Gratis stap vir stap instruksies 
Dit is ook belangrik as jy intelligent wil voorkom wanneer jy wel die e-pos stuur. As jy iets vra wanneer die antwoord reeds duidelik op die webwerf gestel is, kan hulle by kliëntediens dink jy is veeleisend en lui, en dus nutteloos. Kyk ook na die gereelde vrae (FAQ). Dikwels is die vraag wat jy wil vra reeds in die gereelde vrae. Dit is hoekom die meeste webwerwe so `n bladsy het, om kliëntediens-e-posse tot `n minimum te beperk.
Probeer `n naam vind om by jou groet te sit. By kleiner maatskappye word die name van die kliëntediensverteenwoordigers soms op die webwerf genoem, so as jy dit gebruik is jou boodskap meer persoonlik wat dit lekkerder maak om mee te werk. Jy kan die groet eindig met `n komma of dubbelpunt. Beste kliëntediens, ofBeste kliëntediens:
Gebruik die URL na die produk as jy een het sodat die werknemer dadelik kan sien waaroor dit gaan. Plaas ook jou bestelnommer in die e-pos, want die meeste werknemers sal jou dit in elk geval vra. Hierdie bestelnommer verwys na hoe die bestelling in hul stelsel is. 
Jy moet natuurlik `n aanhangsel by `n dekbrief voeg wanneer jy gevra word om jou CV as `n Word-dokument by te voeg. Moet ook nooit gebruikersname, wagwoorde of kredietkaartbesonderhede daarin plaas nie.
Stuur 'n e-pos aan 'n kliëntediensverteenwoordiger
Inhoud
Sommige mense vind dit moeilik om `n e-pos aan `n maatskappy se kliëntediensafdeling te stuur. Hoe stel jy so `n brief in die vorm van `n e-pos, terwyl dit in die verlede werklik op papier geplaas is? Watter vorms of protokolle is van toepassing wanneer u `n kliëntediensvraag vra?? Alhoewel dit verskil volgens industrie, streek en kultuur, is daar `n paar algemene riglyne om te verseker dat jou e-pos goed deur kliëntediens ontvang sal word.
Trappe
Deel 1 van 3: Bekyk die webwerf
1. Soek die antwoord. Voordat jy `n e-pos aan `n maatskappy se kliëntediensspan skryf, maak seker dat die antwoord nie net op die webwerf is nie. Baie maatskappye plaas antwoorde op gereelde vrae op `n spesiale bladsy van hul webwerf, gewoonlik onder die opskrif "Gereelde vrae" of "Gereelde Vrae".
- Jy kan gewoonlik hierdie bladsye vind deur tot onderaan die bladsy te blaai en te klik "Kontak" of "Kliëntediens".
2. Vind die bladsy "Kliëntediens". As jy nie `n skakel onderaan die webwerf sien nie, kan jy soms die bladsy vind deur die woord in die soekkassie te tik. Jy sal gewoonlik `n veld met `n vergrootglas-ikoon in die regter boonste hoek van die tuisblad sien. Tik terme soos "kliëntediens" of "Kontak" en druk dan enter.
Op die bladsy "Kontak" bevat gewoonlik `n e-posvorm waar kliënte klagtes of kommentaar kan skryf.
Gaan hierdie bladsy na om te sien of jy `n afskrif van die gestuurde boodskap sal ontvang; so nie, soek die webwerf vir `n e-posadres wat jy vanaf jou persoonlike e-posrekening kan bereik sodat jy bewys van korrespondensie het.
3. Gebruik die soekkassie. Soek vir die onderwerp waaroor jy `n vraag wil vra, in dieselfde venster wat jy gebruik het om die kliëntediens-e-posadres te vind. As jy op hierdie manier vir die onderwerp of vraag soek, kan jy dalk die antwoord kry sonder om `n e-pos te stuur.
4. Bekyk maatskappybeleide. As jy nie die antwoord op jou vraag via die soekkassie of die gereelde vrae kan kry nie, kan jy steeds die bladsy deursoek "Oor ons", of met die terugkeerbeleid. Blaai weer na die onderkant van die webwerf en kyk watter skakels daar is. Soek `n skakel wat die antwoord op jou vraag kan bevat: oor ons, bestelling en aflewering, terugsendings, waarborg en herstel, ens.
Selfs as jy nie die antwoord in hierdie skakels kan vind nie, kan dit nuttig wees om die bladsye te kyk sodat jy bykomende inligting oor die maatskappy kan vind om in jou e-pos in te sluit.
Deel 2 van 3: Skryf die e-pos
1. Bepaal of dit `n klagte of `n kompliment is. Nie alle kliëntediensboodskappe hoef klagtes of vrae te wees nie. Miskien wil jy hulle net bedank vir die goeie diens. Positiewe e-posse is ook welkom, so ook e-posse met vrae.
- Dit is `n feit dat dit soms vinniger en meer direk is om `n klagte telefonies deur te gee. E-pos werk beter om dankbaarheid uit te spreek of om `n vraag te vra wat nie `n onmiddellike antwoord nodig het nie, maar as jy die probleem dadelik wil oplos, bel.
2. Skryf `n duidelike onderwerp. Maak seker dat die onderwerp van die e-pos duidelik en betekenisvol is. Jy wil hê dat die kliëntediensverteenwoordiger eers jou e-pos moet sien sodat jy `n vinniger antwoord kry. Hou die onderwerp kort, maak seker dat dit jou e-pos kortliks opsom en dat die agent verplig voel om die e-pos vinnig oop te maak.
Byvoorbeeld: "Hond het waarborgkaart geëet - moet vervang word"
3. Begin met `n groet. Sodra jy met `n goeie onderwerp vorendag gekom het, is die volgende stap om die kliëntediensverteenwoordiger te groet. Moenie dadelik met jou probleem begin nie. Jy groet eers iemand op die foon, reg? Dit kan iets baie eenvoudig wees soos "Beste kliëntediens".
4. Hou by die standaard skryfmetodes. Kry die werknemer se respek deur standaardskryfmetodes te gebruik. Moenie alles in hoofletters tik nie, en moenie ekstra groot of dik lettertipes gebruik nie. Gebruik normale leestekens, spelling en hoofletters. Dan sal jou e-pos ernstig opgeneem word.
5. Skryf in `n beleefde toon. Skryf beleefd, selfs as jy `n klag indien of jou frustrasie wil uitspreek. Jy sal dan meer gewaardeer word as `n kliënt en jy sal waarskynlik meer hoflik behandel word.
6. Vertel wie jy is. Stel jouself voor na die groet. Skryf jou naam en verduidelik watter soort kliënt jy is, en of jy `n eerste keer of `n terugkerende kliënt is. In beide gevalle sal die werknemer verkies om jou as `n kliënt te hou. Noem ook jou geografiese ligging as dit relevant is.
7. Wees spesifiek. Gebruik spesifieke taal in jou e-pos. Vermy generiese terme soos "my produk". Beskryf eerder in detail wat die produk of diens is en hoekom jy dit per e-pos stuur. Beskryf alle relevante gebeure sodat die werknemer presies weet wat die probleem is. As jy hierdie inligting dadelik in die eerste e-pos plaas, vermy jy `n lang e-posuitruiling.
8. Vra duidelike vrae. Wees duidelik in jou e-pos. Moenie omdraai nie. Sodra jy die werknemer gegroet en jouself voorgestel het, begin `n nuwe paragraaf wat verduidelik wat aangaan, in dieselfde spesifieke taal wat in die vorige stap genoem is.
Vra dadelik vir die vergoeding wat jy wil hê. Dalk durf jy nie vra nie, maar sit jou skaamheid opsy in jou e-pos. As jy iets wil hê in ruil vir `n defekte produk, sê net so.
9. Skryf kort paragrawe. Maak seker dat jou paragrawe kort is. ’n Paragraaf van een, twee of ’n maksimum van drie sinne is makliker om te lees. Die werknemer kan dus die e-pos vinniger skandeer om te sien of dit prioriteit het, en as jy `n groot blok teks geskryf het, kan jou boodskap onder op die stapel geplaas word omdat hy/sy nie dadelik verstaan wat jy bedoel nie.
10. Sluit af met `n eenvoudige handtekening. Eindig die e-pos met `n slotsin wat jou versoek of kompliment opsom, gevolg deur `n groet. Jy kan eindig met "Die uwe", maar jy kan ook sommer dadelik jou naam of e-pos handtekening plaas. Jy kan ook wys dat jy `n vinnige reaksie wil hê deur te sê: "Wag op jou antwoord", of iets in daardie effek.
`n E-poshandtekening is `n kort teksblok wat jou naam, beroep en kontakinligting bevat. Jy kan `n e-poshandtekening in die instellings van jou e-posrekening skep, sodat dit altyd outomaties onder `n nuwe boodskap verskyn.
11. Moet nog nie aanhegsels stuur nie. Moet nog nie aanhangsels met `n eerste boodskap stuur nie. Baie webwerwe het strooiposfilters wat e-posse met aanhegsels uitvang, en jou boodskap in die asblik plaas voordat dit gelees word.
12. Lees jou boodskap weer voordat jy dit stuur. Wanneer jou e-pos gereed is, moenie te gretig druk nie "te stuur". Jy moet eers die e-pos weer lees om seker te maak daar is geen tik- of spelfoute wat afbreuk doen aan jou boodskap nie. Selfs as jy die e-pos op jou slimfoon geskryf het, is die outomatiese boodskap "Gestuur vanaf my iPhone" geen verskoning om spelfoute of grammatikale foute te maak nie.
13. Stuur `n herinnering. As jy na `n paar dae nog nie `n antwoord op jou e-pos ontvang het nie, is dit moontlik dat jou boodskap in die strooiposboks beland het, of onderaan die stapel beland het. Skryf `n e-pos waarin jy die vorige e-pos noem, en vra of dit goed ontvang is.
Deel 3 van 3: Bly beleefd
1. Maak seker dat jy goeie grammatika en spelling het. Jy besef dit dalk nie, maar goeie grammatika en spelling is deel van `n beleefde toon. As jy jou bes doen om duidelik te kommunikeer, toon jy respek aan die ander party en wys jy dat jy oor die algemeen `n beleefde persoon is.
2. Wys jy is slim. Moenie pretensieus wees nie, maar wys jou slimheid deur `n uitgebreide woordeskat te vertoon. Deur na die maatskappy se webwerf te kyk en oor hul beleid te leer, kan jy wys dat jy alles noukeurig gelees het, maar steeds nie `n antwoord op jou vraag gekry het nie.
3. moenie grap nie. Slim opmerkings en grappies het hul eie plek, en dit is nie in `n e-pos wat ernstig opgeneem moet word nie, ten minste nie in die eerste korrespondensie nie. Daardie soort taal kan as onvanpas beskou word, en jy wil dit vermy wanneer jy met `n maatskappy te doen het.
Sodra jy `n klomp e-posse heen en weer met `n kliëntediensverteenwoordiger gestuur het, is dit meer waarskynlik dat grappies aanvaar en verstaan word.
4. Moenie jouself aggressief uitdruk nie. Alhoewel jy dalk gefrustreerd is met hoe `n produk of diens hanteer is, sal jy nêrens bring as jy dit in `n kwaai e-pos plaas nie. As jy jou probleem met respek en hoflikheid bespreek, sal jy gouer kry wat jy wil hê.
Onthou dis moeilik om jou emosies in woorde om te sit. As jy ontsteld is oor `n probleem en `n onmiddellike oplossing wil hê, moet jy beter bel.
5. Noem jou lojaliteit en dankbaarheid. As jy in jou e-pos skryf hoe lojaal jy nog altyd aan die maatskappy was, sal die werknemer jou boodskap waardeer en vinniger reageer.
Waarskuwings
Moet nooit gebruikersname, wagwoorde of betalingsinligting (kredietkaart- of rekeningnommers) in `n e-pos aan kliëntediens insluit nie.
Artikels oor die onderwerp "Stuur 'n e-pos aan 'n kliëntediensverteenwoordiger"
Оцените, пожалуйста статью
Gewilde
