Sorteer 'n lys in Excel: 15 stappe (met prente)

Inhoud

Trappe
Wenke
Waarskuwings

Excel is wonderlik om tabelle met data te vertoon, maar hoe kan jy dit manipuleer en organiseer om by jou behoeftes te pas? Die Sorteer-instrument bied die vermoë om kolomme vinnig in verskillende formateringstyle te sorteer. Daarbenewens kan jy jou eie sortering vir veelvuldige kolomme en tipes data skep. Gebruik die Sorteer en Filter-kenmerk om jou data logies te organiseer sodat dit makliker is om te verstaan.

Trappe

Deel 1 van 3: Sorteer volgens alfabetiese of numeriese volgorde

Prent getiteld Sorteer `n lys in Microsoft Excel Stap 1

1. Kies jou data. Jy kan `n keuse maak van die kolom wat jy wil sorteer deur te klik en te sleep, of klik op een van die selle in die kolom om dit te aktiveer, waarna Excel outomaties die data kan kies.

Alle data in die kolom moet op dieselfde manier geformateer word (bv. teks, getalle, datums) om die hele kolom te kan sorteer.

Prent getiteld Sorteer `n lys in Microsoft Excel Stap 2

2. Die Sorteer knoppies. Dit kan gevind word in die Tuis-oortjie of die Data-oortjie in die groep "Om te sorteer & Filter". Om vinnig te sorteer, kan jy die direk gebruik "AZ↓" of "AZ↑" knoppies te gebruik.

Prent getiteld Sorteer `n lys in Microsoft Excel Stap 3

3. Sorteer jou kolom. As jy getalle wil sorteer, kan jy van kleinste na grootste sorteer ("AZ↓") of andersom ("AZ↑"). Om teks te sorteer, sorteer in stygend ("AZ↓") of dalende ("AZ↑") numeriese volgorde. Om datums of tye te sorteer, sorteer van vroeg na later ("AZ↓") of andersom ("AZ↑").

As daar nog `n kolom data langs die kolom is wat jy wil sorteer, sal jy gevra word of jy daardie kolom by die sorteer wil insluit. Sortering is gebaseer op die data in die kolom wat jy aanvanklik gekies het. Die data in die ooreenstemmende kolomme word dan ook gesorteer, sodat die data vir elke ry korrek bly.

Prent getiteld Sorteer `n lys in Microsoft Excel Stap 4

4. Kyk wat verkeerd gaan met kolomme wat nie gesorteer kan word nie. As jy vind dat sortering misluk, is die mees waarskynlike fout dataformaat wat nie ooreenstem nie.

Om getalle te sorteer, maak seker dat alle selle in die kolom as getalle geformateer is en nie teks nie. Getalle word soms per ongeluk as teks vanaf rekeningkundige programme ingevoer.

Wanneer jy teks sorteer, kan foute voorkom as gevolg van spasies aan die begin of verkeerde formatering.

As jy datums of tyd wil sorteer, ontstaan probleme dikwels as gevolg van die formatering van jou data. Net soos met getalle en teks, om seker te maak dat Excel datums korrek sorteer, maak seker dat alle selle in die kolom as datums geformateer is.

Deel 2 van 3: Sorteer volgens verskeie kriteria

Prent getiteld Sorteer `n lys in Microsoft Excel Stap 5

1. Kies jou data. Gestel jy het `n sigblad met `n lys klantdata (naam en stad). Om jou lewe makliker te maak, is dit `n goeie idee om eers alfabeties volgens woonplek en dan volgens klantnaam (alfabeties volgens stad) te sorteer. Hiervoor benodig u `n pasgemaakte soort.

Prent getiteld Sorteer `n lys in Microsoft Excel Stap 6

2. Klik Sorteer. Jy sal dit in die groep kry "Om te sorteer & Filter"vanaf die Data-oortjie. Die Sorteer-paneel maak nou oop met verskeie opsies om `n pasgemaakte sorteer te skep.

As daar opskrifte/etikette bo die kolomme in die eerste ry is, soos "Lokaal" en "Naam", maak dan seker die opsie "Die data bevat opskrifte" in die regter boonste hoek van die sorteerblokkie is gemerk.

Prent getiteld Sorteer `n lys in Microsoft Excel Stap 7

3. Skep jou eerste sorteerreël. klik op "Sorteer Volgens" om die kolom te kies wat jy wil sorteer. In hierdie voorbeeld wil jy eers volgens woonplek selekteer; kies dus die korrekte kolom in die kieslys.

Verlaat "Sorteer Volgens" aan "Waardes" te staan.

Stel die volgorde van "a tot Z" of van "Z tot A", afhangende van hoe jy wil sorteer.

Prent getiteld Sorteer `n lys in Microsoft Excel Stap 8

4. Skep `n tweede soort reël. klik op "Voeg vlak by". Dit sal `n sorteerreël onder die eerste reël byvoeg. Kies die tweede kolom (bv. die Naam-kolom van die voorbeeld) en kies dan `n sorteervolgorde (kies hiervoor dieselfde volgorde as vir die eerste reël, vir leesbaarheid).

Prent getiteld Sorteer `n lys in Microsoft Excel Stap 9

5. Klik OK. Jou lys sal gesorteer word volgens die reëls wat jy vasgestel het. Jy behoort nou die stede in alfabetiese volgorde te sien langs die klantname wat met `n stad geassosieer word.

Dit is `n eenvoudige voorbeeld en bevat slegs 2 kolomme. Jy kan egter die sortering so kompleks maak as wat jy wil, vir veelvuldige kolomme.

Deel 3 van 3: Sorteer volgens sel of lettertipe kleur

Prent getiteld Sorteer `n lys in Microsoft Excel Stap 10

1. Kies jou data. Jy kan óf klik en sleep om die kolom te kies wat jy wil sorteer, óf op een van die selle in die kolom klik om dit te aktiveer, en Excel kan outomaties die data kies.

Prent getiteld Sorteer `n lys in Microsoft Excel Stap 11

2. Klik Sorteer. Jy sal dit in die groep kry "Om te sorteer & Filter"vanaf die Data-oortjie. Die Sorteer-paneel maak nou oop. As daar nog `n kolom data langs die kolom is wat jy wil sorteer, sal jy gevra word of jy daardie kolom by die sorteer wil insluit.

Prent getiteld Sorteer `n lys in Microsoft Excel Stap 12

3. Kies "sel kleur" of "teken kleur" in die "Sorteer Volgens" spyskaart. Jy sal die opsie kry om `n kleur te kies wat jy eerste wil sorteer.

Prent getiteld Sorteer `n lys in Microsoft Excel Stap 13

4. Kies die sorteerkleur. In die "Orde"-kolom, kan jy die aftrekkieslys gebruik om `n kleur te kies om eers volgens te sorteer. Jy kan net die kleure kies wat jy vir jou data gebruik het.

Daar is geen verstekvolgorde vir sortering volgens kleur nie. U sal self die bestelling moet aandui.

Prent getiteld Sorteer `n lys in Microsoft Excel Stap 14

5. Voeg nog `n kleur by as jy wil. Jy kan `n sorteerreël byvoeg vir elke kleur wat jy gebruik het in die kolom wat jy wil sorteer. klik op "Voeg vlak by" om nog `n reël by die sort te voeg. Kies die volgende kleur waarop jy wil sorteer en die volgorde om te hou.

Maak seker dat elke bestelling vir elke reël dieselfde is. As jy byvoorbeeld van bo na onder sorteer, maak seker dat die Orde vir elke reël is "Bo op" noem.

Prent getiteld Sorteer `n lys in Microsoft Excel Stap 15

6. Klik OK. Elke sorteerreël sal een vir een toegepas word en die kolom sal gesorteer word volgens die kleur wat jy gespesifiseer het.

Wenke

Probeer om die data op verskillende maniere te sorteer; dit kan `n hele nuwe insig gee in die data wat jy ingesamel het.

As jou sigblad totale, gemiddeldes of ander opsommingsinligting onderaan die data het wat jy wil sorteer, wees versigtig om nie hierdie inligting by die sortering in te sluit nie.