Pas jou manier van kommunikeer by die situasie aan

Inhoud

Trappe

Om te leer om effektief te kommunikeer, moet jy die dinge wat jy sê en skryf by verskillende kontekste aanpas. Dit beteken jy moet jou kommunikasiestyl by jou gehoor aanpas. In die werkplek beteken dit om uit jou pad te gaan om duidelik, respekvol en professioneel te wees. Wanneer jy `n emosioneel gelaaide situasie hanteer, fokus jy daarop om die ander persoon se gevoelens te bekragtig, eerder as om jou eie mening te gee. As jy met `n groot groep mense kommunikeer of `n aanbieding gee, kan jy aanpas deur by `n duidelike struktuur te hou, sleutelpunte te beklemtoon en op die gehoor op te tree om hul energie en aandag te behou.

Trappe

Metode 1 van 4: Pas jou kommunikasiestyl aan

Prent getiteld Pas die manier waarop jy kommunikeer aan by verskillende situasies Stap 1

1. Pas jou woordeskat by die gehoor aan. Dit is belangrik om in verskillende registers te kan praat, waarvan sommige formeel en ander informeel is. By die werk of in jou professionele lewe is dit waarskynlik belangrik dat jy opgevoed, ingelig en gepoets lyk. Jou vriende kan egter verwag om gouer `n meer toevallige kant van jou persoonlikheid te sien. Deur jou woordeskat by die situasie aan te pas, kan jy beter met ander mense kontak maak.

Maak seker dat jy woorde gebruik wat ander verstaan.
Byvoorbeeld, sleng en slang kan gepas wees om met vriende te praat, maar kan jou loopbaan in die pad staan as jy dit in die werkplek gebruik. Net so kan groot woorde en professionele taal by die werk jou meer intelligent laat lyk, maar kan dit irriterend en vervreemdend wees as jy sulke taal onder vriende gebruik.

Prent getiteld Pas die manier waarop jy kommunikeer by verskillende situasies aan Stap 2

2. Weerspieël die taal en gebare van die persoon met wie jy praat. Om die ander persoon se houding te weerspieël, kan hulle gerusstel. Dit maak jou ook meer oortuigend. Jy kan gebare, postuur en/of woordkeuse kopieer.

Kopieer net sommige van hul gebare en woordkeuses. As u dit te veel doen, kan dit hulle irriteer.

Speel iemand net as dit as gepas beskou word. As jy byvoorbeeld `n man is wat met `n vrou praat wat `n beursie vashou, is dit nie `n goeie idee om jou arm langs jou te hou asof jy ook `n beursie vashou nie.

Prent getiteld Pas die manier waarop jy kommunikeer by verskillende situasies aan Stap 3

3. Verander jou toon volgens die situasie. Toon kan die ander baie oor die situasie vertel. Jy kan `n ernstige toon gebruik wanneer jy besigheid in die werkplek bespreek, `n bemoedigende toon wanneer jy `n werknemer evalueer, of `n toevallige stemtoon wanneer jy met vriende uitgaan.

Wanneer jy jou toon aanpas, maak seker dat jou nieverbale en verbale kommunikasie ooreenstem, wat opregtheid sal toon. Byvoorbeeld, `n ferm, ernstige stemtoon sal ondermyn word as jy lag en sloer. `n Ernstige stemtoon pas beter met `n reguit gesig en ligte gebare, terwyl `n bemoedigende toon goed sal pas by knikke en nog `n paar gebare.

Metode 2 van 4: Hanteer werknemers en kollegas

Prent getiteld Pas die manier waarop jy kommunikeer by verskillende situasies aan Stap 4

1. Beplan van aangesig tot aangesig vergaderings vir nuwe of ingewikkelde onderwerpe. Kies vir persoonlike kontak, selfs al voel jy dat jy die onderwerp in `n e-pos of nuusbrief kan opper. So gee jy mense die geleentheid om vrae te vra en die kans om opheldering te gee waar nodig.

Byvoorbeeld, jy dink dalk dat jy nuwe reëls vir werknemerpouses behoorlik kan verduidelik met `n e-pos of deur die reëls in die kafeteria te plaas.
As jy egter `n vergadering met jou werknemers hou, kan jy seker wees dat almal die reëls verstaan en daarvoor verantwoordelik gehou kan word.

Prent getiteld Pas die manier waarop jy kommunikeer by verskillende situasies aan Stap 5

2. Bespreek kwessies privaat met ondergeskiktes. Moet nooit `n kollega voor ander werknemers aanspreeklik hou nie, want dit kan wrok veroorsaak. E-posse kan verkeerd geïnterpreteer word, daarom is dit beter om ook nie werknemerkwessies op hierdie manier te benader nie. Beplan `n privaat vergadering om eerder te praat.

Gebruik woorde wat deur die ander persoon verstaan kan word.

Maak die gesprek oop met iets soos "Frank, ek wou met jou praat oor `n paar dinge wat ek die afgelope tyd oor jou werk opgemerk het, en hoe ons iets daaraan kan doen.". Dit skep `n ferm, maar toekomsgerigte toon, in plaas van `n te kritiese toon.

Skryf `n opsomming van elke vergadering daarna en e-pos dit aan almal wat betrokke is. Dit maak kommunikasie nog duideliker.

Prent getiteld Pas die manier waarop jy kommunikeer by verskillende situasies aan Stap 6

3. Maak professionele gebruik van sosiale media. Moenie persoonlike klagtes of vertroulike inligting oor werk deur sosiale media stuur nie. Kortom, hou jou besigheid professioneel. As jy meestal net sosiale media gebruik om met vriende te skakel, kan dit beteken dat jy beide die toon en inhoud van jou plasings verander.

Hou jou plasings op sosiale media positief en bondig: `Haai Groningen, kom vandag na Totaalsport vir `n 20% afslag op alle toerusting!`

Wanneer jy met kollegas, werknemers of kliënte via sosiale media kommunikeer, bly weg van persoonlike aanvalle, uitblaas, klagtes en onvanpaste beelde.

Weet dat alles wat jy aanlyn plaas deur almal gesien kan word.

Baie mense hou daarvan om `n aparte sosiale media-rekening te hou -- een vir persoonlike gebruik en een vir besigheidsgebruik.

Prent getiteld Pas die manier waarop jy kommunikeer by verskillende situasies aan Stap 7

4. Vra jouself af wat jy wil oordra as jy nie persoonlik kommunikeer nie. Lees `n e-pos of teks voordat u `stuur` druk. As jy met iemand moet praat of met iemand oor die telefoon moet praat, maak `n paar aantekeninge oor wat jy wil sê voordat jy die gesprek begin. Kommunikasie wat deur middel van teks plaasvind, kan moeilik wees om te interpreteer omdat jy nie kontekstuele leidrade, soos toon en gesigsuitdrukkings, het nie. Maak seker dat jy heeltemal duidelik is:

As jy in die werkplek skryf, plaas die hoofpunt van jou e-pos in die onderwerplyn of, as dit in `n teksboodskap is, bo-aan. Die ontvanger sal waardeer dat jy tyd bespaar deur direk te wees.

Gebruik asseblief die onderwerplyn van die e-pos versigtig. Vermy vae of ooglopende onderwerpe, soos "Boodskap oor werk". Gebruik eerder spesifieke titels soos `Ontmoeting met Berend Wijmans op 16 November!`

Wanneer jy op die telefoon praat, gebruik duidelike verbale leidrade soos "So, Natasha, die rede hoekom ek bel is om te praat oor dalende verkope" en "André, ek wil seker maak ek verstaan.". Kan jy die slagspreuk nog een keer herhaal?

Prent getiteld Pas die manier waarop jy kommunikeer by verskillende situasies aan Stap 8

5. Sit tyd opsy vir klein gesprekke as jy ’n introvert is. Doen jou bes om ook informeel te praat sodat wanneer mense met jou praat, ongeag die konteks, hulle bekend en gemaklik voel. Selfs al is jy `n introvert en `n geselsie kom nie vanself nie, is dit nie moeilik om maniere te vind om neutrale gesprekke met mense te voer nie.

Hou by neutrale, nie-kontroversiële onderwerpe. Jy kan byvoorbeeld praat oor gewilde TV-programme, kos, of een wat jy altyd kan gebruik: die weer.

Probeer byvoorbeeld iets soos "Haai, wat het jy van daardie laaste episode van Game of Thrones gedink?

As jy in `n leiers- of bestuursposisie is, sal praat of alledaagse besigheid jou werknemers laat voel dat jy op hul vlak en toeganklik is. Om oor klein dingetjies met `n bestuurder of baas te praat, help om `n band te smee, wat dit makliker maak om later oor meer komplekse of ernstige sake te praat.

Metode 3 van 4: Hanteer emosioneel gelaaide situasies

Prent getiteld Pas die manier waarop jy kommunikeer by verskillende situasies aan Stap 9

1. Gebruik `ek` in plaas van `jy`-stellings. Herformuleer die dinge wat jy wil sê om uit te druk hoe jy voel of dink, eerder as om te fokus op wat iemand anders gedoen het. Dit maak die ander persoon minder geneig om aangeval te voel. Byvoorbeeld:

By die werk kan jy sê: "Ek onthou dat ek dit as `n nuwe werknemer geleer het," in plaas van "Jy verstaan nie hoe dit werk nie.".`
Net so is dit beter om nie vir `n vriend iets te vertel soos: "Jy word te maklik ontsteld. Sê eerder iets soos: "Ek voel dit is iets waarvoor jy regtig omgee.`

Prent getiteld Pas die manier waarop jy kommunikeer by verskillende situasies aan Stap 10

2. Soek `n verbintenis met wie ook al ontsteld is. Selfs as iemand jou ontstel, of wanneer jy probeer om tussen twee partye te bemiddel, moet jy alles in jou vermoë doen om gemeenskaplike grond in emosionele situasies te vind. Wanneer die situasie emosioneel gelaai is, help binding om te verhoed dat mense aangeval voel. Dit kan ook verhoed dat iemand verdedigend raak.

Beklemtoon vennootskap in die manier waarop jy dinge fraseer. Gebruik byvoorbeeld frases soos "Ons kan dit doen" of "Ons is hier saam".

Prent getiteld Pas die manier waarop jy kommunikeer by verskillende situasies aan Stap 11

3. Toon empatie vir die ander persoon, in plaas van kritiek. Soms wanneer mense ontsteld is, moet hulle hulself uitdruk en het hulle iemand nodig om net te luister. Wys dat jy hul bekommernisse ernstig opneem en bereid is om te probeer verstaan wat aangaan. Dit beteken dat jy die manier waarop jy kommunikeer moet aanpas om meer te fokus op die reaksie op wat die ander persoon sê.

Sê iets soos "Ek verstaan heeltemal hoekom jy ontsteld is" of "Jy was reg, dit sal vir enige iemand irriterend wees.`

Vermy opmerkings soos "Jy hoef nie regtig ontsteld te wees hieroor nie" of "Ek verstaan nie hoekom dit jou pla nie," al voel jy so.

Prent getiteld Pas die manier waarop jy kommunikeer by verskillende situasies aan Stap 12

4. Doen jou bes om respek te toon. Om `n emosioneel gelaaide situasie te ontlont vereis dat die insette en waarde van ander mense erken word sodat hulle nie magteloos of onherken voel nie. Maak duidelik wat die ander goed gedoen het, of watter regte en magte die ander het, soos:

Jy het regtig hard hieraan gewerk, nie waar nie?

Ek dink jy hanteer dit met baie geduld.

Metode 4 van 4: Kommunikeer met groot groepe

Prent getiteld Pas die manier waarop jy kommunikeer by verskillende situasies aan Stap 13

1. Pas jou aanbieding aan by jou gehoor. Dit is belangrik om jou gehoor te ken sodat jy jou boodskap by jou gehoor kan pasmaak. Jy moet weet wie in die gehoor is, `n bietjie begrip hê van hul agtergrond en hoekom hulle jou aanbieding bywoon. Hoe meer inligting jy het, hoe beter kan jy jou aanbieding vorm.

Byvoorbeeld, as jy `n aanbieding aan `n groep bestuurders bo jou in die maatskappyhiërargie gee, moet jou taal professioneel en gepoleer wees, sonder om grappies of jargon te verontagsaam. Jy kan egter grappies, jargon en gewone taal gebruik wanneer jy met `n groep ondergeskiktes praat, aangesien dit kan help om spanning in die kamer te verlig.
Wees bewus van die agtergrond van mense in die gehoor om seker te maak jy gebruik nie taal of voorbeelde wat aanstootlik is nie.

Prent getiteld Pas die manier waarop jy kommunikeer by verskillende situasies aan Stap 14

2. Teken uit wat jy wil sê. Om duidelik met `n groot groep te kommunikeer het jy `n plan nodig vir wat jy wil sê, in plaas daarvan om informeel met `n paar mense te praat. Anders loop jy die risiko om die aandag van jou gehoor te verloor. Skeduleer die volgende:

Die hoofpunte wat jy wil beklemtoon. Byvoorbeeld, as jy jou maatskappy se nuwe driepunt-verkoopstrategie bekendstel, beplan om `n bietjie harder te praat wanneer jy elke punt die eerste keer noem.

Tye wanneer jy dalk wil vertraag (soos om nuwe of ingewikkelde inligting bekend te stel).

Natuurlike plekke in jou aanbieding wanneer jy kan onderbreek, soos nadat jy elke punt van `n verkoopsstrategie in drie punte bekendgestel het. Dit gee deelnemers tyd om die inligting te laat insink.

Prent getiteld Pas die manier waarop jy kommunikeer by verskillende situasies aan Stap 15

3. Noem die hoofpunte in jou aanbieding. Gebruik sleutelfrases om sleutelpunte in jou gesprek uiteen te sit. Dit kan moeilik wees om mondelinge aanbiedings te volg, maar hierdie `aanwysingsborde` sal jou gehoor help om tred te hou met die teks. Goeie sinne om te onderstreep is:

`Verder...` (om `n nuwe punt bekend te stel).

`Soos ek al voorheen gesê het...` (om die gehoor aan jou hoofpunt te herinner).

`Om dinge af te sluit...` (om hulle te laat weet dat die einde van jou teks nader kom).

Sê vir mense wanneer jy vrae gaan beantwoord. Jy kan sê: `Stoor jou vrae tot ná die aanbieding, dan sal ek hulle beantwoord.

Prent getiteld Pas die manier waarop jy kommunikeer by verskillende situasies aan Stap 16

4. Skep visuele hulpmiddels om sleutelpunte te beklemtoon. Skep `n eenvoudige skyfievertoning. Gebruik die skyfievertoning as `n manier om belangrike punte te beklemtoon, nie om dit in detail te verduidelik nie. Andersins sal jou gehoor die skyfies kyk in plaas daarvan om aandag te gee aan wat jy sê.

Gebruik slegs `n klein hoeveelheid teks of beelde per skyfie. Byvoorbeeld, as jy drie doelwitte uiteensit vir jou organisasie se jaar wat voorlê, skep `n skyfie wat lees "Doelwit 1: Verhoog lidmaatskap met 10%".

Dit is genoeg inligting om die gehoor te herinner aan die punt wat jy gaan maak, maar nie soveel dat hul fokus sal vervaag nie.

Prent getiteld Pas die manier waarop jy kommunikeer by verskillende situasies aan Stap 17

5. Interaksie met jou gehoor. Sluit pouses in jou aanbieding in, vra vrae en moedig mense aan om vrae te vra as hulle verduideliking oor een van die aanbiedings benodig. Jy kan ook mense in die gehoor direk aanspreek, hetsy by name of deur hulle in die oë te kyk. Dit help om die aanbieding meer boeiend te maak, die gehoor se aandag te trek en die hoeveelheid inligting wat hulle uit jou gesprek kan verkry, te verhoog.