegewens. Verzamel die telefoonnommers, adres en e-posadres van jou teamleden. Maak ook `n lys met kontakgegewens van sprekers en ander gaste, en van alle verskaffers. As iemand nie dae of laat is nie, moet hierdie lys `n hoepel soek na die regte telefoonnommer.
  • Stel dat die cateraar nie op die afgesproken tydstip teenwoordig is nie. Wat doen jy dan? Jy gaan op jou telefoon na jou superhandige lys en belt ze. O, dit is die dag wat jy die 100 kilo barbecuevlees self op sou kom haal? Ag, hoekom ook nie. Jy gee die adres aan Tim, hy spring in die outomatiese en gereelde het. Een krisis word voorkom. En vir die volgende keer weet jy dat jy `n ander cateraar moet reël, of in elk geval duideliker afspraken moet maak.
  • Prent getiteld Kry `n nuwe geboortesertifikaat Stap 7
    10. Ga met jou teamleden na die plek. Maak seker dat jy weet waar die parkeerplekke is, die toilette, kleedkamers, ingang en nooduitgange. Kyk ook watter winkels naby is en waar jy dit nodig het op die laaste oomblik om nog ekstra stokbrood te haal. Maak seker dat jy die plek en die direkte omgewing op jou duimpje ken.
  • Praat met jou kontakpersoon van die plek. Sy ken die plek beter dan wie ook. Sy is sake waar jy rekening mee moet hou? Volume van die musiek of `n voorgeskrewe sluitingstyd byvoorbeeld?
  • Deel3 van 4: Een dag van tevoren de puntjes op die i zetten

    Prent getiteld Kommunikeer effektief Stap 25
    1. Blijf kalm. Jy kan dit. Dit is ongelooflik belangrik om rustig te bly en nie te gaan stuit nie. Jy het maande van voorbereiding die rug; alles is gereël. Dit is alles goed. Hoe rustiger jy is, hoe rustiger jou span is en hoe soepeler die evenement verloop.
    • Ek kan dit. Jy het alles gereël. Alle moontlike probleme het jy in kaart gebring, en as iets mis gaan weet jy wat jy moet doen.
    Prent getiteld Maak oogkontak Stap 8
    2. Doen `n laaste kontrole met jou span. Jy moet weet hoe jy by die plek moet kom, wat jy moet neem, en hoe laat hulle daar moet wees. Jy wil nie vyf minute vir aanvang telefoontjies kry van verdwaalde spanlede nie.
  • Ook as niemand meer vra het, kontroleer jy of iemand weet wat hy of sy moet doen. Kyk of die samewerking nog steeds goed loop, en los dit op as dit nie so is nie.
  • Prent getiteld Skryf jou kongresverteenwoordiger Stap 17
    3. Kontroleer alle uitnodigings en reaksies daarop. Maak jou gastelys volledig; verwerk die laaste aanmelding en afmelding. Hou in ag dat almal nie aanmeld nie en ook daadwerklik teenwoordig is. Afhanklike van die soort byeenkomste kan 30% van die persoon wat hom aangemeld het, of laat weet.
  • Bel VIP-gasten of stuur `n boodskap om hulle te herinner dat dit verwag word. Jy sal dit `n aantal van hy alweer vergeet.
  • Prent getiteld Bereik die massas Stap 3
    4. Ga na die plek en kontroleer van alles in orde is. Sy ruimtes is beskikbaar? Is alle apparatuur gekoppel en werk dit?
  • Kontroleer of jy genoeg vrywilligers het. Hoe getrou jou span ook is, kan jy altyd iemand sien. Regel moet vervang word.
  • Prent getiteld Skryf jou kongresverteenwoordiger Stap 5
    5. Maak die besoekersstasjes klaar. As jy almal by binnekoms `n tas gaan gee, sorg dan dat jy die tevore gevuld het. Byvoorbeeld met `n vleeswater, `n kennisgewingblok, `n pen, `n flyer en inligting wat die besoekers benodig het soos die tydskema van verskillende aktiwiteite. Jy kan ook `n klein aandenken in die tas doen. Daarmee laat jy sien dat dit `n goed uitgedacht en georganiseerde byeenkoms is. Met zo’n cadeautje voelen besoekers wat hulle gewaardeer het.
  • Jy kan dit vir alle besoekers doen, of alleen vir die hoofgasten en je vrywilligers.
  • Prent getiteld Berei `n volmag Stap 4 voor
    6. Druk die draaiboek uit. Die draaiboek op jou telefoon is handig, maar `n papieren draaiboek help jou om `n beter oorsig te hou, seker as dit flink is wat pagina`s is. In die draaiboek staan ​​alle benodigde inligting. Van `n minuut tot `n minuut in `n groot mate hoe jou gebeurtenis verloop.
  • As ek regtig supergeorganiseerd wil wees, dan kan jy `n draaiboek maak vir alle sprekers en vrywilligers. Daarin het jy dan die inligting wat vir die sprekers of die vrywilligers relevant is. Vir die vrywilligers kan dit byvoorbeeld `n oorsig wees wanneer watter apparatuur nodig is, of `n skoonmaakprotokol.
  • Prent getiteld Beweeg uit staat Stap 1
    7. Maak `n afvinklys van dinge wat jy mee moet neem na die plek. Op die afvinklys staan ​​in elk geval jou telefoon, die lys met kontakinligting en die draaiboek. Maak `n afvinklys, kontroleer die lys, kontroleer die lys nog `n keer, en neem alles wat meegeneem moet word.
  • As jou teamlede tuis spullen het wat jy moet neem, herinner jy dit dan aan. Die sou jammer is as jy tydens die byeenkomste pas na 12.000 kartonnen bekers vir die koffie nog ergens op `n zolder staan.
  • Deel4 van 4: Op die dag self het byeenkomste laat verlopen

    Prent getiteld Bereik die massas Stap 15
    1. Wees ruim op tyd beskikbaar. Kontroleer of almal teenwoordig is en of alle apparatuur werk. Het iemand nog geen vrae nie? As jy tyd vir het, gaan dan rond met die koffie en hou `n peptalk. Jy span kan het. Jij kan het.
    • Maak seker dat jy teamleden herkenbaar is, byvoorbeeld deur `n gekleurde kenteken. Besoekers weet en hulle moet hulle as hulle vra.
    Prent getiteld Stel `n Fondsinsamelingsgeleentheid op Stap 21
    2. Maak die aankleding klaar. Binne en buite. Wil je ballonnen op die brievenbus? Lampionnen op die toilet? Plakkate op die deure en in die gangen? As jy verskeie ruimtes het, sorg dan vir `n goeie wegwysing.
  • `n Spandoek by die ingang help besoekers duidelik om te maak waar hulle moet wees. Maak seker dat die parkeerplek goed aangedui is.
  • Maak `n ontvangstbalie. Maak seker dat dit vir sprekers en besoekers duidelik is waar hulle kan aanmeld. Hierboven het ons al gehad oor `n welkomstcomité; sorg dat `n of meerdere van jou spanlede klaarstaan ​​om besoekers te verwelkom.
  • Zet musiek aan. Zeker as hy aan die begin wat rustig is, help musiek om ongemaklike stiltes te voorkom.
  • Prent getiteld Kry vinnig werk Stap 4
    3. Maak seker dat jy die span weet wat dit gebeur. As `n spreker laat is, sorg dan dat jy verantwoordelik is vir die aktiwiteit iets gereeld sodat besoekers nie verlore voel nie. As `n pauze langer duur dan gepland, sorg dan dat jy die span weet dat die program aangepas moet word. Er gebeur altyd dinge wat jy van jou beplanning af moet wysen. Maak seker dat jy daaroor met jou span kommunikeer sodat almal weet dat dit selfs anders loop en hoe dit opgelos word.
    Prent getiteld Word `n Petite Model Stap 7
    4. Maak foto`s. Jy wil natuurlik ook iets hê waarmee jy terug kan dink aan hierdie geweldige dag. Daarbenewens vind die meeste mense leuk om op die foto te kom. Maak ook mooi foto`s van spandoeke van borg, die ingang en overzichtsfoto`s met groepe mense. Wie weet jy kan die foto’s gebruik as promosiemateriaal vir jou volgende geleenthede.
  • As jy nog beter wil doen, huur dan `n professionele fotograaf in. Jy het al genoeg te doen, en hoe goed jou iPhone of Samsung ook is, `n professionele fotograaf skiet genoeg beter plaatjes.
  • Prent getitel Doen navorsing Stap 4
    5. Gee `n afskeidingscadeautje aan jou besoekers. Wanneer u besoekers `n geslaagde byeenkoms na die huis gaan, gee dit dan `n aandenken, as u dit nie al by aankoms gedoen het nie. Ook `n flyer waarin jy `n byeenkoms aankondig is goed om uit te deel.
  • Jy kan besoekers ook `n skakel gee om `n aanlyn in te vra waarmee jy terugvoer kan gee. As jy besoekers laat weet wat jy goed vind aan die byeenkomste en wat minder goed is, kan jy die volgende keer `n genoeg beter byeenkoms neersit.
  • Prent getiteld Maak jou vrou gelukkig Stap 11
    6. Maak skoon. Ook as die plek verantwoordelik is vir die skoonmaak, sorg dat jy die netjes agterlaat. Haal ook alle plakkate, ballonne en ander aankleding. Verdeel die werk onder jou spanlede; vele hande maak lig werk.
  • Kontroleer of jou besoekers nie agtergelaten het nie. As waardevolle spullen is agtergebleven, laat die plek dan weet dat jy die meeneemt, sodat jy die spulle terug kan gee wanneer die eienaar hom aangemeld het.
  • As iets beskadigd is geraak tydens die byeenkoms, laat dit dan weet aan jou kontakpersoon van die plek. Dit kom goed agter, en dan kan jy daar maar beter direk oop wees.
  • Ruim het afval so goed moontlik op. Maak seker dat alle afval in prullenbakken of afvalzakken sit. Die plek kan dit afval en laat uitvoer.
  • Prent getiteld Begin `n Dankbaarheidsjoernaal Stap 2
    7. Handel met alle sake wat na die gebeurtenis moet gebeur. Afhanklik van die tipe byeenkomste, kan dit heeltemal nie wees nie, of `n lang lys aan bedankings wat uitgedeel word en bonnetjies wat verwerk moet word. Hier is `n paar idees om te help:
  • Bedank alle teamleden, in die besonder die borge en die vrywilligers. Zonder hen was nie gelukkig nie.
  • Rond die boekhouding af. Doen dit so vinnig moontlik. Hoe vinniger jy dit agter die rug het, hoe beter.
  • Organiseer `n bedankfeestje vir jou vrywilligers en borg. Jy wil dat sy gewaardeer voel en jy wil laat weet hoe belangrik sy is.
  • Breng gehuurde materiale terug.
  • Stuur VIP-gasten `n boodskap waarin jy laat weet hoe groot jy dit waardeer het dat sy teenwoordig was.
  • Publiceer die mooiste foto`s op die webwerf van die byeenkoms.
  • Prent getiteld Slaag in netwerkbemarking Stap 10
    8. Verzamel terugvoer van besoekers, vrywilligers en sprekers. Wat vind sy goed gaan, wat minder goed is? Wat kan die volgende keer genoeg beter? Wat sou jy self anders gedoen het? Wat werk goed, en wat nie? Sou jy nog `n keer so`n evenement organiseer? Wat het jy geleer?
  • As jy terugvoer ontvang, doen daar dan wat mee. As jy geen terugvoer van die besoekers kry nie, vra en jy spanlede wat hulle gevind het van die byeenkomste en van die samewerking.
  • Wenke

    • Die verskillende aktiwiteite wat deur `n byeenkoms georganiseer word, is net as die verskillende funksies in `n maatskappy. Die doen van die boekhouding is die finansiële afdeling, adverteren is die bemarkingsafdeling, persberichte skryf en lokale media benader is die pr-afdeling, enzovoorts.
    • Dokumente en spulle wat jy nodig het om voorbereid te wees:
    • Begroting
    • Tydskema (beplanning van elke aktiwiteit tydens die byeenkoms)
    • Uitnodigingen
    • Genodigdenlijst
    • Draaiboek
    • Toespraak
    • Sprekerslijst
    • Oorsig van kontakinligting
    • Afvinklys van dinge wat saamgeneem moet word
    • Afvinklys van dinge wat gedoen moet word
    • Persbericht
  • Bepaal wat jy self kan doen, wat jou teamleden kan doen, en waarvoor jy hulp nodig het. Of jy ander in kan hoe jy hang af hoe hard jy jou hulp nodig het en wat jou begroting is.
  • Glimlach. Blij kyk doen wonderen. Jy voel jouself beter, en jy het saamgespan net dat stapje ekstra.
  • Maak mense in jou span verantwoordelik vir die volgende sake:
  • Borgen
  • Besoekers
  • VIP-gasten en sprekers
  • Logo-ontwerp, slagspreuk, webwerf
  • Prijzen, certificaten, bezoekersstasjes, afscheidscadeautjes
  • Vervoer, spyseniering, ligging
  • Pers en promosie
  • As ander hul hulp aanbied (handjes, spullen of geld), reageer dan direk en bedank te oprecht.
  • Dingen om rekening mee te hou as jy `n plek uitkiest en onderhandel oor die prys:
  • Kapasiteit
  • Mogelijkheden wat betref eten en drinken
  • Tydens (wanneer kan die evenement begin, is dit `n vaste eindtyd, net jy die dag daarvoor al dinge klaarzetten)
  • Licht (vooral belangrik as je evenement se avonds is)
  • Watter apparatuur is beskikbaar (mikrofoons, projectieschermen, versterkers, enzovoorts)
  • Meubilair (tafels, stoelen, tafelkleden)
  • Is musiek toegelaat
  • Bereikbaarheid
  • Beskikbaarheid van ekstra ruimtes vir die organisasie, kleedkamers, enzovoorts
  • Totale koste
  • Beplanning is noodsaaklik. Die beplanning bespreek jy en stel jy groot met jou span. Hou je eraan.
  • Maak seker dat jy tydens die byeenkomste se spanlede verantwoordelik is vir:
  • Algehele koördinasie
  • Ontvangst van sprekers
  • Eten en drinken
  • Podiumaktiwiteiten
  • Dagvoorzitter / presentatie
  • Apparatuur (geluid, licht, rekenaars, enzovoorts)
  • Fotografie
  • Ontvangst van besoekers
  • Parkeren
  • Veiligheid
  • Dingen om rekening mee te hou as jy `n datum prikt:
  • Sy belangrikste gaste beskikbaar op die datum
  • Wat vir dag werk goed vir jou doelgroep
  • As daar `n probleem is, gee dan nie ander die skuld nie – los dit op.
  • As jy regtig `n heel groot byeenkoms organiseer, sorg dan dat jy beveiliging en EHBO`ers beskikbaar het.
  • Waarschuwingen

    • Raak nie in paniek nie. Jy het alles goed georganiseer en voorbereid. Gaat is tog iets mis? Hou jou hoof koel en los die op.
    • Tydens die byeenkomste kan dinge onoverzichtlik wees en kan strek tussen jou spanlede oplopen. Blijf rustig, hou oorsig, en sorg dat jy tydig pauzes neem.

    Оцените, пожалуйста статью