Stel 'n veranderingsbestuursplan op

Daar is twee tipes veranderingsbestuursplanne. Een handel oor die impak wat `n verandering op `n organisasie het en om die oorgang glad te maak. Die ander maak veranderinge aan een projek en lewer `n duidelike rekord van die aanpassings of veranderinge wat aan die produk op projekvlak gemaak word. Beide planne het ten doel om duidelik te kommunikeer wat behoorlik en akkuraat gedoen moet word.

Trappe

Metode 1 van 2: Skep `n plan om organisatoriese verandering te bestuur

Prent getiteld Skryf `n veranderingsbestuursplan Stap 1
1. Toon die redes vir die verandering. Lys faktore wat gelei het tot die besluit om te verander, soos prestasiegapings, nuwe tegnologie of `n verandering in die organisasie se missie.
  • Een moontlike benadering is om die huidige situasie van die organisasie te beskryf en die toekomstige situasie wat hierdie plan beoog om te bereik.
Prent getiteld Skryf `n veranderingsbestuursplan Stap 2
2. Bepaal watter verandering gemaak moet word en die omvang daarvan. Beskryf kortliks die verwagte aard van die veranderingsbestuursplan. Spesifiseer of dit gevolge sal hê vir die posbeskrywings, die prosedures, die beleid en/of die strukturele organisasie. Lys die departemente, werkgroepe, stelsels of ander dele wat veranderinge sal ondergaan.
Prent getiteld Skryf `n veranderingsbestuursplan Stap 3
3. Skep `n oorsig van ondersteuning van belanghebbendes. Lys alle belanghebbendes wat deur die plan geraak word, soos byvoorbeeld senior bestuur, projekbestuurders, projekborge, eindgebruikers en/of werknemers. Skryf saam met elke groep of die belanghebbende die verandering ondersteun.
  • Jy kan `n grafiek wys om hierdie data kort en duidelik te kommunikeer. Jy kan die grafieke verdeel in `bewustheid`, `vlak van ondersteuning` en `invloed` vir elke belanghebbende, gebaseer op `n hoë/medium/lae gradering.
  • Indien moontlik, kan jy een-tot-een gesprekke voer om ondersteuning te werf.
  • Prent getiteld Skryf `n veranderingsbestuursplan Stap 4
    4. Stel `n veranderingsbestuurspan saam. Hierdie span is verantwoordelik om goed met alle belanghebbendes te kommunikeer, die bekommernisse te lys en seker te maak dat die veranderingsproses so vlot as moontlik verloop. Kies hiervoor mense wat hoë geloofwaardigheid in die maatskappy geniet en oor goeie kommunikasievaardighede beskik.
  • Hierdie span sluit `n inisieerder van die veranderingsproses vanaf die hoogste bestuursvlak in. Beklemtoon dat dit werklik aktiewe werk behels om die verandering te dryf en nie net die goedkeuring van die plan nie.
  • Prent getiteld Skryf `n veranderingsbestuursplan Stap 5
    5. Ontwikkel `n benadering tot organisatoriese leierskap aan boord. Dit is van uiterste belang om ondersteuning van leiers van die organisasie te kry om die verandering `n sukses te maak. Laat elke senior personeellid terugvoer gee oor die verandering en werk saam met elke persoon om `n aktiewe rol te speel in die bevordering van die verandering.
    Prent getiteld Skryf `n veranderingsbestuursplan Stap 6
    6. Ontwikkel `n plan vir elke belanghebbende. Evalueer risiko`s en bekommernisse vir elke belanghebbende, insluitend dié wat verandering ondersteun. Gee die veranderingsbestuurspan die taak om hierdie bekommernisse op te los.
    Prent getiteld Skryf `n veranderingsbestuursplan Stap 7
    7. Stel `n kommunikasieplan op. Kommunikasie is die belangrikste deel van die veranderingsbestuursplan. Kommunikeer op `n gereelde basis met enigiemand wie se werk deur die veranderinge geraak word. Beklemtoon die redes waarom die veranderinge gemaak word en die voordele daaraan verbonde.
  • Belanghebbendes moet die geleentheid gebied word vir persoonlike tweerigtingkommunikasie. Privaat ontmoetings is baie belangrik.
  • Kommunikasie moet kom van die hoofinisieerder van die veranderinge, van elke werknemer se onmiddellike toesighouer, en van enige bykomende woordvoerder wat deur die belanghebbende vertrou word. Alle kommunikasie moet `n konsekwente boodskap oordra.
  • Prent getiteld Skryf `n veranderingsbestuursplan Stap 8
    8. Vind uit waar die opposisie vandaan kom. Verandering lei altyd tot weerstand. Dit gebeur op `n individuele vlak, so praat persoonlik met belanghebbendes om uit te vind wat dit veroorsaak. Volg klagtes sodat die veranderingsbestuurspan dit kan oplos. Dit sluit veral in:
  • `n mens het geen motivering om te verander of geen gevoel van dringendheid nie
  • mens verstaan ​​nie die groter prentjie of hoekom die veranderinge nodig is nie
  • daar is `n gebrek aan deelname aan die proses
  • `n mens is onseker oor jou werk, toekomstige posisie of vereistes en vaardighede
  • bestuur se versuim om aan verwagtinge ten opsigte van implementering van of kommunikasie van die veranderinge te voldoen
  • Prent getiteld Skryf `n veranderingsbestuursplan Stap 9
    9. Hanteer blokkasies. Baie klagtes kan aangespreek word deur meer intensief te kommunikeer of deur die kommunikasiestrategie te verander sodat spesifieke probleme bespreek word. Ander klagtes vereis verskillende benaderings wat by jou plan geïntegreer kan word of aan die veranderingbestuurspan toegewys kan word om uit te voer. Oorweeg watter van hierdie benaderings by die situasie in jou organisasie pas:
  • Vir veranderinge in posbeskrywings of prosedures, maak werknemeropleiding `n prioriteit.
  • As jy `n stresvolle of lae motiveringsoorgang verwag, hou `n geleentheid of verskaf werknemervoordele.
  • Indien belanghebbendes nie gemotiveer is om te verander nie, verskaf aansporings.
  • As belanghebbendes uitgesluit voel, organiseer `n vergadering om terugvoer in te samel en te oorweeg watter veranderinge jy aan die plan kan maak.
  • Metode 2 van 2: Sien veranderinge aan `n projek raak

    Prent getiteld Skryf `n veranderingsbestuursplan Stap 10
    1. Bepaal die veranderingsbestuurfunksies. Lys die funksies wat aan hierdie projek toegeken sal word. Beskryf die verantwoordelikhede en vaardighede vir elke pos. Jy moet ten minste een projekbestuurder verskaf om die verandering op `n daaglikse vlak toe te pas, en `n projekborg om algehele vordering te monitor en hoëvlak veranderingbestuursbesluite te neem.
    • Vir groot projekte in `n groot organisasie kan jy die rol van projekbestuurder verdeel onder verskeie mense wat elkeen oor spesifieke vaardighede beskik.
    Prent getiteld Skryf `n veranderingsbestuursplan Stap 11
    2. Dink daaraan om `n veranderingsbeheerkomitee saam te stel. Sagtewareprojekte het oor die algemeen `n veranderingsbeheerkomitee wat bestaan ​​uit verteenwoordigers van elke belangegroepgroep. Hierdie komitee keur veranderingsversoeke in die plek van die projekbestuurder goed en kommunikeer die besluite aan die belanghebbendes. Hierdie benadering werk goed vir projekte wat verskillende belanghebbendes betrek en projekte waarvan die omvang en doelwitte herevalueer moet word.
    Prent getiteld Skryf `n veranderingsbestuursplan Stap 12
    3. Vestig `n prosedure om veranderingsversoeke uit te reik. Sodra iemand in die projekspan `n manier gevind het om vorentoe te beweeg, hoe omskep jy hierdie idee in werklikheid? Beskryf in hierdie plan die prosedure wat deur die span goedgekeur is. Hier is `n voorbeeld:
  • `n Spanlid vul `n vorm in om `n verandering aan te vra en stuur dit aan die projekbestuurder.
  • Die projekbestuurder voer die vorm in die veranderingsversoeklogboek in en werk hierdie log op soos die versoeke uitgevoer of afgekeur word.
  • Die bestuurder gee die spanlede opdrag om `n meer gedetailleerde plan voor te berei en die nodige inspanning te skat.
  • Die projekbestuurder stuur die plan aan die projekborg vir aanvaarding of verwerping.
  • Die verandering word geïmplementeer. Belanghebbendes word gereeld ingelig oor vordering.
  • Prent getiteld Skryf `n veranderingsbestuursplan Stap 13
    4. Skep `n vorm om `n verandering aan te vra. Die volgende inligting moet by elke versoek ingesluit en by die log gevoeg word:
  • datum van versoekverandering
  • nommer van die veranderingsversoek, wat deur die projekbestuurder gegee word
  • titel en beskrywing
  • naam, e-pos en telefoonnommer van die indiener
  • prioriteit (hoog, medium of laag). Dringende veranderingbestuursplanne het verskillende sperdatums.
  • produknommer en weergawe (vir sagtewareprojekte)
  • Prent getiteld Skryf `n veranderingsbestuursplan Stap 14
    5. Voeg bykomende inligting by die veranderingslogboek. Hierdie log moet ook die besluite en die implementering daarvan aanteken. Benewens die inligting wat uit die veranderingsversoekvorm kom, moet jy ruimte verskaf vir die volgende inligting:
  • goedkeuring of verwerping
  • handtekening van die persoon wat die aansoek goedkeur of afkeur
  • sperdatum vir die implementering van die verandering
  • datum van beëindiging van die verandering
  • Prent getiteld Skryf `n veranderingsbestuursplan Stap 15
    6. Bly op hoogte van groot besluite. Benewens die veranderingslogboek wat rekord hou van dag-tot-dag veranderinge, kan jy ook rekord hou van alle groot besluite wat geneem word. Hierdie verslag maak dit makliker om langtermynprojekte of projekte te vind wat veranderings in hul bestuur ondergaan. Hierdie verslag kan ook dien as `n basis vir kommunikasie met kliënte of senior bestuur. Vir enige verandering in tydraamwerk, projekgrootte of projekvereistes, prioriteitsvlakke of strategie, hou tred met die volgende inligting:
  • wie die besluit geneem het
  • toe die besluit geneem is
  • `n opsomming van die redes agter die besluit en die prosedure om hierdie besluit te implementeer. Voeg dokumente by wat met hierdie prosedure verband hou.
  • Wenke

    • Bou vertroue en lojaliteit met beide jou personeel en kliënte. Mense voel dikwels ongemaklik met verandering. Deur die boodskap te stuur dat jy die belange van jou werknemers eerste stel, kry jy hul ondersteuning.

    Оцените, пожалуйста статью